Ik schreef al eerder over het onderwerp ‘Document Management Systeem’ (= DMS). In 2024 zal dit onderwerp bij menig accountantskantoor op de ict-agenda staan. Dit o.a. vanwege de einddatum van ‘Unit4 Document Manager’: 31 december 2024. Hieronder zetten wij enkele aandachtspunten op een rij die relevant zijn bij het maken van een keuze voor een ander DMS.  

Applicatiesoftware met eigen DMS

Samenstel- en controlesoftware maar ook de applicatie waarmee je de salarisadministratie voert hebben een eigen DMS. Een belangrijke vraag is of je deze DMS-onderdelen opneemt in de centrale DMS-toepassing.  

Functionaliteit

Je keuze voor een DMS is o.a. afhankelijk van je functionele ambities. Wat staat er op je wensen- en eisenlijst? De meeste functionaliteit is voorhanden bij specifieke DMS-leveranciers. Je moet dan denken aan producten zoals M-files, Hyarchis Comply, Qwoater e.a. De vraag is wel of je een mogelijk surplus aan functionaliteit nodig hebt. 

Specifieke of generieke toepassing 

Naast specifieke DMS-toepassingen zijn er DMS-mogelijkheden bij generieke softwareleveranciers zoals Microsoft. Een onderdeel van Microsoft 365 is SharePoint. SharePoint is als het ware een ‘lege doos’ die je moet inrichten om als DMS te kunnen gebruiken. Deze inrichting kun je door een leverancier als maatwerk laten uitvoeren of kan worden gekocht als standaardinrichting bij specifieke leveranciers zoals Geone (MacroView), LikeIT (Daily Drive), Documentaal (dStyle). Bij deze inrichting gaat het o.a. om de dossierstructuur en de toegangsautorisatie.  

Integratie – koppelingen

Een DMS-toepassing is een onderdeel in je totale applicatielandschap. Integratie of koppeling met andere onderdelen uit dit landschap is gewenst. Een integratie met je CRM-applicatie, met de toepassing waarin het kantoor de (eigen) financiële administratie voert, met de toepassing voor het zetten van digitale handtekeningen, met je samenstel- en controlesoftware en de fiscale aangiftesoftware en met mail (Outlook).  

Conversie 

Ook de mogelijkheden van de (weliswaar eenmalige) conversie is een selectiecriterium bij de keuze van een nieuw DMS. Soms biedt de nieuwe DMS-leverancier zelf conversiemogelijkheden aan en soms schieten andere partijen te hulp (zoals Asista).  

Wil je eens doorpraten over deze uitdagingen, neem dan contact op met Arjan Gelderblom of Daniël Aardoom (055-355 99 79).