Als implementatieconsultant voor financiële rapportagesystemen en elektronische dossiers kom ik zeer regelmatig bij accountants over de vloer. Zij zijn van oudsher de gebruikers van dergelijke software. Bij middelgrote ondernemingen die zelf hun jaarrekening opstellen gebeurde dat veelal met Word en Excel. Met de introductie van SBR zijn deze bedrijven ook min of meer gedwongen over te stappen op systemen die een XBRL-bestand kunnen genereren om aan te leveren bij de Kamer van Koophandel. Op zo’n moment stappen deze ondernemingen vaak over op accountancysoftware. Deze software moet geïmplementeerd worden en vanwege onze implementatie-ervaring komen wij dus met enige regelmaat bij dergelijke ondernemingen over de vloer en beleven de relatie accountant-onderneming ook eens van de andere kant.

Een korte schets

Het eerste jaar dat de financiële man of vrouw van de onderneming een jaarrekening gaat produceren is dat soms een ‘gevecht’. Cijfers van vorig jaar moeten in detail aansluiten; verloopoverzichten met herwaarderingen en nieuwe consolidaties in de juiste vorm worden gepresenteerd, precies zoals vorig jaar in Excel. Voor een beginnend gebruiker van Unit4 Audition of CaseWare Financials is dat geen sinecure.

Enige hulp of ten minste enig begrip van de controlerend accountant is gewenst. Dat kan op zo’n moment ook bijdragen aan een goede toekomstige relatie tussen de controlerend accountant en de controleplichtige onderneming. Wellicht zou de overstap ook aangepakt kunnen worden om het aanleverproces van gegevens van de PBC-lijst wat meer te stroomlijnen. In de situaties waar accountant en ondernemer dezelfde software gebruiken kan een compleet dossier worden aangeleverd. Dat scheelt nog eens tijd en dus kosten.

Voorbeeld uit de praktijk

Ik was onlangs op een vrijdag bij een klant waar de maandag erop de controle zou starten. Deze klant had daags daarvoor van de accountant een mail ontvangen waarvan de samengevatte inhoud was: “Wij verwachten dat er maandag een uitgewerkte geconsolideerde jaarrekening klaarligt met consolidatiestaat omdat anders onze controle niet efficiënt kan plaatsvinden, hetgeen gevolgen zal hebben voor de tijdsbesteding. Door drukte waren wij nog niet in staat u eerder inloggegevens voor onze portal aan te reiken. Bij dezen: graag de documenten uploaden”.

De klant was met een dergelijke ‘ondersteuning’ uiteraard niet blij. Ik vroeg mij vooral af hoe het bestaat dat je vraagt om allemaal losse documenten te laten uploaden als er een compleet elektronisch dossier beschikbaar is. Indien tijd was genomen de klant op weg te helpen en met hem samen te werken was volgens mij een goede basis voor de controle gelegd.

Nog een voorbeeld

Enkele dagen later bij een andere klant, min of meer dezelfde situatie. Net als bij het vorige voorbeeld werkt de controlerend accountant met dezelfde software als de klant. Toch wordt ook hier door de accountant de output uit het dossier opgevraagd. Jaarrekening naar pdf en brugstaat naar Excel en vervolgens via upload in de portal gezet. “Het CaseWaredossier? Nee, daar doen we niets mee.” Ik heb toch sterk het idee dat dit efficiënter kan.

Het kan anders en wij helpen u graag!

Ik roep accountants die de route van aanlevering bij het controleproces wat willen stroomlijnen op om hiermee aan de slag te gaan. Full•Finance kan hierbij ondersteuning bieden.

Hennie Tempelman