accountancy 2018-02-26T12:55:55+00:00

Om uw cliënten optimaal te kunnen bedienen moeten u en uw medewerkers op de hoogte zijn van de snel voortgaande vaktechnische ontwikkelingen.

audit klein

Sinds vele jaren ondersteunt en adviseert Full•Finance kantoren bij accountancyvraagstukken, kwaliteitsoptimalisatie en verbeteringen, en verzorgen wij interne vaktechnische opleidingen. Wij zijn een door NBA erkende pe-instelling. Daarnaast hebben wij tal van kantoren succesvol begeleid bij toetsingen.

Hierna leest u meer over de verschillende vormen van dienstverlening voor zowel kleine als grote accountantskantoren en voor samenstel- en controlepraktijken.

Onze dienstverlening op het gebied van IT-audit omvat het volledige spectrum van opleiden van uw controleteam tot en met hands-on ondersteuning tijdens de uitvoering van uw audit.

Voor meer informatie over de opleiding tot digi-auditor, klik hier.

U kunt ervoor kiezen om een van onze specialisten in te zetten als lid van uw controleteam voor bijvoorbeeld het onderzoek van de General IT-controls of het uitvoeren van een data-analyse.

Ook voor het reviewen van uw dossier om een kwalitatief hoogwaardige  vastlegging van uw IT-paragrafen te waarborgen kunt u bij ons terecht.

Onze IT-auditors helpen u graag verder met het uitvoeren van een quickscan voor de AVG/GDPR en adviseren u op basis hiervan over passende preventieve maatregelen om datalekken te voorkomen.

Voor informatie kunt u ook contact opnemen met Jack van Crooij MSc of Martijn Kriek AA RA.

it klein

Waarom een compliance officer?

Een compliance officer is een functionaris die toezicht houdt op de naleving van de Wet toezicht accountantsorganisatie, ingeval een accountantsorganisatie OOB’s controleert. Lang niet elk kantoor heeft dus formeel een compliance officer nodig. Maar als er geen compliance officer is benoemd, wie houdt er dan intern toezicht op naleving van de regelgeving en de bewaking van de kwaliteit?

Het is aan te raden om compliance of kwaliteitstoezicht te beleggen bij een medewerker die hart heeft voor en verstand heeft van kwaliteit en interne beheersing van de kwaliteit binnen het accountantskantoor. Dan heeft u meer zekerheid over voortdurende kwaliteit, een lerende organisatie en hoeft u geen extra werkzaamheden te verrichten bij een aangekondigde toetsing.

Waarom een externe compliance officer?

Er is veel voor te zeggen om een interne compliance officer te hebben, ofwel iemand van binnen het accountantskantoor. Iemand die de organisatie goed kent, die “ogen en oren” binnen het kantoor heeft en die makkelijk, persoonlijk, te spreken is over vragen. Zelfs wanneer wij voor uw kantoor als extern compliance officer optreden, zoeken we met u iemand, die intern het gezicht voor compliance is. Onze toegevoegde waarde zit in kennis en ervaring met compliance bij verschillende kantoren. Wij zien daardoor voorbeelden van interne kwaliteitsbeheersing die we, rekeninghoudend met geheimhouding en concurrentie uiteraard, graag delen. Daarnaast fungeren we als extern compliance officer ook als “stok achter de deur”. Wij begrijpen heel goed dat compliance erg belangrijk is, maar we begrijpen ook dat de perceptie vaak is dat er zaken zijn die meer haast hebben. Een extern compliance officer kan daarmee als een soort projectleider optreden en de kwaliteit bewaken van intern verrichte compliancewerkzaamheden.

En als onze compliance officer alleen af en toe wil sparren?

Dat kan natuurlijk ook. Een Full•Finance-consultant kan ook (bij wijze van helpdesk) vragen over compliance beantwoorden of meedenken over specifieke vragen. Ook het kritisch beoordelen van een complianceverslag of een werkprogramma compliance behoort tot de mogelijkheden.

compliance klein

Wat is een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB)?

Een opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling is een proces dat opgezet is om voorafgaand aan het afgeven van het rapport een objectieve evaluatie te verkrijgen van de belangrijkste standpunten die het opdrachtteam heeft ingenomen en de eindoordelen die zijn gevormd ter formulering van het rapport. Controlestandaard 220 verplicht een OKB voor controleopdrachten van OOB’s.

Wij vinden dat een OKB niet alleen toepasbaar is op een (wettelijke) controleopdracht, maar ook kan worden ingezet voor andere assurance-opdrachten of samenstellingsopdrachten.

De verschillen tussen een OKB en een dossierreview zitten in het moment van uitvoering en de mate van diepgang. Een OKB wordt uitgevoerd vóórdat de verklaring wordt verstrekt. Een dossierreview kan achteraf plaatsvinden, dus wanneer de verklaring al is verstrekt. Een dossierreview is een uitgebreider en diepgaander toetsing van het dossier dan een OKB.

Zowel een OKB als een dossierreview kan op verschillende manieren worden ingezet. Natuurlijk kunnen alle belangrijke standpunten worden beoordeeld. Het is echter ook goed mogelijk om het dossier op specifieke onderdelen te laten beoordelen.

Dynamische OKB

Wij hebben er een sterke voorkeur voor om een OKB dynamisch uit te voeren. Dat wil zeggen dat we niet pas beginnen met de OKB, als de verklaring al klaar ligt om getekend te worden. Wij beginnen graag nadat de planningsfase is afgerond. Als wij bevindingen hebben over de risico-inschatting, dan heeft het team nog voldoende tijd om de aanpak aan te passen. Niets is zo vervelend als een lijst met vragen van de OKB’er over het dossier, terwijl de cliënt zich afvraagt waar de verklaring blijft. Met een dynamische OKB kan het team, zonder dat wij de verantwoordelijkheid van de eindverantwoordelijk accountant overnemen, sneller anticiperen op de bevindingen van de OKB’er.

Aanpak-onafhankelijk

Wij kunnen OKB’s verrichten op iedere aanpak of content. Het maakt dus niet uit of u bijvoorbeeld SRA-content, Novak-content of een eigen content gebruikt.

Wat is een dossierreview?

Wat wij een dossierreview noemen wordt in de regelgeving een inspectie genoemd: procedures die zijn opgezet om vast te stellen dat opdrachtteams voldoen aan de beleidslijnen en procedures inzake kwaliteitsbeheersing van het kantoor en de HRA met betrekking tot afgeronde controleopdrachten.

Een dossierreview is een breed inzetbaar middel als toetsing van de kwaliteitsbeheersing. Een dossierreview kan worden toegepast op een (wettelijke) controleopdracht, maar kan ook worden ingezet voor andere assurance-opdrachten of samenstellingsopdrachten.

De verschillen tussen een OKB en een dossierreview zitten in het moment van uitvoering en de mate van diepgang. Een OKB wordt uitgevoerd vóórdat de verklaring wordt verstrekt. Een dossierreview kan achteraf plaatsvinden, dus wanneer de verklaring al is verstrekt. Dat maakt een dossierreview ook heel goed inzetbaar als “thema-onderzoek”. Voorbeelden van onderwerpen voor thema-onderzoeken:

  • Is bij de assurance-opdrachten voldoende aandacht aan het thema onafhankelijkheid besteed?
  • Wordt materialiteit in samenstellingsopdrachten binnen het kantoor uniform toegepast?

dossierreview

Moet ik een handboek hebben?

Het is niet verplicht om een handboek te hebben. Maar het kan wel een handig instrument zijn om binnen uw kantoor (of over meerdere vestigingen) dezelfde werkwijze af te spreken en vaktechnische aanwijzingen te delen. De omvang en de diepgang van het handboek moeten wat ons betreft passen bij uw kantoor.

Onze dienstverlening met betrekking tot handboeken houdt in dat wij u kunnen helpen bij het onderhoud van het handboek, door onderdelen te schrijven, te herzien of kritisch mee te lezen. Dit kunnen we combineren met de rol van bureau vaktechniek of compliance officer, maar het kan natuurlijk ook wanneer wij u adviseren over een toetsing.

Wat doet een waarnemer van Full•Finance?

Een accountantskantoor moet op grond van de Nadere Voorschriften Accountantskantoren (NVAK) waarneming regelen. Wanneer bij uw kantoor meer accountants werkzaam zijn, dan kunt u dat onderling regelen. Wanneer u de enige accountant bent, dan moet u dat met een accountant van buiten uw kantoor afspreken.

Een Full•Finance-consultant kan voor u als waarnemer fungeren. Dat betekent dat wanneer wij een seintje krijgen, van uzelf of een medewerker of een naaste, wij tijdelijk uw werkzaamheden kunnen overnemen of daar een passende oplossing voor vinden. We proberen daarbij zoveel als mogelijk uw eigen medewerkers in te zetten, als die er zijn uiteraard.

Hoewel wij met u hopen dat wij nooit voor u hoeven waar te nemen, zorgen wij voor een goede invulling van onze waarnemingsovereenkomst. Bij het sluiten van de overeenkomst maakt u persoonlijk kennis met de waarnemer. Samen gaan we doornemen hoe uw kantoor georganiseerd is, hoe u uw werkzaamheden documenteert en hoe we zo snel mogelijk waarneming zouden kunnen invullen, wanneer dat nodig zou zijn.

Jaarlijks bezoekt de waarnemer uw kantoor om te kijken of er wijzigingen zijn en daarbij worden meestal ook een aantal dossiers bekeken en besproken. Dit heeft als voordeel dat de waarnemer beter in staat is om u waar te nemen in geval van nood en u krijgt meteen, waar nodig, advies over uw kwaliteit.

Wij sluiten altijd een schriftelijke waarnemingsovereenkomst, die u jaarlijks kunt opzeggen.

Kan de waarnemer nog meer betekenen?

Het komt in de praktijk voor dat de consultant die waarnemer is, ook wordt ingeschakeld voor vaktechnische vragen (helpdesk), toetsingen, dossierreviews of andere vormen van dienstverlening. Dit kan versterkend werken voor het invullen van de waarnemingsovereenkomst, maar kan ook prettig zijn vanwege de vertrouwdheid.

Heb ik advies nodig rondom een toetsing?

Gelukkig heeft niet iedereen advies nodig rondom een toetsing. Maar dat is afhankelijk van de manier waarop uw kantoor de jaren tussen twee toetsingen in is omgegaan met de interne kwaliteitsbeheersing.

Pre-toetsing

Bij advisering rondom toetsingen komen wij bij voorkeur in beeld ruim voordat de toetsing plaatsvindt. Dan kunnen wij u tijdig adviseren over de stand van zaken van de kwaliteit van uw kantoor en heeft u nog tijd om zaken te verbeteren. Dat is wat wij noemen een pre-toetsing. In de praktijk bestaat een pre-toetsing uit het doornemen van uw kwaliteitshandboek (uiteraard voor zover van toepassing) en dossierreviews. De selectie van de dossiers maken wij in overleg met u met de intentie om zowel assurance-opdrachten (voor zover van toepassing) als samenstellingsopdrachten te inspecteren. Wij bespreken met u onze bevindingen en onze eventuele adviezen voor verbeteringen. Een pre-toetsing is een mengvorm van compliance, bureau vaktechniek en dossierreviews.

Tijdens de toetsing

Wij hebben de afgelopen jaren veel kantoren mogen bijstaan tijdens een toetsing. Een toetsing is voor iedereen spannend: wat vindt een beroepsgenoot van mijn werk? En wat als ik geen perfect dossier heb? En dan vindt die toetser dat ik artikel X van NVAK-aav niet goed heb nageleefd … ik weet toch niet precies wat in dat artikel staat?

Wij kunnen een kantoor helpen met het gesprek met de toetsers. Niet door als een tegenstander van de toetser of advocaat van het kantoor tegenover de toetsers te gaan zitten, maar gewoon als steun in de rug voor het getoetste kantoor of door soms wat uitleg te geven als het gaat om details van de regelgeving. Wij stellen ook vragen aan de toetsers, die de getoetste soms niet durft te stellen (“dat is vast een domme vraag”). Vooral wanneer u de enige accountant bent, kan het fijn zijn om bij de besprekingen met toetsers een accountant van Full•Finance erbij te hebben. Twee horen immers meer dan één!

Wanneer u op de dag(en) van de toetsing een werkplek op uw kantoor voor ons heeft, dan kunt u ons tijdens de toetsing om advies vragen wanneer u daar behoefte aan heeft. De resterende tijd kunnen wij dan aan andere opdrachten besteden.

Na de toetsing

Wij proberen bij voorkeur vooraf te adviseren, zodat een negatieve toetsingsuitslag voorkomen kan worden. In de vervelende situatie dat de toetsers geen positief oordeel geven, kunnen wij u ook adviseren. Bijvoorbeeld door samen met u de uitkomsten in detail te bespreken, zodat u het beter begrijpt of zodat u een reactie aan de toetsers kunt geven. Wij hebben ook ervaring met het schrijven van verbeterplannen en de implementatie daarvan.

okb kwaliteit klein

Waarom een bureau vaktechniek accountancy?

In de regelgeving wordt nergens een bureau vaktechniek voorgeschreven. Maar de regelgeving voor accountantskantoren is hoogfrequent aan verandering onderhevig. En het is lastig om naast de dagelijkse werkzaamheden voor cliënten en aansturing van een kantoor ook nog oog te hebben voor wijzigingen in de regelgeving. Overigens, met regelgeving bedoelen wij niet alleen de controle- en overige standaarden, maar ook de Nadere voorschriften voor accountantskantoren, het Burgerlijk Wetboek 2 Titel 9, RJ en RJk en Wwft enzovoort.

Naast wijzigingen in de regelgeving is het ook noodzakelijk om de kennis van de bestaande regelgeving up-to-date te houden. Niet alleen voor uzelf maar ook voor uw medewerkers.

Wat doen wij in de rol van bureau vaktechniek accountancy?

Wij kunnen voor u de wijzigingen in de regelgeving signaleren en met u bespreken. Wij kunnen ook, samen met u, onderzoeken wat de impact is voor uw kantoor. Tevens kunnen wij meedenken over de benodigde wijzigingen in uw kantoororganisatie en –handboek, alles voor zover van toepassing. Ook het informeren van medewerkers, bijvoorbeeld via artikelen op intranet of cursussen behoort tot de mogelijkheden.

Afgezien van wijzigingen in de regelgeving kunnen we ook adviseren over bestaande regelgeving. Bijvoorbeeld bij cliëntspecifieke cases, verschillen van inzichten tussen medewerkers van het accountantskantoor, intern verplicht gestelde consultaties of gewoon als vraagbaak. Wanneer wij als vraagbaak fungeren, is deze vorm van dienstverlening te vergelijken met de helpdesk.

Wanneer u ons inzet als bureau vaktechniek, dan mag u van ons verwachten dat wij niet alleen reageren op vragen van uw kant, maar dat wij u pro-actief informeren over actualiteiten, maar ook over onze ervaringen bij andere kantoren. Uiteraard met inachtneming van vertrouwelijkheid, maar wel met het voordeel van een consultant die meer accountantskantoren van binnen ziet.

Waarmee helpt een helpdesk?

U of uw medewerkers hebben soms vragen over vaktechniek accountancy.

Bijvoorbeeld over de uitleg van een wetsartikel uit BW 2 Titel 9 of een bepaling in de RJ. Of u heeft iets gehoord over aangekondigde nieuwe regelgeving en u vraagt zich af of dat voor u van toepassing is. Misschien heeft u vragen over de gevolgen van ernstige twijfel over de continuïteit bij uw cliënt. Het kan ook zijn dat u worstelt met een lastige vaktechnische vraag bij een specifieke cliënt.

U kunt ervoor kiezen om dan te overleggen met een consultant van Full•Finance. Omdat wij soms net iets meer parate kennis hebben of omdat wij net wat sneller weten waar het antwoord te vinden is. Dit overleg kan, afhankelijk van de aard en de diepgang van de vraag, telefonisch, per e-mail of persoonlijk plaatsvinden.

Wanneer uw vraag ook fiscale aspecten kent, dan kunnen wij zonodig ook een fiscalist over dat gedeelte van de vraag laten adviseren.

Onze helpdeskfunctie is overigens geen speciale consultant, maar dat kan ieder van ons zijn. Wij kennen elkaars “subspecialismen” (bijvoorbeeld Wwft, controlestandaarden, bijzondere assurance-opdrachten etc.) en schakelen zonodig elkaar in om te zorgen dat u het beste antwoord krijgt.
U kunt de helpdesk los of in combinatie met andere vormen van dienstverlening inzetten.

Hebt u belangstelling voor onze accountancy-dienstverlening ? 

Neem dan contact op met Gert van den Brink AAHenk den Hollander RA, Sico Jurrius RA of ons secretariaat (055 – 355 99 79).

Gert van den Brink
Henk den Hollander
Sico Jurrius