Accountancy 2.0

Full•Finance heeft een benchmarkonderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken omtrent Accountancy 2.0 bij een selectie van accountantskantoren. In het onderzoek is gekeken hoe de deelnemende kantoren bezig zijn met ontwikkelingen op het gebied van administratie, samenstellen en de rol van de accountant. Wij hebben dit in het onderzoek genoemd Administratie 2.0, Samenstellen 2.0 en Accountant 2.0. Hieronder een samenvatting van de bevindingen per onderdeel, daarna enkele conclusies en aanbevelingen.

Administratie 2.0

Administratie 2.0 is automatisch verwerken, checken en aansluiten van financiële gegevens, zodat bijna permanent, of in ieder frequent (minimaal elke maand) samenstelwaardige informatie beschikbaar is. Veel kantoren ontwikkelen kleinschalige initiatieven voor geautomatiseerde verwerkingsstraten voor de administratie. Daar werken jonge medewerkers gestandaardiseerd en procesmatig met moderne IT-hulpmiddelen. De uitrol van de manier van werken van de verwerkingsstraat naar de rest van de organisatie is een ingrijpende verandering die vraagt om het loslaten van oude werkwijzen en het aanleren van de gestandaardiseerde processen en werkwijzen.

De kantoren bedienen het overgrote deel van de klanten op de traditionele manier. Hier zijn de financiële cijfers vaak maar één keer per jaar accuraat en bijgewerkt.

Samenstellen 2.0

Samenstellen 2.0 is het steunen op de uitkomsten van Administratie 2.0 zodat je efficiënt en risicogericht kunt samenstellen. Veel kantoren maken afspraken over de invulling van de ‘harde knip’ tussen administreren en samenstellen. Ook geven bijna alle kantoren aan het principe van risicogericht samenstellen toe te passen. In de praktijk werkt dat vaak niet, of slechts bij een beperkte groep samenstellers. Oorzaken daarvan zijn onwillige medewerkers en vennoten die niet willen of kunnen vertrouwen op de kwaliteit van het administratiedossier, de medewerkers, of de administratieve systemen. Gevolgen zijn onduidelijkheid en dubbel werk.

Enkele kantoren gebruiken voor een deel van hun klanten een gestandaardiseerd proces met geautomatiseerde workflow inclusief interactie met de klant tijdens het samenstelproces.

Accountant 2.0

De Accountant 2.0 is een medewerker met de sleutelrol in het relatiebeheer van de eindklant. Die rol verandert van accountant die de jaarrekening opstelt en bespreekt, naar die van een betrouwbare en gekwalificeerde adviseur die klanten gevraagd en ongevraagd adviseert om hun doelen te behalen. Om dit succesvol in te vullen zijn twee zaken noodzakelijk. De Accountant 2.0 moet met data aan de slag en betere soft skills aanleren om echt met de klant in gesprek te komen.

Accountancy 2.0

Accountancy 2.0 is de optelsom van Administratie 2.0, Samenstellen 2.0 en Accountant 2.0.

Veertien van de zestien deelnemende kantoren zijn bezig met zaken die wij Administratie 2.0 noemen. En alle kantoren zijn bezig met Samenstellen 2.0 en Accountant 2.0. Hier en daar is de invulling in detail verschillend. Onze conclusie uit dit onderzoek is: de beweging naar Accountancy 2.0 is zichtbaar en gewenst door de deelnemers aan het onderzoek. Er zijn nog wel stappen te zetten om Accountancy 2.0 te bereiken.

Aanbevelingen

Op basis van voornoemde conclusies denken wij dat zaken anders en beter kunnen om de beweging naar Accountancy 2.0 te versnellen en af te maken. Wij hebben daarvoor de volgende aanbevelingen.

Visie en beleid

De eerste aanbeveling is om de beweging naar Accountancy 2.0 als een veranderingsproces aan te vliegen. De leiding van een kantoor vult de Noodzaak en Visie in voor de verandering naar Accountancy 2.0 en draagt dat ook met één mond en organisatiebreed uit. De Visie dient als stip op de horizon om separate Plannen te maken voor Administratie 2.0, Samenstellen 2.0 en Accountant 2.0 om daarmee de benodigde Competenties (medewerkers) en Resources (hulpmiddelen) in te vullen.

Medewerkers

Om Accountancy 2.0 te bereiken is ook ontwikkeling van medewerkers noodzakelijk.

De administrateurs moeten leren procesmatig te werken en te denken, uitval uit de processen op te lossen en mee te denken om die uitval voortaan te voorkomen. Dan krijg je accurate data in de financiële administratie van samenstelwaardig niveau. En dan zijn de cijfers frequent bijgewerkt en bruikbaar als stuurinformatie.

De samenstellers kunnen leren te vertrouwen op de accurate cijfers uit de financiële administratie. Zij kunnen dan hun tijd besteden aan het uitvoeren van risicogerichte controles. Vaak zijn daarvoor training en oefening nodig.

De accountants hebben twee uitdagingen. Zij moeten leren om te gaan met de combinatie van interne financiële data en extern beschikbare branche-informatie. Het beeld dat zij daarmee hebben van de onderneming van de klant stelt ze inhoudelijk in staat de klanten te adviseren over de manieren en mogelijkheden van het behalen van hun doelen. Om echt te kunnen sparren met de klant is ontwikkeling van competenties en met name van soft skills van groot belang. Alleen op die manier kunnen de accountants groeien naar Accountant 2.0, de winstadviseur van de klant.

Hulpmiddelen

Er zijn op dit moment veel goed bruikbare IT-systemen beschikbaar voor de uitvoering van de administratieve verwerkingsprocessen en voor het samenstelproces. Veel kantoren gaan met onderdelen hiervan aan de slag, vaak gedreven door de IT-afdeling van het kantoor. Dit gebeurt dan niet vanuit een organisatiebrede visie en komt niet verder dan een afdeling of een vestiging waar een deel van de medewerkers een deeloplossing gaat gebruiken. De uitrol naar de rest van de organisatie blijft uit. Onze aanbeveling is hulpmiddelen in te zetten die passen bij de vanuit visie opgezette plannen voor verandering. En ook in dat geval blijkt het in de praktijk nog een hele opgave om de verandering te realiseren. Wij zien dat de leiding vaak toestaat dat oude systemen in de lucht blijven en dat mensen hun oude gedrag mogen blijven voortzetten. De in de visie gewenste verandering komt zo niet tot stand en de investeringen in tijd en geld leveren niet de gewenste resultaten op.

Tot slot

Full•Finance kan directies van kantoren helpen bij visievorming, het opstellen van plannen om de visie te bereiken en met projectleiding om de plannen uit te laten voeren door de medewerkers.

Er is door ons een uitgebreid rapport opgesteld voor geïnteresseerde accountantskantoren. Dit rapport wordt overhandigd tijdens een gesprek van 1 uur met beslissers van het kantoor. In dat gesprek nemen we de situatie binnen uw kantoor onder de loep als het gaat om Accountancy 2.0. De kosten voor gesprek én rapport bedragen € 175 excl. btw.

Geïnteresseerd in het gesprek met rapport? Neem contact op met Age Lammers via 055-3559979.