Vier voorbereidende vragen bij elk ict-project
Veel accountantskantoren zien het belang van investeren in ict-projecten. In tijden van schaarste is iedere optimalisatieslag meer dan welkom. Het is wel daadwerkelijk investeren: in geld én in tijd. De optimalisatieslag behaal je wanneer een project slaagt. Toch horen wij regelmatig uit verschillende hoeken, van zowel kantoren als leveranciers, dat ict -projecten niet (geheel) slagen en dat de beoogde optimalisatie dus ook niet gerealiseerd wordt. Dit is frustrerend. Je investeert wel, maar het doel wordt niet bereikt. Er zijn meerdere factoren waardoor een ict -project kan slagen of mislukken. Er is niet maar één succesvoorwaarde. Voorafgaand aan ieder ict -project is het zinvol jezelf in ieder geval de volgende vier vragen te stellen:
- Is er voldoende draagkracht voor het project?
- Heb ik een projectleider nodig?
- Hebben we voldoende capaciteit om het project te dragen?
- Is de scope van het project duidelijk en realistisch?
De vier vragen toegelicht
- Is er voldoende draagkracht voor het project?
Deze vraag heeft betrekking op de gehele organisatie en start al bij de aanvang van het project. Zowel het management als de uiteindelijke gebruikers moeten vanaf het begin van het project gezamenlijk het project dragen. In de praktijk zien we dat projecten die vanuit het management worden doorgevoerd, minder kans van slagen hebben. Maar ook als het management zich niet inzet voor een project en het belang hiervan niet uitdraagt, is het project gedoemd te mislukken. Het is dus van belang dat bij het project, van begin tot eind, er een groep mensen wordt ingezet die gezamenlijk achter het project staan. Zij fungeren als ambassadeurs naar de rest van de collega’s en zo maak je er gezamenlijk een succesvol project van.
- Heb ik een projectleider nodig?
Al enige tijd geleden, maar nog steeds actueel, schreef mijn collega Arjan Gelderblom een artikel over het verschil tussen een applicatieconsultant en een projectleider. Te vaak zien we nog dat dit verschil niet duidelijk is. Een ict-project verloopt niet volgens planning en vervolgens wordt de applicatieconsultant van de leverancier hierop aangesproken. Maar hij is niet de projectleider. Zeker wanneer er meerdere implementaties tegelijk zijn met onderlinge afhankelijkheden is het zeker niet de rol van de consultant om dit allemaal te overzien.
Daarbij komt dan nog een vervolgvraag. Een bonusvraag op de vier hoofdvragen van dit artikel: heb ik een interne- of een externe projectleider nodig? Ook dit wordt verder toegelicht in het artikel van Arjan. Ik haal er toch iets uit: het principe ‘vreemde-ogen-dwingen’ is in deze keuze vaak doorslaggevend.
- Hebben we voldoende capaciteit om het project te dragen?
In de inleiding sprak ik over investeren in geld én tijd. Alleen het inhuren van externen zal niet zorgen voor een geslaagd project. Er zal in de planning bij medewerkers tijd beschikbaar moeten komen om deel te nemen aan het project. Applicatieconsultants van leveranciers en projectleiders zullen een inschatting maken van de tijd die een project hen gaat kosten. Intern moet je rekening houden met minstens evenveel benodigde tijd bij jouw eigen mensen.
- Is de scope van het project duidelijk en realistisch?
Je start een project met een duidelijk doel. Vaak is dit het maken van een optimalisatieslag voor de organisatie. Maar waar begint het project en nog belangrijker: waar eindigt dit project? Wanneer je eenmaal begint te filosoferen over bijvoorbeeld een nieuw applicatielandschap, dan kom je uiteindelijk uit bij jouw ideaalbeeld. Je besluit hier naartoe te werken. Wanneer dit gezien wordt als één project, dan zien we deze regelmatig niet slagen. Er wordt dan teveel tegelijkertijd gewijzigd en opgepakt. De focus is weg!
Een stip op de horizon is goed, maar probeer hier niet in één streep naar toe te gaan. Doe dit vooral gecontroleerd en in kleinere projecten stapsgewijs. Dit zorgt ervoor dat je gedurende de reis, waar nodig, nog alternatieve routes kan bewandelen.
En nu?
Iedereen die aan de vooravond staat van een project heb ik hiervoor een aantal handvatten gegeven. Natuurlijk zijn er nog meer factoren die meespelen, maar bovenstaande vier punten (inclusief bonusvraag) komen wij in de praktijk wel écht veel tegen.
Wil je meer weten over onze ervaringen met ict-projecten? Neem dan gerust contact op met Daniël Aardoom (d.aardoom@fullfinance.nl) of bel 055-355 99 79.