Normaal gesproken is het najaar de tijd waarin de medewerkers van de accountants- en administratiekantoren iets relaxter naar hun werk kunnen gaan: het traditioneel drukke voorjaar is achter de rug. Er is nog genoeg te doen, maar daar hebben wij ook nog even tijd voor totdat de volgende piek begint. Dit jaar lijkt het als ik klanten spreek toch anders te zijn: als gevolg van corona is de planning dit najaar voller dan gebruikelijk. Werk is doorgeschoven vanuit het voorjaar omdat de klanten ook andere vragen hadden: hoe komen we goed door de lockdownperiode? Van welke regelingen kan ik gebruikmaken? En door de klanten die NOW- en TVL-aanvragen hebben gedaan, zijn we nu ook druk met het maken van de afrekeningen. Kortom: na een welverdiende vakantie gaan we gewoon weer lekker door.

Op dit soort momenten zou het mooi zijn als we in staat zouden zijn een deel van het werk op een andere manier vorm te geven. Met als een van de ultieme doelen om een stuk efficiëntie te gaan winnen, waardoor we meer werk voor onze klanten kunnen doen. Met dezelfde schaarse handen. En gelukkig zijn daar ook mogelijkheden voor. Bijvoorbeeld door data in te zetten in onze werkzaamheden. Dat maakt het werk niet alleen leuker (oké hier zit een klein beetje persoonlijke voorkeur in), maar het gebruiken van data kan ons ook helpen ons werk beter te doen.

En die data kunnen we vaak wel van de klant ontvangen, zoals auditfiles, SEPA-bestanden en loongegevens. We werken er steeds vaker mee, al heeft zeker nog niet iedereen dat volledig omarmd. Of we er allemaal op dezelfde manier mee werken, valt nog te bezien. Vaak zijn het enkele collega’s (die het leuk vinden en/of er handigheid in hebben) die hier nadrukkelijk mee aan de slag gaan. Veel leuke initiatieven, ook best vaak nog wel op klantspecifieke basis. En daarmee niet altijd gestandaardiseerd en mogelijk kan het dus nog wat efficiënter.

Leidt het gebruiken van data dan altijd meteen tot een grote besparing in tijd? Ik zou dat niet direct durven beweren. In het eerste jaar zul je ook moeten investeren om anders te leren denken en werken. En als je data als uitgangspunt neemt, zul je ook meer zien / analyseren van wat er bij de klant gebeurt. Immers, je gaat wellicht minder deelwaarnemingen (of steekproeven) toepassen, maar meer integraal kijken naar het gehele proces en de uitkomsten daarvan. Met daardoor mogelijk ook meer constateringen vanuit de data waar je misschien wel wat mee moet doen. Een aanvullende vraag stellen aan je klant, extra documenteren in het dossier. Extra werk klinkt niet meteen efficiënter, maar de keerzijde is wel dat je dit zonder data mogelijk had gemist. Dus je kunt ook zeggen dat je hierdoor wel een kwaliteitsslag gaat maken.

Gelukkig is het werken met data net als veel andere activiteiten: hoe vaker je het doet, hoe handiger je erin wordt. Dat vertaalt zich dan als het goed is ook weer in efficiënter werken. En idealiter bereik je op den duur daarmee dan zowel een kwaliteitsimpuls als een efficiëntieslag. En had ik al gezegd dat het werk daarmee ook leuker wordt?

Ver weg? Dat valt mee. Sinds eind vorig jaar ondersteunen wij een groot aantal kantoren met het gebruik van data in de afrekeningen NOW en daaruit is weer wat moois ontstaan. Op dit moment helpen we kantoren de data meer centraal te zetten. Om daarmee bijvoorbeeld het controleproces anders in te steken: een focus leggen op de uitzonderingen die uit de data blijken, gerichter een controle uitvoeren en een veel beter en breder beeld krijgen van de feitelijke transactiestromen bij de klant. En vanuit de controle is het een logische vervolgstap om aan de slag te gaan met data in het samenstelproces.

Benieuwd naar de stappen die wij zetten? Of wil je met ons ‘meestappen’? Laat het ons gerust weten: onze collega’s Thijs de Nijs RA en Martijn Kriek AA RA lopen graag samen met je op.