Al heel wat jaren kom ik bij accountantskantoren over de vloer. Als consultant probeer ik al even zoveel jaren accountants te adviseren en te begeleiden bij hun ict ontwikkelingen. En ook al geruime tijd kom ik erachter dat veel kantoren hun crm niet optimaal voor elkaar hebben.

“Crm meer dan een debiteurenbestand”

Bij crm wordt vaak gedacht aan de manier waarop de klantgegevens in het uren- en declaratiesysteem zijn vastgelegd. Zo heb je alle gegevens van klanten en andere contacten bij elkaar. En ja, ook deze functie is aanwezig in de huidige crm-oplossingen. Deze oplossingen kunnen echter zoveel meer betekenen voor u dan alleen het vastleggen van gegevens van uw klanten.

Bewaak uw processen

Ik had het hierboven al even over uw klanten, maar wat dacht u van uw suspects en prospects. Hoe komt dit bedrijf bij u binnen? Wat is uw volgende stap om hier klanten van te maken? Wie gaat deze stap nemen en wanneer? En hoe wordt de opvolging gewaarborgd? Kortom: hoe zorgt u ervoor dat elke lead de juiste opvolging krijgt en er niets verloren gaat?

Bovenstaand commercieel proces is slechts een voorbeeld.

De meeste huidige crm-oplossingen bieden ook ondersteuning bij uw bedrijfsprocessen.

Haal meer uit uw bestaande klanten

Een ander voordeel van een echt crm-systeem is dat u veel meer gegevens van uw klanten kunt verzamelen dan enkel de naw-  en contactgegevens. Welke werkzaamheden doet u voor uw klanten? Wie is er verantwoordelijk voor de klant? In welke branche is de klant werkzaam? En ga zo maar door.

Door deze informatie kunt u dus snel een overzicht van al uw klanten in een bepaalde branche krijgen waarvoor u fiscale werkzaamheden doet. Dit is handig als u uw klanten op de hoogte wilt stellen van veranderende wet- en regelgeving. Vergeet hierbij ook niet uw commerciële kansen!

De kracht zit in de koppelingen

Ontwikkelaars en verkopers van crm-oplossingen vinden hun eigen oplossing uiteraard het allerbelangrijkst. Hierover valt absoluut te discussiëren. Dit neemt niet weg dat crm de spin in uw web kan zijn. Automatiseren is slimmer en efficiënter werken.

Een voorbeeld: je hebt slechts één plek van invoer; dubbel werk willen we niet kennen. Door het koppelen van uw crm en uw overige oplossingen maakt u crm de spin in uw web. Hier voert u gegevens in en hierin wijzigt u. Dit zal leidend zijn voor uw andere pakketten. Deze eenvoudige handelingen zullen dus nooit meer dubbel gedaan hoeven te worden.

Van koppelingen naar data-driven advisering

En dan kom ik hier bij het belang van crm voor een accountantskantoor op weg naar data-driven advisering. Door het juist koppelen van uw applicaties aan uw crm-systeem dient dit als data-infrastructuur waarmee er verbanden kunnen worden gelegd tussen de data van uw verschillende deelsystemen. Dit biedt mogelijkheden om actief adviessignalen te genereren. Voor data-driven advisering is het dus ook van groot belang dat uw crm als spin in het web kan functioneren.

Henk Aardoom is ict-consultant bij Full•Finance Consultants