Dashboards zijn vandaag de dag een handig hulpmiddel om inzicht te geven in (management)informatie. Hoewel de meeste kantoren wel een manier hebben gevonden om de informatie inzichtelijk te maken, worden dashboards vaak nog niet of niet optimaal toegepast. Een gemiste kans! In dit artikel meer over valkuilen en aandachtspunten om te komen tot het optimaal ontwikkelen en toepassen van dashboards.

Valkuilen

Dashboard toont niet de gewenste informatie. Hoe kan dit?

• Te veel dashboards. De lezer wordt overspoeld door informatie en heeft geen overzicht in wat daadwerkelijk van belang is.
• Informatie waar de lezer niks aan kan doen. Er wordt bijvoorbeeld informatie getoond van een andere afdeling waar jij geen invloed op hebt.
• Indicatoren sluiten niet aan bij de dagelijkse praktijk.
• Er is geen context aanwezig. Er ontbreekt bijvoorbeeld een goede vergelijking met dezelfde gegevens van vorig jaar of vorige maand.
• Verkeerde visuele weergave. Dit kan leiden tot te veel informatie in een grafiek.
• Te veel details. Hierdoor krijg je te veel precieze informatie en zie je niet in een oogopslag welke informatie wordt getoond.
• Te veel kleur. Dit kan afleiden. Ook wil je alleen een signaal krijgen (rood gekleurd) wanneer iets niet goed is of afwijkt van de norm.

Door deze valkuilen mee te nemen bij het maken van dashboards voorkom je dat ze onjuist, beperkt of zelfs helemaal niet worden gebruikt.

Aandachtspunten

Naast valkuilen zijn er belangrijke aandachtspunten bij het ontwikkelen en gebruik van dashboards. Vaak beginnen kantoren zelf enthousiast met het bouwen van dashboards. Ze beschikken over een standaardset gegevens en gaan vervolgens zelf grafieken ontwerpen. Hierdoor loop je het risico dat er verkeerde informatie wordt gepresenteerd en/of dat het onderliggende datamodel op een verkeerde manier wordt gebruikt. Het maken van dashboards is meer dan alleen het plaatsen van mooie grafieken. Zo moeten de onderliggende relaties van tabellen kloppen en moet het datamodel efficiënte berekeningen bevatten waardoor het dashboard in de toekomst niet traag wordt. Ook worden er doorgaans ‘rechten en rollen’ toegepast in een dashboard: niet alle informatie is bedoeld voor alle dashboardgebruikers (medewerkers). Het advies is om de basis goed in te richten en vooraf goed na te denken over welke informatie je wilt presenteren op het dashboard.

Full•Finance helpt (accountants)kantoren met het maken, verbeteren en onderhouden van dashboards. Dit doen wij bijvoorbeeld door de standaardset van QicsMilestones op maat te maken in Power BI en deze al dan niet te combineren met gegevens uit Exact Online of andere software.

Bent je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan gerust contact op met Esra Wiranta of Marijke Stokvis.

Publicatiedatum: 14 mei 2020