Accountant-trainees die begonnen zijn met hun praktijkstage als mkb-accountant moeten elk jaar een aantal assuranceopdrachten uitvoeren. Een belangrijk aantal daarvan kiest ervoor om dit met begeleidingsdagen te doen. Een regelmatig terugkerende vraag is daarbij of de opdracht volgens de Verordening inzake de Onafhankelijkheid (ViO) wel op het ‘eigen’ kantoor kan worden uitgevoerd.

Samenloop

Een van de belangrijkste kenmerken van een mkb-praktijk is dat heel veel verschillende diensten voor de cliënt worden uitgevoerd. En daar hoort soms ook een assuranceverklaring bij. Een mooi voorbeeld daarvan is de verklaring dat van ingeleend personeel de omzetbelasting en loonheffing juist en volledig zijn afgedragen. Stel dat de loonadministratie op hetzelfde kantoor wordt verwerkt, dan is de ViO van toepassing. In die Verordening is een heel hoofdstuk gewijd aan de samenloop van werkzaamheden. Bij de aanvaarding van de assuranceopdracht zullen vooraf een aantal vragen moeten worden gesteld.

Vraag 1: Is er sprake van materiële invloed op het assuranceobject?

De verklaring zal worden afgegeven bij de aangifte loonheffing en omzetbelasting. Volgens de toelichting bij artikel 20 van de ViO is er al sprake van materiële invloed als het object, in dit geval de aangifte, door het kantoor in belangrijke mate wordt gemaakt. Het antwoord op deze vraag is dus ja. Dus door naar de tweede vraag.

Vraag 2:  Zijn de werkzaamheden subjectief of niet-routinematig?

Als het antwoord op deze vraag ja is, mag de opdracht niet worden uitgevoerd.
Kort samengevat is het antwoord op deze vraag nee als ieder andere aan de hand van dezelfde gegevens tot dezelfde uitkomsten komt. In het geval van de loonadministratie zou je kunnen veronderstellen dat de rekenregels zodanig vaststaan dat er geen sprake zal zijn van het subjectief verwerken van de lonen.

Vraag 3:  Zijn de werkzaamheden van het kantoor wellicht niet passend geweest?

De ViO zegt dit op een nette manier maar eigenlijk wordt hier bedoeld: Is er wellicht langs de rand van de regelgeving gelopen of zelfs over die rand heengegaan. Een voorbeeld hiervan is het toepassen van een cao die eigenlijk niet past bij de daadwerkelijke werkzaamheden van de cliënt maar wel zorgt voor goedkoper personeel. Als dat het geval is mag de assuranceopdracht niet worden uitgevoerd.

Vraag 4: Is er sprake van belangenbehartiging?

Om in dezelfde sfeer te blijven. Stel dat ook de directeur-grootaandeelhouder valt onder het ingeleende personeel en de fiscale afdeling van het kantoor in discussie is met de belastingdienst over de hoogte van het gebruikelijk loon. Dan is er naar onze mening sprake van belangenbehartiging die te maken heeft met het object waarover assurance wordt gegeven en kan de assuranceopdracht niet worden uitgevoerd.

De conclusie

Er zal bijna altijd sprake zijn van samenloop van werkzaamheden die beoordeeld moeten worden. Dat betekent dat er sprake is van een bedreiging van de onafhankelijkheid (zelftoetsing). De conclusie zal in veel gevallen zijn dat geen sprake is van een verbod om de werkzaamheden uit te voeren. Maar omdat er sprake is van een bedreiging moet die worden vastgelegd en dient er ook een maatregel te worden getroffen. De meest gebruikelijke is het laten uitvoeren van de werkzaamheden door verschillende teams. Laat dus de salarisadministrateur niet de werkzaamheden voor de verklaring uitvoeren.

Nog een waarschuwing

Realiseert u zich wel dat zo’n inleenverklaring een assuranceproduct is en dat er dus moet worden voldaan aan de betreffende NV COS. Met als consequentie voorschriften voor de opdrachtaanvaarding (schriftelijk), het plannen en vastleggen van de werkzaamheden en de inhoud van de verklaring.

Het spreekt voor zich dat de onafhankelijkheid altijd in het geding is als de cliënt door het kantoor wordt geholpen bij de besluitvorming.