Bijzondere tijden vragen soms om een bijzondere aanpak. We hebben dit jaar geleerd dat het (noodgedwongen) omarmen van innovaties kan leiden tot mooie resultaten. Data-analyse is ook zo’n innovatie die tot mooie resultaten leidt.

Net als velen van jullie hebben wij er binnen Full Finance dit jaar al veel online-meetings op zitten. En allemaal missen we een sociaal aspect maar komen we ook tot de conclusie dat er ontzettend veel reistijd bespaard is. Het heeft ons geleerd om vaker te kijken naar alternatieven die we al langer in huis hadden, maar die we ‘omdat we het niet gewend waren’ onvoldoende gebruikten. Met de afrekening van NOW 1.0 voor de deur proberen we weer zo’n revolutie te ontketenen: de werkzaamheden voor de afrekening lenen zich namelijk perfect voor de inzet van data-analyse! Een onderwerp dat bij veel kantoren lang op de agenda staat, maar waarmee vaak nog geen concrete stappen zijn gezet.

50% data-analyse

Het accountantsprotocol voor de assurance en aan assurance verwante opdrachten bevat duidelijke werkstappen en we komen tot de conclusie dat data-analyse bij ongeveer de helft van de werkstappen gebruikt kan worden. Analyse van verschuivingen van omzet, creditnota’s tijdens de meetperiode en transacties met verbonden partijen zijn goed te analyseren aan de hand van auditfiles. Met de gegevens uit de salarisadministratie is de analyse van de loonsom en wijzigingen in dienstverbanden snel gemaakt.

Power BI

Hoe we dat doen? We hebben een datamodel met specifieke NOW-analyses klaar staan in Microsoft Power BI. Aan de hand van de auditfiles, gemapte brugstaat uit de jaarrekeningsoftware -zoals CaseWare en Unit4- en eventueel de loongegevens uit het datawarehouse van GearSoft worden de analyses gevuld. Door de voorgedefinieerde analyses en het uniforme datamodel ontstaat een generieke aanpak. We gebruiken de gratis te downloaden desktop-versie van Power BI waardoor de analyses door iedereen te gebruiken zijn.

Uiteraard is het mogelijk om de auditfiles en loongegevens van een groep tegelijkertijd in te lezen, zodat inzicht ontstaat in de gegevens van de hele groep.

Werkprogramma

Data-analyse is een hulpmiddel en kan daarom alleen gebruikt worden samen met een goed werkprogramma. Dit werkprogramma besteedt ook aandacht aan de planningsfase en de afronding van de opdracht. Voor de uit te voeren werkzaamheden is een verwijzing opgenomen naar de data-analyse. Het werkprogramma komt beschikbaar voor de Managers van CaseWare, en voor andere rapportagesoftware is een Excelversie beschikbaar.

Het werkprogramma is opgesteld door onze accountants en sluit aan op de Power BI-analyses.

Kwaliteit en efficiënt

De inzet van data-analyse met Power BI is geen doel op zich, maar we zien dat kantoren er voordeel mee kunnen behalen. Je voorkomt dat medewerkers met Excelanalyses aan de slag gaan die ze elke keer opnieuw moeten bouwen. In plaats daarvan leggen de analyses de focus op de opmerkelijke zaken. En door in te zoomen op grootboekmutaties is het opvragen van grootboekkaartjes bij klanten verleden tijd. Data-analyse met Power BI zorgt zo voor een kwalitatief goede aanpak en efficiënte start.

De analyses zijn op dit moment beschikbaar voor de aan assurance verwante en assuranceopdrachten. Een vereenvoudigde versie voor de derdenverklaring is in ontwikkeling.

Aan de slag

Het gebruik van de analyses vraagt om een goede training (on the job). Hierover maken we graag per kantoor afspraken.

Neem contact op met Thijs de Nijs, Marijke Stokvis of Martijn Kriek voor aanvullende informatie of een prijsopgaaf. Je kunt ook een mail sturen naar now@fullfinance.nl of bel 055 – 355 99 79.