Data-uitvraag AFM: wat moeten we ermee (en wanneer)?

Vanaf 1 januari 2022 voert de AFM het toezicht uit op de accountantskantoren die zich bezighouden met wettelijke controles, het zogenaamde WTA-toezicht. Tot aan die datum was dit toezicht verdeeld over NBA en SRA (voor niet-OOB-kantoren) en AFM (OOB-kantoren). Alle betreffende kantoren hebben hierover ook informatie ontvangen van de AFM.

De AFM heeft het streven het toezicht “gerichter, relevanter en efficiënter” op te zetten. Hiervoor is een pilot uitgevoerd die gericht was op het uitvragen van data met betrekking tot alle uitgevoerde wettelijke controles. Inmiddels is de pilot afgerond en is de AFM gestart met de werkelijke uitvoering van het toezicht in deze vorm. Deze data-uitvraag moet overigens niet worden verward met de Monitor vragenlijst (AFM), de Audit Quality Indicators (AQI) van NBA of andere uitvragen zoals themaonderzoeken. Het is ook maar de vraag of deze data-uitvragen complementair zijn of dat er de nodige overlap is. Op dit moment zijn deze uitvragen los van elkaar georganiseerd (en moeten dus ook op die manier ingevuld en aangeleverd worden).

Wat houdt dit toezicht in? Het toezicht omvat een data-uitvraag van ongeveer 70 onderwerpen die per afgeronde wettelijke controleopdracht in een vast formaat (xml-bestand) aan de AFM aangeleverd dienen te worden. Deze aanlevering ‘moet’ binnen 60 dagen na afgifte van de controleverklaring worden aangeleverd. Het woord moet staat tussen aanhalingstekens, omdat deelname aan de uitvraag nog niet wettelijk verplicht is. De AFM geeft zelf aan dat het toezicht door de aanlevering van data gerichter kan worden uitgevoerd. Het is nog niet bekend op welke wijze de AFM het toezicht gaat vormgeven als niet wordt deelgenomen aan de data-uitvraag.

Zoals gezegd gaat het toezicht gelden voor alle wettelijke controleopdrachten en concreter: alle opdrachten die vanaf 1 september 2022 worden afgerond. De AFM heeft de mogelijkheid geboden om een zogenaamd ingroeipad te kiezen; hiervoor had dan uiterlijk 1 juli 2022 een overzicht van de cliëntenportefeuille aangeleverd moeten worden. Bij het ingroeipad hoeft in 2022 slechts 1/3 van de (vanaf september 2022) afgeronde controles in de aanlevering te worden betrokken en in 2023 slechts 2/3. Vanaf 2024 moet dit voor alle wettelijke controleopdrachten worden aangeleverd. Als niet gekozen is voor het ingroeipad geldt deze beperking in aantallen niet.

Kortom: er is werk aan de winkel. En dan is de terechte vraag: hoe dan? De AFM zelf heeft hier een Excelbestand voor beschikbaar gesteld waarin alle uitgevraagde onderdelen zijn opgenomen. Als dit bestand geheel gevuld is, kan hiervan een xml-bestand worden aangemaakt. Dit zal doorgaans gebeuren na afloop van de controles. De AFM heeft aangegeven dat kantoren hier gemiddeld 1,5 uur mee bezig zijn; wij hebben van kantoren begrepen dat het meestal langer duurt. In de vragenlijst worden zowel zaken uitgevraagd die al in de dossiers worden vastgelegd (met betrekking tot bijvoorbeeld onafhankelijkheid en risico’s) maar ook zaken die niet per definitie in het dossier worden vastgelegd (zoals het AFM-vergunningsnummer van het kantoor, het NBA-inschrijfnummer van de extern accountant of de werkelijke besteding van uren aan de controle van alle betrokkenen).

Er liggen voor de softwareleveranciers van controleoplossingen zeker kansen om het proces te optimaliseren. Van een van de bekende oplossingen, CaseWare, weten wij dat zij de gehele vragenlijst van de AFM geïntegreerd hebben in de controleoplossing voor het boekjaar 2022. Waar nodig zijn ontbrekende vragen toegevoegd aan het werkproces op plaatsen waar het logisch is deze te vullen. Slechts enkele vragen moeten aan het eind van het controleproces nog aanvullend worden beantwoord. Daarmee is het kantoor in staat om direct na afloop van de controle/afgifte controleverklaring de gevraagde data te genereren en aan te leveren aan de AFM. Als het dan toch ‘moet’, laten wij het dan in ieder geval zo slim mogelijk laten verlopen.

Wil je meer weten over wat de data-uitvraag voor jouw wettelijke controles betekent? Neem dan gerust contact op met een van onze compliancespecialisten. En onze IT-consultants helpen je graag om het proces zo slim mogelijk te laten verlopen.

Publicatiedatum: 5 oktober 2022