Gebruik je een scan en herken-oplossing zoals Lyanthe? Dan is dit slechts één stukje uit de puzzel die wij ‘de administratiestraat’ noemen; de optimale vorm van je administratieve dienstverlening binnen jouw kantoor.

Alleen scan en herken-software is prima… Wellicht heb je geen behoefte aan de hele puzzel. Je schaft scan- en herkensoftware aan en past deze toe zonder in de context (software, organisatie, processen, bemensing) al te veel te veranderen. Dat kan prima werken. Deze aanpak heeft echter wel tot gevolg, dat daarmee het geheel (de context) waarbinnen de software wordt gebruikt niet optimaal is. Het kan beter!

Wat vragen

• Hoe introduceer je nieuwe scan- en herkensoftware bij jouw klanten?
• Ga je klanten vermoeien met een nieuw e-mailadres of kies je voor standaardisatie door bijvoorbeeld een ‘mailroom’?
• Wat zijn de gevolgen voor jouw verdienmodel? Werk je nu nog op urenbasis of is het wellicht verstandig om over te stappen op een abonnementenmodel?
• Hoe verhoog je jouw rendement als de out-of-pocketkosten toenemen?
• Ga je de administratieve verwerking centraliseren om optimaal rendement te halen uit de beste scan- en herkensoftware? En hoe centraliseer je dat dan?
• Moet je eerste standaardiseren voor optimale digitalisering?

Zomaar wat vragen die je gaan helpen om optimaal rendement te gaan halen uit je investering en waar wij ervaring mee hebben en je graag bij helpen. Het hoeft niet met een ‘big bang’, maar het is vaak wel goed om met te starten “with the end in mind”, zoals Stephen Covey, dat zo mooi verwoordt.

Puzzelstukjes

Full Finance onderkent o.a. de volgende ‘puzzelstukjes’ of aandachtsgebieden bij het opzetten van een administratiestraat. Het is geen volledige opsomming, maar wij noemen de volgende:

• Splitsing administratieve verwerking en samenstelwerkzaamheden
• Overdracht van administratie aan samenstelpraktijk
• Uniformering, standaardisering en verdere digitalisering
• Periodiek samenstelwaardige kolommenbalans
• Jaarwerk overbrengen naar periodes
• Digitaal samenwerken met cliënten – aanlevering administratieve bescheiden

Stap voor stap

Je legt een puzzel niet in één keer uit. Ook hebben de puzzelstukjes een unieke relatie ten opzichte van elkaar. Puzzelstukje voor puzzelstukje leg je neer op de juiste plaats en zo ontstaat de hele puzzel: de administratiestraat. Herken je de hiervoor geschetste situatie en wil je daarbij verder geholpen worden, neem dan eens contact met mij op: a.gelderblom@fullfinance.nl of 055 – 355 99 79