In de vorige nieuwsbrief hebben we tips gedeeld om wat te doen aan werkdruk.
We hebben het gehad over verschillende invalshoeken: je persoonlijke energiebalans en over basis IT-tips .
Bij de basistips heb ik genoemd: de inzet van Microsoft 365, het op orde houden en periodiek afsluiten van administraties, het werken met de juiste softwaremodules, de mogelijkheden van de digitale handtekening en het gebruik van dashboards. Allemaal zaken die bijdragen aan efficiënter werken en dus aan minder werkdruk.
Als je deze basis hebt staan in je kantoor, dan kun je de volgende stappen zetten. Onlangs verscheen het onderzoeksrapport van de NBA over datascience in de mkb-praktijk. De conclusie: “datascience biedt veel mogelijkheden voor de mkb-accountant om zijn toekomstige positie als zekerheidsverschaffer en adviseur in te vullen.” Voordat je met data aan de slag kunt, moet je de basis op orde hebben, vandaar de tips in mijn vorige artikel. En als je dat voor elkaar hebt, kun je stappen zetten om de data voor je te laten werken, zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is.
Geavanceerde tips
Data-analyse
Eigenlijk doe je als accountant niets anders dan het analyseren van data. Op zoek naar bijzonderheden. Dat kun je zelf doen in Excel of Power BI, maar gelukkig zijn er ook leveranciers op de markt bij wie je terecht kunt. Wij hebben zelf kant-en-klare data-analyse op basis van auditfiles en bankgegevens (FinWare FinWare: kant-en-klare data-analyse voor accountants – Full Finance Consultants). Andere partijen in de markt zijn: Analytikal Analytikal.nl | Data Driven Audit Platform , Continious Auditor (www.continuous-auditor.nl) en AGTT Oplossingen voor accountants – AGTT . Met deze software krijg je sneller inzicht in de processen van jouw klant en bijzonderheden waar je mee aan de slag moet; denk aan de risicolanden waarmee jouw klant handelt of contante betalingen, maar bijvoorbeeld ook een aansluiting tussen de download uit de banken de financiële administratie.
Business intelligence
Voor klanten die niet voldoende informatie halen uit standaarddashboards (die ik de vorige keer al noemde) kun je business intelligence-software gebruiken. Denk aan Microsoft Power BI, Tableau, of Qlick. Deze software biedt veel mogelijkheden in het koppelen van databronnen, het berekenen van KPI’s en visualisaties. Zo kun je klanten inzichten geven waarmee ze echt grip op hun processen krijgen en voorkom je tijdrovende analyses in Excel.
Robots
Met RPA (robotic process automation) kun je herhalende handelingen op kantoor automatiseren. Denk aan een robot die data bij elkaar klikt en importeert in een ander pakket, omdat er geen koppeling bestaat. Power Automate is het RPA-platform van Microsoft en meestal onderdeel van jouw bestaande licentie. Power Automate is low-code-software. Dat houdt in dat je geen IT’er hoeft te zijn om hiermee aan de slag te gaan. Uiteraard is het wel zo handig dat je IT een beetje snapt en leuk vindt, maar dat geldt natuurlijk voor alle geavanceerde tips.
Power Platform
Je leest hierboven al over Microsoft Power BI en Power Automate. Beide zijn onderdelen van het Microsoft Power Platform. Het platform bevat daarnaast ook Power Apps, Power Pages en Power Virtual Agents. In combinatie met Microsoft 365 biedt het veel mogelijkheden om processen te stroomlijnen en data te analyseren. Het idee is dat iedereen een eigen ‘app’ kan bouwen om de bedrijfsvoering makkelijker te maken.
Wie gaat dit doen?
Zoals ik in mijn vorige artikel aangaf is het van belang om goed na te denken over wie dit gaat doen. Zeker deze meer geavanceerde zaken, kunnen goed – of misschien wel beter – worden gedaan door een ander type medewerker. Denk eens aan een werkstudent of iemand met een bedrijfseconomische of meer technische achtergrond. En … dat kan ruimte geven aan de drukke accountant.
Natuurlijk kunnen wij adviseren over de toepassing hiervan binnen jouw kantoor. Meer weten? Neem gerust contact op.
Marijke Stokvis