Werkdruk, regeldruk, de krapte op de arbeidsmarkt, problemen om vacatures ingevuld te krijgen en vertrek van medewerkers, vaak uit de branche, zijn onderwerp van gesprek bij vrijwel elk kantoor waar wij over de vloer komen. Al onze collega’s worden erover bevraagd of horen verzuchtingen: “weer een formulier dat ik in moet vullen” “weet jij nog iemand?” “hoe is het bij andere kantoren?”
Een eenvoudige kant-en-klare oplossing is er niet, want het is helaas een complex probleem. Wel kunnen we kennis en ervaringen delen. Soms klein, andere ingrijpend…
In dit artikel besteden we aandacht aan de mogelijkheden van IT. En in dit artikel gaan we in op de inzet van coaching.
IT kan helpen bij het verlichten van werkdruk. Daarnaast is het noodzakelijk om IT op orde te hebben zodat medewerkers thuis of op andere plekken kunnen werken. Een workation, waarbij medewerkers werk en vakantie combineren, lijkt zeker een blijvertje. En je wilt voorkomen dat ze daarvoor naar een ander kantoor gaan.
Daarnaast helpt IT bij inhoudelijke adviezen, voorkom je omslachtige werkprocessen en verminder je daardoor werkdruk.
Dat klinkt veelbelovend en als een uitdaging. In tijden van drukte zit je niet te wachten op veranderingen. Maar laten we toch eens kijken welke stappen je kunt nemen. Ik heb de tips opgesplitst in 2 categorieën: basis (oftewel het laaghangend fruit). In de volgende nieuwsbrief ga ik in op de meer geavanceerde (zaken die je alleen kunt doen als je de basis goed hebt staan).
Basis
Microsoft 365
De mogelijkheden met Microsoft 365 (voorheen Office 365) zijn ongekend. Naast mail, Teams, Word en Excel biedt het takenlijsten, business intelligence en software voor robotisering. De integraties tussen alle onderdelen zijn vergevorderd; hoe je daar slim gebruik van kunt maken, lees je de volgende keer.
Administraties op orde en periodiek afgesloten
Het begint bij de basis: klantadministraties moeten tijdig bijgewerkt zijn. Helaas horen we nog vaak dat het daar misgaat. In de btw-maanden moet er volop overgewerkt worden om de deadlines te halen. En dat is echt niet meer nodig in 2022. Minimale vereisten hiervoor zijn:
- een bankkoppeling;
- UBL-facturen (of scan-en-herken) inlezen;
- regelmatig de administraties bijwerken en periodiek afsluiten;
- betaling van inkoopfacturen vanuit de administratie;
- verkoopfacturen maken vanuit de boekhoudsoftware óf een koppeling waarmee de gegevens dagelijks worden ingelezen;
- RGS (referentiegrootboekschema): wil je meer met data gaan doen, dan is het implementeren van RGS noodzakelijk.
Natuurlijk maak je hierbij gebruik van slimme software zoals de vraagpostenmodule van Secure Login.
De juiste modules
Even terug naar de schoolbanken: jouw klant is een productiebedrijf waar dagelijks orders geproduceerd worden. Dan moet je je realiseren: “dit vergt meer dan het registreren van inkopen en verkopen”. Toch blijkt in de praktijk dat een passende administratie ontbreekt. Bij het jaarwerk kost het veel tijd om de juiste informatie boven water te krijgen en tussentijds ontbreekt het de ondernemer aan goed inzicht. De meeste administraties hebben koppelingen met branchespecifieke software. Hiermee krijgt jouw klant grip op zijn proces en jij de juiste informatie bij tussentijdse adviezen en de jaarrekening. Een win-winsituatie.
Digitale handtekening
Veel kantoren hebben de techniek van een digitale handtekening in huis, maar beperken het gebruik tot het ‘linken en signen’ van de publicatiestukken. Door de digitale handtekening bij alle processen te gebruiken, verkort je de doorlooptijden op kantoor. Denk hierbij aan: ondertekening door klant en accountant van opdrachtbevestiging, LOR, jaarrekening, notulen en andere overeenkomsten.
Dashboards
Tussentijdse cijfers maak je niet meer in Excel, maar laat je via dashboardsoftware genereren. Door een directe koppeling met de boekhouding voorkom je overtikwerk.
Wie gaat dit doen?
Misschien is bovenstaande een feest van herkenning, maar misschien word je ook wel moe(deloos) als je het leest. Geen idee waar je moet beginnen? Daar denken we graag over mee.
De belangrijkste tips: zorg dat je medewerkers de tijd geeft om ermee aan de slag te gaan. En kies daarbij voor medewerkers die dit echt leuk vinden. En misschien is dat wel een ander type dan je nu in dienst hebt. Dat is mooi, want daarmee word je ook aantrekkelijk voor een ander type sollicitant. We zien kantoren waar succesvol een werkstudent of iemand met een bedrijfseconomische of meer technische achtergrond wordt ingezet. En vergeet bij de start van projecten niet om klein te beginnen en de juiste klanten te selecteren.
Ja, het vergt een investering in tijd, maar het gaat zich dubbel en dwars uitbetalen. Je krijgt meer overzicht en tijd voor zaken die echt belangrijk zijn. Dat geeft jouw medewerkers de gelegenheid om echt op vakantie te gaan en hun laptop thuis te laten.
Marijke Stokvis