De proactieve accountant stelt niet alleen een prognose op als de klant daar expliciet om vraagt, maar laat het deel uitmaken van het product ‘jaarrekening’. Waarom niet? Als de prognosesoftware is gekoppeld aan de jaarrekening is deze binnen vijf minuten opgezet.

Maak zo van de bespreking van de jaarrekening ook een prima vertrekpunt om met een ruwe prognose met uw klant vooruit te kijken: waar staat de onderneming over twee jaar bij ongewijzigd beleid? En neem vanuit de prognose én in interactie met uw klant verschillende scenario’s door. Daarmee geeft u goede invulling aan de bespreking van de jaarrekening die steeds vaker wordt genoemd als een document dat zijn waarde verliest. Tevens creëert u advieskansen en wellicht een mogelijkheid tot periodieke rapportage.

Software

Ten aanzien van de software die u voor een prognose kunt gebruiken kan een driedeling worden gemaakt.

  • Excel of andere standalone tool
  • Prognosesoftware gekoppeld aan financiële administratie
  • Prognosesoftware gekoppeld aan rapportagesoftware

Excel kan geschikt zijn om een standaard prognose te genereren. Zeker als u met intelligente koppelingen gegevens kunt ophalen uit de database van het financiële pakket. Als u echter wilt variëren en verschillende scenario’s uitwerken, dan wordt het ‘een dingetje’: als snel loop je tegen bekende problemen aan, zoals foutgevoeligheid, ontbreken van standaardisatie en onmogelijkheid van serieus beheer.

Prognosesoftware gekoppeld aan de financiële administratie wordt vaak aangeboden in de vorm van een dashboard. Voorbeelden zijn: Comandi, Forecast XL, Speedbooks en Visionplanner. Zij koppelen met de meeste online pakketten en zijn in staat op basis van dagelijks actuele cijfers een verwachting te tonen. Ik zie als belangrijk aandachtspunt de afwezigheid van validatie van de gegevens waarop de verwachting dan is gebaseerd. Als op dinsdag de verkoopfacturen worden geboekt en op donderdag de inkoopfacturen, dan laat de prognose op woensdag een totaal ander beeld zien dan op vrijdag. Anders gezegd: periodeafbakening is erg belangrijk. In de praktijk zie ik trouwens ook dat er ook na periodewissel nog belangrijke posten worden geboekt.

Prognosesoftware gekoppeld aan de rapportagesoftware is voor de accountancy volgens mij een verantwoorde keuze. Dan sluit de prognose aan bij de (gevalideerde) rapportage waar u zelf bij betrokken bent of waarvoor u een verklaring hebt afgegeven. Als u kijkt naar drie van de meest gebruikte rapportagepakketten dan ziet u dat Visionplanner koppelt naar de eigen Dashboards, Audition koppelt naar Unit4 Prognose en CaseWare koppelt naar Fyndoo Advise.

Adviespunten

  • Investeer dit najaar in prognosesoftware die goed aansluit op u productiestraat (financieel => rapportage => prognose )
  • Investeer tijd in het opdoen van kennis en vaardigheden met prognoses. Het is niet moeilijk maar zonder enige kennis van de software een sluitende liquiditeitsprognose opstellen gaat u waarschijnlijk niet lukken.
  • Wellicht is het nuttig om bij het trainen een tweedeling te maken in vaardigheden die een brede groep medewerkers moet beheersen (de snelle ‘5 minutenprognose’) en het uitwerken van een uitvoerige liquiditeitsprognose die rekening houdt met seizoenspatronen en momenten van btw-afdracht en vakantiegeld.
  • Zet een aantal standaardmodellen voor de prognose op die zonder nadere bewerking kunnen worden meegeleverd naast de jaarrekening.
  • Breng in 2019 geen extra kosten in rekening voor het leveren van de snelle prognose bij alle klanten.
  • Evalueer eind 2019 wat deze actie u heeft gebracht.

Voorbeeld 5 minutenprognose uit Findoo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wilt u eens van gedachten wisselen over het gebruik van prognoses en de mogelijkheden? Neem dan contact op met Hennie Tempelman AA, h.tempelman@fullfinance.nl