Documentatie van het pep-onderzoek voor de Wwft

Tijdens dossierreviews blijkt iedere keer weer dat het zogenaamde pep-onderzoek in het kader van de Wwft onvoldoende wordt gedocumenteerd. Vaak wordt slechts de vraag of er sprake is van een pep negatief beantwoord, maar wordt het onderzoek dat is verricht om deze vraag te beantwoorden niet of nauwelijks vastgelegd. In dat geval wordt niet voldaan aan de vereisten van de Wwft op dit vlak. Hieronder gaan we daarom verder in op de juiste manier van documentatie van het pep-onderzoek in het dossier. Vooraf alvast een waarschuwing: de pep-definitie is erg uitgebreid, denk niet te snel dat het zo’n vaart niet zal lopen.

Clientonderzoek

In het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme (Wwft) heeft de Wwft-instelling een onderzoeksplicht (geen opsporingsplicht). De Wwft-instelling dient, normaliter, vóór het aangaan van een zakelijke relatie met een (potentiële) klant cliëntonderzoek te verrichten en te documenteren.

De Wwft kent drie soorten cliëntonderzoek:

  1. Vereenvoudigd (dit bestaat uit dezelfde onderdelen als een normaal cliëntonderzoek maar wordt met minder diepgang uitgevoerd)
  2. Normaal
  3. Verscherpt cliëntonderzoek (dit bestaat uit dezelfde onderdelen als een normaal cliëntonderzoek maar wordt met meer diepgang uitgevoerd. Een instelling neemt in dat geval extra maatregelen)

Politically Exposed Person (pep)

Is een cliënt of een UBO van een cliënt een Politically Exposed Person (Politiek Prominent Persoon) (oftewel: pep)? Dan doet een instelling verscherpt cliëntonderzoek. Om dus de juiste diepgang van het cliëntonderzoek te bepalen is het van belang om pep-onderzoek te verrichten. Het gaat erom dat een instelling zich afvraagt of iemand die publieke functie zou kunnen misbruiken. Dat is het risico bij peps.

De Wwft stelt extra eisen aan instellingen die met een pep te maken hebben. Een instelling moet eerst vaststellen of een cliënt of een UBO een pep is. Dat doet ze wanneer ze de cliënt en de UBO identificeert en hun identiteit verifieert. Een instelling verricht redelijke inspanningen om een pep te herkennen. Elke instelling moet daartoe passende risicobeheersystemen hebben. Dit is onderdeel van het risicobeleid van een instelling.

De risicobeheerssystemen omvatten op risicogebaseerde procedures. Hierbij kan men denken aan het volgende:

  1. Een instelling zou bijvoorbeeld, eenmalig bij aanvang van de zakelijke relatie, in een specifiek formulier voor cliëntonderzoek een lijst met prominente publieke functies (zie hiervoor: https://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/prom-pub-funct-def-politiek-prom-pers-tz0181z1fd.pdf) kunnen opnemen. Ze vraagt dan haar cliënten de functies aan te kruisen die zij en hun directe familieleden bekleden en, voor zover bij cliënten bekend, de functies die hun UBO en diens directe familieleden bekleden. De instelling zou ook de cliënt kunnen vragen om een zogenaamde ‘niet-pep-verklaring’ (met als bijlage de hiervoor genoemde pep-functielijst) af te geven en deze samen met de vastlegging van het cliëntonderzoek te archiveren in het permanente dossier (aan het eind van dit artikel is een voorbeeld van een niet-pep-verklaring opgenomen). Jaarlijks zou men de cliënt, in de bevestiging bij de jaarrekening, kunnen laten verklaren dat er in de niét-pep status geen wijzigingen zijn opgetreden.
  1. Een instelling controleert altijd de namen van de cliënt en de UBO. Dit zou men als volgt kunnen doen:
    1. met behulp van een database van business information providers. Van een instelling wordt verwacht dat zij zich op verschillende informatiebronnen baseert. Voor zover bekend baseren business information providers zich al op verschillende bronnen;
    2. Voor kleinere kantoren die normaliter niet veel buitenlandse relaties hebben, is een database van business information providers mogelijk een te dure oplossing. Een internetcheck met behulp van een zoekmachine volstaat dan vaak ook.

Ook dit onderdeel van het pep-onderzoek dient te worden gedocumenteerd om daarmee, achteraf, aan te kunnen tonen dat men voldoende pep-onderzoek heeft verricht. Wat het vastleggen van de internetcheck betreft, zou een digitale pdf-print van de zoekresultaten kunnen worden opgenomen in het dossier.

Henk Mentink

Publicatiedatum: 8 februari 2023

Voorbeeld niet-pep-verklaring

A. Ondergetekende verklaart hierbij dat:

  • Hij of zij;
  • Zijn of haar relaties in de eerste lijn zijnde:
  • de echtgeno(o)te of een persoon die als gelijkwaardig met de echtgeno(o)te wordt aangemerkt
  • een kind, de echtgeno(o)te van dat kind of een persoon die als gelijkwaardig met de echtgeno(o)te van dat kind wordt aangemerkt;
  • de ouders

Momenteel of maximaal 1 jaar terug, geen van onderstaande functies heeft uitgeoefend (zie ook eerder in dit artikel genoemde lijst):

  • staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris;
  • parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan;
  • lid van het bestuur van een politieke partij;
  • lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie;
  • die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat;
  • lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank;
  • ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten;
  • lid van het leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam of bestuurslichaam van een staatsbedrijf;
  • bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie

B. Tevens verklaart hij/zij geen naast geassocieerde van een voormelde functionaris te zijn.

Onder ‘naast geassocieerde’ wordt in dit kader verstaan:

  • Een natuurlijke persoon van wie bekend is dat deze met een politiek prominente persoon de gezamenlijke uiteindelijk belanghebbende is van een juridische entiteit of een juridische constructie, of die met een politiek prominente persoon andere nauwe zakelijke relaties heeft;
  • Een natuurlijke persoon die de enige uiteindelijk belanghebbende is van een juridische entiteit of juridische constructie waarvan bekend is dat deze is opgezet ten behoeve van de feitelijke begunstiging van een politiek prominente persoon.

Voor akkoord,

Datum, ……………………………………… 2023