Bij menig accountantskantoor horen we over hoge werkdruk, tijdsgebrek, veel nieuwe regelgeving, extra eisen, we kunnen geen nieuwe mensen krijgen. Kortom: druk, druk, druk.

Hieronder volgt een tip waaraan je elke dag opnieuw veel plezier kunt beleven en per saldo ook nog eens tijd bespaart.

Leer goed werken met je gereedschap

Ondanks de drukte maak je wat tijd vrij om het gereedschap dat je het meest gebruikt (nog) beter te leren kennen. Je hoeft niet alle details te beheersen, maar met name de functionaliteit die jij dagelijks gebruikt. Door een tijdsinvestering van enkele uren kun je snel vijf minuten per dag aan werkzaamheden besparen. Daardoor heb je na een jaar al een positief rendement van enkele honderden procenten en ontstaat er extra tijd.

Windowsverkenner

De meeste gebruikers van software hebben zelf geen directe invloed op de keuze van de software die zij gebruiken. Als de organisatie ervoor gekozen heeft om gezamenlijke bestanden op te slaan op een F:\drive onder de paden Data\Documenten\Clienten\Vestiging\Afdeling\Klant\Jaar\2022 moet de gebruiker het daar opslaan.

Met enige regelmaat zie ik mensen die een bestand willen openen het hele pad van F:\Data langsklikken met de Windowsverkenner om uiteindelijk bij het Excelbestand te komen in de 2022-map. Niet eenmaal, maar meerdere keren achtereen. Misschien heb je nooit gehoord van ‘snelle toegang’ en ‘vastpinnen’? Kan zijn: maar daarmee heb je de eerste vijf minuten tijdwinst per dag vermoedelijk al te pakken.

Uiteraard kun je op meerdere manieren werken. Je kunt ook vanuit de software een zoekterm ingeven.

Ook hiervoor geldt dat dit een stuk beter werkt dan met de Windowsverkenner.

Excel

Excel kan veel, heel veel. Voor de meeste gebruikers in de accountancy zijn de basisfuncties echter genoeg. Heel vaak zijn deze te vinden onder de rechtermuisknop. Reserveer eens wat tijd om de mogelijkheden die daaronder zitten te bestuderen.

Wat bijvoorbeeld erg nuttig is voor een gebruiker in de samenstelpraktijk:

Selecteer met de rechtermuisknop de gehele kolom van een saldibalans en check rechtsonderin of de som 0 is.

Helaas zie ik nog regelmatig dat onder de kolom een formule getypt wordt om het evenwicht te checken en dit te herhalen voor de naastgelegen cijfers van het voorgaande jaar. Als je dit bij elke jaarimport opnieuw doet, ben je weer enkele minuten per dag kwijt.

Stap overslaan?

Wij hebben ons bij deze tip “Leer goed werken met je gereedschap” beperkt tot één los onderdeel, alleen Excel. Als we nog iets verder kijken naar het doel van deze activiteit kunnen we misschien nog wel weer enkele minuten besparen.

Vanuit de financiële administratie maakten we een export naar een XLSX-bestand, deze cijfers hebben we afgerond op gehele euro’s om vervolgens te checken of de saldibalans nog in evenwicht is. De volgende stap is deze inlezen in onze rapportagetool.

Als we onze gereedschapsbak wat beter kennen, zien we een mogelijkheid om de financiële administratie direct te koppelen aan de rapportagesoftware. Nu zijn we goed bezig. In plaats van sneller te werken met Excel slaan we deze hele export-importstap over.

Voor vandaag hebben we wel weer genoeg tijd bespaard. Volgende keer meer.

Hennie Tempelman AA

Publicatiedatum: 8 maart 2023