Kantoren worden regelmatig getoetst. Door de AFM, SRA of NBA. Iemand van buiten je organisatie komt kijken of je het wel goed hebt gedaan het afgelopen jaar. Dat voelt best ongemakkelijk. Na de toetsing moet het getoetste kantoor bij een negatief oordeel flink aan de slag. De kwaliteit moet op het gewenste niveau komen. Dat geldt zowel voor WTA-vergunninghouders die wettelijke controles verrichten als voor kantoren die samenstellen. Als de kwaliteit te wensen overlaat begint een traject om daar in de toekomst verbetering in aan te brengen.
In dit artikel ga ik in op het vervolgtraject na een toetsing om ervoor te zorgen dat de verbeterpunten aangepakt worden, waaronder een goede ‘root cause analysis’.

De toetsing

Bij een toetsing wordt nagegaan of de dossiers van voldoende kwaliteit zijn en voldoende basis vormen voor de verklaring. De toetser legt zijn bevindingen vast in een reviewlijst en trekt een conclusie over het dossier. De accountant van het getoetste dossier krijgt de mogelijkheid via hoor-en-wederhoor te reageren op de bevindingen van de toetser. Het is van belang om hiervan gebruik te maken zodat het eindoordeel van de toetser is gebaseerd op de juiste bevindingen. Een negatief eindoordeel betekent meestal dat binnen één jaar een hertoetsing volgt. Bij herhaaldelijk onvoldoende uitkomsten en het niet constateren van verbeteringen kan dit nog verder gaan. Denk aan een boete, tuchtzaak of intrekken van de WTA-vergunning.

De follow up van de toetsing

De toetsers verzoeken naar aanleiding van een negatieve einduitslag een verbeterplan op te stellen. Een verbeterplan is niet in het belang van de toetser maar in het belang van het getoetste kantoor. Hiermee wordt beoogd acties te ondernemen om ervoor te zorgen dat de dossiers van het gewenste niveau zijn.
Ik adviseer een goede ‘root cause analysis’ (oorzakenanalyse) uit te voeren en daaraan gekoppeld acties waardoor de geconstateerde issues worden weggenomen of op zijn minst gemitigeerd. Door een goede ‘root cause analysis’ wordt de achterliggende oorzaak van een bevinding duidelijk en door dit aan te pakken moet voorkomen worden dat de bevinding weer voorkomt. Hieronder ga ik in op de root cause analysis en daaraan gekoppeld het verbeterplan.

Ik adviseer om ook bij een positieve toetsing naar de bevindingen van de toetser te kijken en daaruit verbeterpunten te destilleren. Door dezelfde root cause analysis wordt bewerkstelligd dat maatregelen worden genomen om deze bevindingen in de toekomst te voorkomen en hiervan te leren.

Verder zijn niet alleen de leerpunten uit een externe dossiertoetsing relevant maar ook die uit interne dossierreviews. Door het delen van de uitkomsten en het verbeterplan leert de rest van de organisatie waar het is misgegaan. Dit kan bijvoorbeeld door dit mee te nemen in de periodieke vaktechnische overleggen.

Wat houdt de root cause analysis in?

Een root cause analysis is een analyse van de bevindingen waarbij de achterliggende oorzaak wordt achterhaald. Hiermee wordt voorkomen dat niet de symptomen worden bestreden maar juist de oorzaak van het ontstaan.
Bijvoorbeeld als bij de toetsing blijkt dat de waardering van onderhanden projecten onjuist was. Als handvat wordt meegegeven 5 keer de vraag ‘waarom’ te stellen om de root cause te achterhalen. Dat kunnen overigens ook meer vragen zijn.

Ter illustratie hieronder een voorbeeld.

1- Waarom is de waardering onjuist? Antwoord: het team heeft dit onvoldoende beoordeeld

2- Waarom heeft het team de waardering onvoldoende beoordeeld?
2.a De assistent had te weinig kennis en
2.b De accountant had te weinig tijd om goed het werk van de assistent te beoordelen

3-
3.a Waarom had de assistent te weinig kennis?
3.a.1 De assistent is niet voldoende opgeleid en
3.a.2 De assistent krijgt te weinig training on the job

3.b Waarom had de accountant te weinig tijd?
De accountant heeft het erg druk door de veelheid aan klanten die hij tegelijkertijd moet afwikkelen

4-
4.a.1 Waarom had de assistent te weinig opleiding?
Er zijn nog geen interne trainingen georganiseerd over dit onderwerp?
4.a.2 Waarom had de assistent te weinig training on the job?
De accountant heeft het te druk door de hoeveelheid aan klanten die hij tegelijkertijd moet afwikkelen
4.b Waarom heeft de accountant het te druk met de veelheid aan klanten die hij tegelijkertijd moet afwikkelen?
Er is een capaciteitsprobleem

5-
5.a.1 Waarom zijn er nog geen interne training verzorgd over dit onderwerp?
Het opleidingsplan moet nog ontwikkeld en uitgerold worden
5.a.2/5.b Waarom is er een capaciteitsprobleem?
Er zijn te veel opdrachten aanvaard in de drukke periode

6- 6.a.1. Waarom moet het opleidingsplan nog ontwikkeld en uitgerold worden?
Er is voor gekozen dit intern te organiseren. Er is een capaciteitsprobleem waardoor degenen die hiervoor verantwoordelijk zijn, hier niet aan toekomen.

Wat blijkt uit deze exercitie is dat hoe dieper je graaft hoe duidelijker het wordt waar de oorzaak ligt van het oorspronkelijke ‘probleem’ dat uiteindelijk leidt tot de symptomen (onvoldoende kwaliteit). Het echte probleem zal waarschijnlijk tot nog meer symptomen leiden die bij andere toetsingen naar voren kunnen komen. In dit voorbeeld is er een capaciteitsprobleem dat momenteel niet onbekend is in de accountancy en is er onvoldoende aandacht voor de opleiding van medewerkers, eveneens ingegeven door een gebrek aan capaciteit in combinatie met de keuze om dit intern te organiseren.

Na het uitvoeren van de root cause analysis is het zaak om maatregelen te plannen en te nemen waardoor het achterliggend probleem opgelost wordt. Denk bijvoorbeeld aan het zorgen voor een betere spreiding van opdrachten, een tijdelijke stop in het aannemen van nieuwe klanten, aanpassen van de planning, het op tijd aantrekken van vaste of tijdelijke krachten van het juiste niveau voor de piekperiode waardoor de accountant voldoende tijd heeft om te reviewen en de kwaliteit van het werk van zijn team te beoordelen en bij te sturen, zodat er voldoende training on the job is.

Met bovenstaande maatregelen zou wellicht ook de druk weggenomen kunnen worden zodat het opleidingsplan van de grond komt. Daarnaast zou nagedacht kunnen worden over het extern laten verzorgen van opleidingen. Dat haalt de druk weg bij de eigen organisatie.

Mochten jullie nog vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, dan kun je contact opnemen met mij of een van mijn collega’s.

Yahya Latif RA