Betaalt u nog met een pinpas? Of gebruikt u al Apple Pay? En…bevalt dat?

Wie had 20 jaar geleden verwacht dat we met onze mobiele telefoon, een vingerafdruk en gezichtsherkenning zouden betalen? Het nut en de noodzaak van de mobiel was toen niet zichtbaar, laat staan dat we ermee zouden fotograferen, e-mailen en betalen.

Accounttech

Maar hoe makkelijk we privé nieuwigheden omarmen, zo moeizaam gaat dat in onze dagelijkse praktijk. Ik moest hieraan denken toen ik half november de uitkomsten van de werkgroep Accounttech las. 55% van de correspondenten vindt dat hij/zij gemiddeld gebruikmaakt van IT en maar liefst 38,5% is terughoudend met het gebruik van IT. Oorzaak: ‘we’ voelen ons belemmerd door gebrek aan kennis en ervaren een gebrek aan veranderingsbereidheid. We zien er blijkbaar als een berg tegenop om met IT in de accountancy aan de slag te gaan. Gelukkig hoor ik bij de 6,5% die IT en accountancy graag combineert. Ik help u daarom een eindje op weg.

Veranderen is lastig

In de korte periode dat ik bij Full•Finance aan de slag ben, heb ik dé sleutel tot succes niet gezien. Wel zie ik dat het gras bijna overal even groen is. Iedereen worstelt met hetzelfde vraagstuk en ervaart dat veranderen lastig is. Kantoren met een kleinere omvang en nieuwe kantoren slaan de slag snel. Zij zijn flexibel en gaan ervoor.

Maar wat nu als u inderdaad kampt met een gebrek aan kennis en veranderingsbereidheid? Als u nog een enorme slag te maken hebt en hierin een aantal vestigingen en medewerkers in allerlei leeftijdsgroepen meeneemt? Dan ligt de start bij collega’s met een jonge, frisse blik. Zij zijn vaak graag bereid om zich te verdiepen in nieuwe software. Een rondje langs leveranciers, en een kop koffie bij een meer vooruitstrevend collega-kantoor is dan een eerste stap. En onze kennis en ervaring delen we natuurlijk ook graag. Want als je niet weet wat er mogelijk is, is het lastig om een goede keuze te maken. Dankzij de pushmelding in mijn bankapp wist ik dat ik kon gaan betalen in de supermarkt. Zonder dat bericht, gebruikte ik nog dagelijks mijn pinpas. Niks mis mee, maar ik zou het nu niet meer willen missen.

Proces en People

En dan? Als er eenmaal een keuze is gemaakt voor een ander product, dan komen 2 andere P’s om de hoek kijken: proces en people. Nieuwe software klakkeloos in het huidige proces implementeren, dat is onverstandig. Mijn telefoon past namelijk niet in de chiphouder op het pinapparaat. Grijp daarom de introductie van nieuwe software aan om processen te optimaliseren. We begeleiden dat soort optimalisaties vaak en kijken dan mee naar de grootste ergernissen en pakken ze aan. Niet alles tegelijk, maar met een gedegen plan zodat helder is waar je naartoe gaat.

Tot slot, of eigenlijk vanaf het allereerste begin, is het belangrijk om gebruikers mee te nemen in de verandering . Een van mijn collega’s verwoordde het onlangs bij de start van een project erg mooi: de grootste uitdaging bij implementatietrajecten zit tussen het bureaublad en de rugleuning. Staan mensen sceptisch in een project? Begrijpen ze niet waarom verandering noodzakelijk is? Dan is de kans groot dat het project niet slaagt. Kies daarom enthousiaste collega’s uit voor de pilot en vergeet ook de kritische mensen niet. Daarbij is het belangrijk dat ‘the tone at the top’ ook aansluit bij de ingeslagen weg. Want zodra iedereen ziet wat de nieuwe werkwijze toevoegt, dán gaat veranderen ineens vanzelf.

Waar beginnen?

Begin niet met de introductie van Block Chain of algoritmes, dat is inderdaad best ingewikkeld. Voor de accountancypraktijk is de digitale handtekening en het gebruik van Prepared By Client-lists wel erg relevant en daar is goede software voor beschikbaar. Die introductie levert ook nog eens snel voordeel op. En uiteraard is een goede wasstraat voor administratieve dienstverlening van belang. Daar schreef mijn collega Age Lammers al eens over. Lees hier zijn artikel.

Hoort u de volgende keer bij de groep accountants die volop met IT aan de slag is? Of is het tijd voor een inspirerende kop koffie? Neem gerust contact op.

Marijke Stokvis AA: m.stokvis@fullfinance.nl

Publicatiedatum: 27 november 2019