Door: Bibi van den Bragt AA RA

In een reeks artikelen hebben mijn collega’s hun kijk gegeven op het (weer) doen van de financiële administratie anno 2017 door een accountantskantoor. In dit artikel doe ik ook een duit in het zakje waar het gaat om de voordelen van het doen van de financiële administratie voor uw cliënt. De voordelen die mijn collega’s schetsen gaan vooral over cliënttevredenheid door slimme ict, data-analyse, meer aandacht voor de cliënt en standaardisatie. Mijn bijdrage gaat over de voordelen die doorwerken in het samenstelproces. Met een goede financiële administratie is de basis voor efficiënt samenstellen al gelegd, dat is mijn boodschap. In dit artikel geef ik een aantal voorbeelden van keuzes die u kunt maken om te voldoen aan Standaard 4410 Samenstellingsopdrachten en NBA-Handreiking 1136 door bij de financiële administratie hierop al voor te sorteren.

Documentatie administratieve werkzaamheden

Voor de samenstellingsopdracht geldt Standaard 4410 en handreiking 1136. Voor administratieve dienstverlening is er geen standaard om toe te passen, alleen de Verordening Gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Dat betekent dat bij deze werkzaamheden onder andere de vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en professionaliteit gewaarborgd moeten zijn. Die waarborgen kunnen simpelweg bestaan uit het aanleggen van een (digitaal) dossier met daarin een samenvatting van de verrichte werkzaamheden, aantekeningen van besprekingen met de cliënt en documenten die door het jaar heen al verzameld worden voor de jaarrekening en de aangifte vennootschapsbelasting. Maar de verzamelde informatie is in samengevatte vorm goed te gebruiken voor het samensteldossier. En vergeet niet: u mag naar het administratiedossier verwijzen vanuit uw samensteldossier, dus dubbel vastleggen is niet per se nodig.

Kennis van de cliënt

Een belangrijk onderdeel van de samenstellingsopdracht is de beschrijving van de cliënt, met daarbij aandacht voor de administratieve processen en de kwaliteit van de uitkomsten daarvan. Essentie van de samenstellingsopdracht is dat de accountant de concept-jaarrekening doorneemt, met daarbij in het achterhoofd de kennis van de cliënt, zodat de accountant mogelijke fouten in de jaarrekening daarmee kan ontdekken. Wanneer er bij de administratieve dienstverlening veel kennis en informatie wordt verzameld, waarmee duidelijk wordt dat er geen of weinig significante aangelegenheden zijn, kan er een  ‘dun’ samensteldossier worden aangelegd. Met dun bedoel ik dan: een dossier dat voldoet aan de dossiervereisten uit handreiking 1136. Maar met dun bedoel ik niet een samensteldossier dat van elke post een specificatie, een werkprogramma per post en een conclusie per post bevat. Want met de kennis van de cliënt kunt u keuzes maken ten aanzien van de posten waaraan u bij het samenstellen aandacht besteedt.

Schattingen

Wanneer de accountant tijdens het samenstellen de cliënt helpt met het maken van schattingen, moet dat in het samensteldossier worden gedocumenteerd. Maar wat is in het kader van samenstellen een schatting? Het kiezen van afschrijvingstermijnen voor investeringen? Het kiezen van een systematiek voor de voorziening incourante voorraden? De omvang van de oudedagsverplichting? De accountant kan ervoor kiezen om schattingen die wat beperkter van impact zijn of die vaker voorkomen (zoals afschrijvingstermijnen) tijdens de administratieve dienstverlening met de cliënt af te stemmen en dit ook als zodanig te beschrijven bij de kennis van de cliënt. Daarmee kan tijdens het samenstellingsproces worden gefocust op de belangrijke schattingen, van posten van grote omvang of met grote onzekerheden. Daarmee verplaatst u een deel van het samenstelwerk naar een ander moment in het jaar en beperkt u de documentatie in het samensteldossier tot de belangrijkste zaken. En door gedurende het jaar al te kijken naar de verwerking van investeringen neemt ook de kwaliteit van de tussentijdse cijfers nog eens toe!

Meer weten?

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de synergie-effecten die u kunt bereiken met een optimaal proces van administratieve dienstverlening en samenstellen. Liever nog dan enkele voorbeelden geven, kijken wij op uw kantoor mee waar in uw situatie efficiencyslagen te realiseren zijn. Neemt u voor meer informatie daarover contact op met ons, via ons secretariaat.