Gebruik van gereedschap: wat is juist?

Vraag het aan een vakman (of vakvrouw natuurlijk) en je zult het horen: om de klus goed te klaren hebt u het juiste gereedschap nodig. En kijk de folders van de bouwmarkten er maar eens op na: als je een klus (of project) goed wilt uitvoeren, moet je echt het juiste gereedschap hebben. En als je het nog niet hebt, dan willen ze het uiteraard graag verkopen……

Er ligt hier een mooie parallel met accountancy: ook in de accountancy is juist gereedschap van het grootste belang. En zoals de timmerman meerdere hamers in zijn gereedschapskist heeft zitten, heeft een gemiddeld kantoor zijn kist ook gevuld met meerdere ‘gereedschappen’ in de vorm van software (en hardware). En zo nu en dan is de ‘hamer’ versleten en gaat het kantoor op zoek naar een nieuw stuk gereedschap. Niet altijd een makkelijk traject, dat zullen de meesten van u wel eens ervaren hebben. Wij helpen u hier overigens graag bij als dat nodig is. Dit artikel gaat niet over de keuze voor het juiste gereedschap, maar over een andere vorm van juist gereedschap.

Naast het selecteren van de juiste tooling in de vorm van software (inclusief de cloudoplossingen) is namelijk het juist leren hanteren van het gereedschap misschien wel minstens net zo belangrijk. Om echt profijt te kunnen hebben van die mooie tools, moeten wij wel leren hoe wij deze op de beste manier hanteren. De hamer in de handen van een vakman levert vaak een veel beter en mooier eindresultaat op dan diezelfde hamer in de handen van een leek. En wanneer er nieuwe manieren zouden zijn om met dezelfde krachtsinspanning een spijker ergens dieper of rechter in te kunnen slaan, dan zou de timmerman toch verstandig zijn om deze manier van werken zich ook eigen te maken? Als iedere spijker er een paar seconden sneller in gaat, dan kan dat op een heel huis best wat tijd opleveren…..

U voelt hem al aankomen: het juist gebruiken van de tooling binnen het accountantskantoor kan u helpen om de klus beter te klaren. Heb ik op kantoor nog het beste proces om te volgen of zijn er inmiddels nieuwere manieren (scan-herken, ubl en bankkoppelingen versus handmatig verwerken van de financiële administratie)? Is de kennis van mijn mensen afgestemd op wat het gereedschap van vandaag kan; of werken zij nog met de ‘hamer’ zoals zij dat altijd hebben gedaan terwijl de ‘hamer’ inmiddels veel meer kan?

Als u dan toch over deze vragen gaat nadenken, denk dan ook eens na over de vraag of uw software nog steeds ten volle benut wordt. Toen u hiermee ging werken is de implementatie ongetwijfeld optimaal uitgevoerd. Maar hoeveel versies van de software bent u verder? En hebt u of ‘een van de uwen’ alle releasenotes altijd doorgeworsteld en de inrichting hierop aangepast? Of kan het zijn dat er in het juiste gebruik van de software ook nog winst te behalen is?

Bij Full•Finance is er veel ervaring met het optimaal implementeren van software en verbeteren van (geautomatiseerde) processen op uw kantoor. Wilt u hierover eens met ons van gedachten wisselen, neem dan contact op met Arjan Gelderblom, Henk Aardoom of Martijn Kriek.

2018-09-13T10:09:05+00:00