Bij gemengde kosten moet je denken aan de kosten van voedsel, drank en genotmiddelen, maar ook representatie- en verblijfkosten. Deze bevatten een gedeeltelijk privékarakter en zijn daarom ook maar deels aftrekbaar[1]. Loonkosten zijn daarentegen voor 100% aftrekbaar. Hoe werkt dat dan uit als het gemengde kosten voor het personeel betreft?
Op basis van de cao betaalt een werkgever daggeldvergoedingen aan haar chauffeurs. In beginsel is dit loon, maar door de werking van de gerichte vrijstelling hoeft daarover geen loonbelasting ingehouden te worden. Voor de winstbelasting wordt deze daggeldvergoeding gezien als reis- en verblijfkosten omdat de vergoeding wordt verstrekt voor de kosten die een chauffeur onderweg moet maken en valt deze onder de aftrekbeperking, aldus het Hof Amsterdam[2]. Loonkosten zijn alleen voor 100% aftrekbaar als er over dit loon daadwerkelijk belasting is betaald (als de vergoeding als loon bij de werknemer is verloond, of als het loon door de werkgever is aangewezen voor de werkkostenregeling en wordt belast met 80% eindheffing bij overschrijding van de vrije ruimte).
Dat was bij de transportondernemer niet het geval, omdat de daggeldvergoeding was ondergebracht in de vrije ruimte van de werkkostenregeling en de vrije ruimte niet werd overschreden.
Een recente uitspraak[3] gaat over een ondernemer met een supermarkt, en gaat het om verstrekkingen van (op de werkplek) genuttigde maaltijden, consumpties, personeelsfeesten en werkkleding, waarvan de vergoedingen en verstrekkingen deels cao-gerelateerd zijn.
Wederom komt de vraag op of deze kosten onder de aftrekbeperking vallen (de ondernemer: nee, het zijn loonkosten en dus volledig aftrekbaar, de inspecteur: ja en beperkt aftrekbaar)
Het Hof ’s-Hertogenbosch oordeelt in de lijn van het Hof Amsterdam dat de kosten voor het verstrekken van voedsel aan personeel alleen volledig (dus als loonkosten) aftrekbaar zijn als deze bij de werknemer als loon in natura in aanmerking worden genomen. In onderhavige situatie werd de werkkostenregeling toegepast en werden de maaltijden niet bij de werknemer individueel belast als loon in natura en werd de vrije ruimte niet overschreden. Het gelijk is aan de inspecteur.
Navraag bij de griffie van de Hoge Raad leert dat tegen beide uitspraken geen cassatie is ingesteld.
Blijft nog wel staan de vraag hoe de aftrekbeperking uitwerkt als een vergoeding/verstrekking is aangewezen voor de werkkostenregeling en de vrije ruimte wordt overschreden en over het surplus door de werkgever 80% loonbelasting (eindheffing) is verschuldigd. En hoe dit bijvoorbeeld uitwerkt als volledig aftrekbare kosten én gemengde kosten zijn aangewezen als eindheffingsloon (bijvoorbeeld: het kerstpakket en maaltijden).
Thuiswerkvergoeding
We kennen sinds 1 januari 2022 de onbelaste thuiswerkvergoeding (Belastingplan 2022) als gerichte vrijstelling (2022: € 2,00 en per 2023 verhoogd naar € 2,15 per thuiswerkdag). De hoogte van het bedrag is vastgesteld op basis van een in augustus 2021 afgerond onderzoek van het Nibud. Dit bedrag bestaat voor een deel uit gemengde kosten (voedsel, drank en genotmiddelen) ter grootte van € 0,95 (2022). Volgens de staatssecretaris[4] vallen ‘uitsluitend de gedeelten van de thuiswerkvergoeding die zien op “voedsel, drank en genotmiddelen” onder de aftrekbeperking gemengde kosten, waarbij voor de toedeling uit de € 2 per thuiswerkdag dan wordt aangesloten bij de Nibud-normen’. Oftewel van de thuiswerkvergoeding van € 2,00 (2022) moet € 0,95 opgenomen worden onder de gemengde kosten (koffie en thee). Ik heb nog niet kunnen achterhalen of voor 2023 hetzelfde bedrag voor koffie en thee geldt. Het Nibud heeft dit jaar de werkelijke kosten van een thuisgewerkte dag berekend op zo’n € 3 per dag. Door de gestegen energieprijzen is thuiswerken duurder geworden. Uiteraard mogen werkgevers meer kosten vergoeden, maar alleen de eerste € 2,15 per dag is gericht vrijgesteld. Het meerdere kan naar keuze individueel worden verloond, worden aangewezen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling of deels als loon van de werknemer worden belast en deels als eindheffingsloon worden aangewezen.
Meer informatie: mr. Sandra Twigt RB, s.twigt@fullfinance.nl of 055-355 99 79.
Publicatiedatum 20 september 2023
[1] artikel 3.15 Wet IB 2001 c.q. artikel 8, vijfde lid, Wet Vpb 1969
[2] Hof Amsterdam, 16 februari 2021, ECLI:NL:GHAMS:2021:651
[3] Hof ’s-Hertogenbosch 12 april 2023, ECLI:NL:GHSHE:2023:1202 (publicatiedatum 24 augustus 2023)
[4] Nnavv Kamerstukken II 2021-2022, 35927, nr. 10. p. 46-54