In deze eerste nieuwsbrief van 2019 willen wij een belangrijke wijziging in de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (RJ) onder de aandacht brengen die van toepassing is voor boekjaren die aanvangen op of na 1 januari 2019. De wijziging heeft betrekking op de verwerking van kosten van groot onderhoud in de jaarrekening. Wij hebben de indruk dat deze wijziging door alle andere nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving van de laatste tijd onderbelicht dreigt te blijven.

Voor het verwerken van kosten van groot onderhoud worden in de RJ voor boekjaren tot 1 januari 2019 de volgende mogelijkheden aangegeven:

• de kosten van groot onderhoud worden geactiveerd in de balans door deze als component te verwerken in de boekwaarde van het betreffende materieel vaste actief onder toepassing van de componentenmethode;
• voor de kosten van groot onderhoud wordt een onderhoudsvoorziening opgenomen; of
• de kosten van groot onderhoud worden ineens als kosten in de winst-en-verliesrekening verwerkt in het boekjaar waarin het groot onderhoud is uitgevoerd.

Met ingang van 1 januari 2019 is de laatstgenoemde mogelijkheid vervallen. De reden hiervoor is dat deze methode niet leidt tot een goede toerekening van lasten, omdat de kosten van groot onderhoud betrekking hebben op meerdere boekjaren en niet op een enkel boekjaar. De kosten van het betreffende materieel vaste actief worden op die manier niet toegerekend aan de periodes waarin met het actief opbrengsten worden verkregen.

Als gevolg van het vervallen van de mogelijkheid om de kosten van groot onderhoud ineens ten laste van de winst- en verliesrekening te brengen, moet er met ingang van 2019 in de situatie waarin deze methode als grondslag voor de resultaatbepaling steeds is toegepast een keuze worden gemaakt voor óf het toepassen van de componentenmethode óf het vormen van een onderhoudsvoorziening. Voor de jaarrekening ontstaat er hierdoor een stelselwijziging.

Wanneer ervoor wordt gekozen om voortaan de componentenmethode toe te passen, is het  toegestaan de stelselwijziging prospectief te verwerken. Dit wijkt af van de bestaande RJ-richtlijnen over stelselwijzigingen op grond van de overgangsbepalingen die hiervoor in de RJ zijn opgenomen en houdt in dat de componentenbenadering niet met terugwerkende kracht toegepast hoeft te worden voor reeds vóór 1 januari 2019 in de balans opgenomen activa.

Wordt ervoor gekozen de kosten van groot onderhoud voortaan via een onderhoudsvoorziening te verwerken, dan dient de stelselwijziging op de gebruikelijke manier overeenkomstig de bestaande RJ-voorschriften retrospectief te worden verwerkt.

Overigens is in IFRS ook het vormen van een voorziening voor groot onderhoud niet toegestaan omdat niet voldaan wordt aan het vereiste van het bestaan van een verplichting. Bij een kostenegalisatievoorziening, zoals de voorziening voor groot onderhoud is bedoeld, is er per balansdatum geen sprake van een in rechte afdwingbare of feitelijke verplichting. Omdat in de Nederlandse wet het vormen van een voorziening voor gelijkmatige verdeling van lasten expliciet is toegestaan in artikel 2:374 lid 1 BW, is de mogelijkheid van het vormen van een onderhoudsvoorziening wel in de RJ opgenomen.

Als voorbeelden van groot onderhoud noemt de RJ periodieke inspectie, revisie en renovatie van een actief. Dit in tegenstelling tot regelmatig voorkomende onderhoudskosten. Volgens de RJ worden regelmatig voorkomende onderhoudskosten van een materieel vast actief niet verwerkt in de boekwaarde van het actief of in een onderhoudsvoorziening. Deze kosten worden in de winst-en-verliesrekening verwerkt wanneer zij gemaakt worden. Regelmatig voorkomende onderhoudskosten betreffen onder meer de kosten van arbeid, hulpstoffen en kleine onderdelen, vaak aangeduid als ‘reparatie en onderhoud’ van het materieel vast actief. Ook is van groot onderhoud geen sprake wanneer een specifieke component van het actief wordt vervangen.

Aanvullend bepaalt de RJ nog dat de verwerking van kosten van groot onderhoud voor alle soortgelijke materiële vaste activa van een rechtspersoon op dezelfde wijze dient plaats te vinden indien de kosten van groot onderhoud voor rekening van een rechtspersoon komen.

De hier besproken wijzigingen zijn in de jaareditie 2018 van zowel de RJ (RJ 212) als de RJK (B2) verwerkt.

In een volgende nieuwsbrief gaan we nader in op een aantal bijzonderheden die zich voordoen bij het toepassen van de componentenbenadering voor groot onderhoud en het vormen van een onderhoudsvoorziening.