De afgelopen maanden zijn de interimcontroles weer gestart. Voor veel kantoren het moment om na te denken over de wijze waarop onze klanten hun gegevens voor de controle aanleveren. Het is voor ons de periode dat we met kantoren sparren over de optimalisering van dit proces. Hieronder volgt een aantal voorbeelden die wij tegen zijn gekomen en hoe wij adviseren dat op een optimale manier te doen.
Word- of Excellijst en mailen of delen
Van veel kantoren horen we dat er op basis van een Word- of Excelsjabloon een PBC (prepare by client) lijst wordt gemaakt die aan de klant wordt verzonden.
De klant verzamelt alle zaken en geeft op de lijst aan in welk bestand wat wordt aangeleverd en controleert of de gegevens volledig zijn.
Wanneer alles compleet is maakt de klant een ingepakt bestand en levert dit aan het kantoor. Hoe?
- Helaas nog wel eens door dit aan het kantoor te mailen
- Het bestand te verzenden via een service als We Transfer
- Het bestand te uploaden naar een door het kantoor verzorgde veilige locatie
- Het bestand te uploaden via een platform dat het kantoor hiervoor beschikbaar heeft
- Het bestand aan te leveren via de portalomgeving van het kantoor.
Het mag duidelijk zijn dat wij de hiervoor genoemde opties 1 en 2 zeker sterk afraden.
Vaak volgt na het aanleveren een mailwisseling om nog vragen te stellen over de juistheid en de volledigheid van de aanlevering. Helaas wordt deze mailwisseling lang niet altijd goed gedeeld met iedereen die bij de opdracht betrokken. Dat kan achteraf leiden tot tijdverlies of onduidelijkheid.
Via Teams / Sharepoint
Er zijn ook kantoren die werken met een inrichting in hun Microsoftomgeving waar klanten de mogelijkheid hebben om de bestanden in de Teamsomgeving van het kantoor aan te leveren en de chat te gebruiken om over de aangeleverde zaken te communiceren.
Dit vraagt wel de nodige aandacht voor het beheren van de toegang tot Teams en/of de kanalen. Het beheer is dan ook een uitdaging bij deze manier van werken.
Er kan natuurlijk van alles worden geautomatiseerd in deze omgeving maar dat is dan vaak los van het crm-systeem van het kantoor. Dit resulteert in een stuk extra beheer en inrichting voor dit specifieke onderwerp.
Het gebruik van een specifieke PBC-oplossing
Gelukkig zijn er ook oplossingen voor dit proces ontwikkeld. Die maken het mogelijk de uitvraag te laten plaatsvinden op basis van een standaardinrichting die al door de leveranciers beschikbaar wordt gesteld. Deze standaardinrichting kan zowel op kantoorniveau als op klantniveau worden aangepast. De vragenlijsten in deze oplossingen kunnen intelligent worden gemaakt zodat bij het invullen van een checklist de uit te vragen zaken worden gefilterd op basis van de antwoorden in de checklists. Op deze manier ontstaat er een klantspecifieke vragenlijst die vervolgens nog kan worden aangepast en uitgebreid.
Vervolgens kan de vragenlijst dan via het PBC-platform worden opengesteld voor een of meerdere medewerkers van de klant. In een omgeving waar klant en kantoor samenwerken worden de vragen beantwoord, geaccepteerd of teruggestuurd en uiteindelijk verwerkt in het controledossier.
Afhankelijk van de gekozen oplossing en de mogelijkheid die te integreren in het door het kantoor gebruikte applicatielandschap kan de applicatie worden geïntegreerd met de crm, samenstel- en controlesoftware van het kantoor.
Zowel de klant als het kantoor houden duidelijk inzicht in de status en de communicatie over de aanlevering. Het kantoor kan gemakkelijk medewerkers toegang geven tot de aangeleverde stukken en alle communicatie rondom deze gegevens en bestanden.
Wanneer u een keer wilt sparren over uw PBC-proces, neem dan gerust contact op met Martijn Kriek RA AA of Henk Aardoom.