Op welke manier selecteer of kies je (applicatie)software? Deze vraag is actueel in een tijdperk waarin Windows-software steeds meer wordt vervangen voor online (webbased) applicatiesoftware. Een vraag die kantoren verschillend beantwoorden. In het vorige artikel schreven wij dat het antwoord op de vraag o.a. afhankelijk is van hoe je omgaat met werkelijkheid en ideaal. In dit artikel meer over een andere vermeende tegenstelling: subjectief – objectief. Wij beantwoorden vragen als: Waarom zou je een keuze voor nieuwe software moeten objectiveren en hoe kom je tot een werkbare en praktische maar toch objectieve keuze van software?

Het selecteren van software kun je op de volgende twee manieren doen.

• Subjectief: Je nodigt een of meerdere softwareleveranciers uit en laat ze een demonstratie van de toepassing geven. Op basis van deze flitsende demo’s, de vriendelijkheid van de verkopers en de prijs (offerte) kies je voor een bepaalde leverancier en de software. Dit is een gemakkelijke en snelle manier om een softwarepakket te selecteren. Het gevolg van deze manier van kiezen is wel dat je een risico loopt een onjuiste keuze te maken. Immers, een goede verkoper kan als geen ander die functionaliteit demonstreren die hij wil laten zien, maar de vraag is of deze functionaliteit ook voor jou belangrijk is. En een verkoper is zeer vriendelijk zolang er zaken gedaan kunnen worden, maar hoe is hij na het sluiten van de deal? (Ik geef toe, ik pas hier enige mate van stereotypering toe.)
• Objectief: Een andere manier is het beschrijven van de huidige en gewenste functionaliteit, het minutieus onderzoeken van de beschikbare functionaliteit van de software, het onder een vergrootglas leggen van de mogelijk te kiezen leveranciers, het in kaart brengen van trends en ontwikkelingen zowel op ict-gebied als over de branche, het expliciet maken van de strategische koers van het kantoor en het voeren van (referentie)gesprekken met bestaande gebruikers van die leveranciers om vervolgens dit onderzoek te verwerken in een ‘dik’ rapport met daarin verwoord een (principe)keuze voor een bepaald softwarepakket met bijbehorende leverancier. Deze manier van kiezen vergt veel doorlooptijd en vraagt vele uren aan onderzoeks- en schrijfwerk. Veel kantoren kunnen en willen deze tijd daarvoor niet beschikbaar stellen. Een voordeel van deze aanpak is dat je het risico van een onjuiste keuze op deze manier minimaliseert.

Deze twee alternatieven zijn twee uiterste posities: een subjectieve keuze versus een objectieve keuze. Voor het doen van een subjectieve keuze is ondersteuning vanuit Full•Finance niet nodig. Wij worden vaak ingeschakeld als een accountantskantoor wel aanvoelt dat een subjectieve keuze te veel risico’s met zich meebrengt. In overleg met een kantoor stellen wij dan een pragmatische aanpak voor waarbij het subjectieve in een pakketselectie wordt geminimaliseerd en de keuze zoveel mogelijk wordt geobjectiveerd zonder daarbij uit te komen bij die uiterste positie van een ‘volledig’ objectieve keuze.

Als je met ons hierover van gedachten wilt wisselen of ondersteund wilt worden bij het selecteren van software, neem dan contact met ons op: 055-355 99 79.

Publicatiedatum: 8 januari 2020