Horizontale en verticale consolidatiestaat

De implementatieconsultants van Full Finance komen met name bij klanten in accountancy over de vloer. Soms wordt hun deskundigheid m.b.t. het inrichten van software ook ingezet bij (middel)grote bedrijven. Bijvoorbeeld wanneer het jaarrekeningsoftware zoals CaseWare betreft. Hiermee worden naast enkelvoudige jaarrekeningen ook de geconsolideerde jaarrekeningen uitgewerkt die object zijn van controle door een onafhankelijk accountant.

Vanuit die insteek zitten wij dan ‘aan de andere kant van de tafel’. Wij krijgen soms te maken met vragen en opmerkingen die de accountant aan de onderneming stelt.

In deze casus wil ik wat nader ingaan op de opmerking van een accountant met als strekking: “De consolidatiestaat is niet te controleren. Ik verwacht een sluitend verband tussen grootboekrekening uit de financiële administratie en de jaarrekeningpost. Dat is hier niet geval.”

Horizontale consolidatiestaat

Wat is hier aan de hand? De accountant gebruikt de horizontale consolidatiestaat voor zijn controle en verwacht dat de grootboekrekeningen per entiteit leiden tot de geconsolideerde balanspost. Hij gaat dan voorbij aan het element van ‘flippen’ van posten die deel uitmaken van het werkkapitaal. Daardoor komen er verschuivingen voor van debet naar credit. Bij een complexe consolidatie kan het soms lastig zijn de totale impact van het flip-effect in beeld te krijgen.

Eenvoudig voorbeeld

Wij hebben hiervoor een aantal hulpdocumenten gemaakt:

  1. Horizontale consolidatiestaat Vaste Activa.
  2. Horizontale consolidatiestaat Langlopend vermogen
  3. Horizontale consolidatiestaat Netto werkkapitaal.

Het totaal van deze drie consolidatiestaten is nul.

De aansluiting van de eerste twee consolidaties vanaf de afzonderlijke entiteiten naar de consolidatie is 100%.

De aansluiting van de consolidatiestaat netto-werkkapitaal is op totaalniveau nul, maar laat verschuivingen zien tussen de afzonderlijke posten. Hiermee is feitelijk de aansluiting van grootboekrekening naar consolidatie vast te stellen.

Om de verschuivingen en de impact op het balanstotaal nog meer in detail te kunnen verklaren, hebben we binnen het werkkapitaal een onderscheid gemaakt tussen enerzijds ‘rekeningen die kunnen flippen’ en anderzijds ‘rekeningen die niet flippen’. Het overzicht van ‘rekeningen die kunnen flippen’ zijn feitelijk presentatieboekingen die de software automatisch maakt.

Verticale consolidatiestaat

Bij de verticale consolidatiestaat zijn er geen kolommen met de entiteiten, maar staan alle regels onder elkaar.

Hoewel er over het algemeen geen redenen zijn om een verticale consolidatiestaat te gebruiken vanwege met name het grote aantal regels onder elkaar, kan dit overzicht in deze casus naast de horizontale consolidatiestaat zeker zijn nut bewijzen. Dit overzicht geeft immers wel vanaf grootboekrekening een aansluiting naar het geconsolideerde balanstotaal.

Misschien goed om te weten dat de verticale consolidatiestaat meestal wel voorkomt in een geconsolideerd samensteldossier, maar vaak niet als zodanig wordt gezien. Het betreft immers het totaal van alle leadsheets.

In deze casus hebben we een totaal-consolidatiestaat met hiërarchische opbouw aan het dossier toegevoegd zodat de controlerend accountant op deze wijze de aansluiting van grootboekrekening naar balanspost kan vaststellen.

 

Hennie Tempelman AA, juni 2021