Recent heb ik mijn eerste jaarrekening (of beter: verklaring bij deze jaarrekening) ondertekend in de cloud. Gemaakt met een in de vertrouwde Windowsomgeving geïnstalleerde oplossing, maar wel een publicatie in xbrl-formaat en de bijbehorende controleverklaring eveneens in xbrl-formaat. Verzonden naar en ondertekend in een cloudapplicatie met de mobiele versie van mijn persoonsgebonden beroepscertifcaat in de cloud. En om het af te ronden: verzonden via een portaal naar Digipoort. Weliswaar naar de pre-productie (het was namelijk een test-aanlevering), maar een echte aanlevering zou op dezelfde manier verlopen.

Er hoeft geen pen meer gebruikt te worden. Signalen werden automatisch verzonden. En als ik mijn klant zou willen laten accorderen voordat het stuk naar de KvK gaat, zou hij keurig een notificatie via de e-mail hebben ontvangen. Inspanning: ongeveer 5 muisklikken om de naam te bevestigen, het juiste certificaat te selecteren van de ondertekenaar en mijn mobiel te ontgrendelen voor de ondertekening. De publicatiejaarrekening en verklaring zijn dan gemaakt in xbrl, de verklaring is digitaal ondertekend, de gehele set is opgeslagen in het dossier en verzonden (via de klant) naar de KvK.

Ik denk nog wel eens (zonder veel weemoed) terug aan ‘hoe het vroeger was’. Een rapport dat geprint werd, verklaringen die overgezet moesten worden op het brief- en volgpapier van kantoor en netjes met ondertekeninstructie voor de accountant werden klaargelegd. En na ondertekening ging er een scan in het dossier en het origineel ging met instructie naar de klant nadat er een taak was aangemaakt om in de gaten te houden dat er wel binnen 8 dagen gedeponeerd werd. Want we willen de klant natuurlijk wel ontzorgen. Ik realiseer mij dat wat voor mij voelt als ‘vroeger’ voor veel kantoren nog wel (deels) een hedendaagse realiteit is. Maar gelukkig kan met een relatief beperkte inspanning het proces verder geoptimaliseerd worden.

Natuurlijk heb ik wat voorbereidende handelingen gedaan. Zo heb ik mijn beroepscertificaat (dat ik 2 jaar geleden heb aangeschaft) uitgebreid met een mobiel certificaat. Daardoor hoef ik niet meer mijn  laptop aan te zetten om mijn certificaat via usb te op te halen, maar kan ik dit ook gewoon onderweg op mijn telefoon doen. En uiteraard is mijn software up-to-date, maar dat is wat mij betreft ‘basis hygiëne’. En de mogelijkheden gaan veel verder dan alleen sbr-ondertekening, want laten we wel zijn: op dit moment is dat voornamelijk relevant voor de middelgrote publicaties. Maar ik vraag mij wel af hoelang de tijdelijke Handreiking 1114 van de NBA (die toch al weer uit 2016 komt) ons de mogelijk geeft om een sbr-rapportage zonder digitale ondertekening te verzenden. Ik zou mij kunnen voorstellen dat het niet zo lang meer zal duren dat techniek dit volledig faciliteert (ik bedoel hiermee: digitaal ondertekenen van dit soort rapportages) en dat we de huidige werkwijze gedag kunnen (en moeten?) zeggen. Persoonlijk zou ik dat wel begrijpen: het voelt toch niet logisch om een digitale sbr-rapportage te moeten printen, op papier te ondertekenen en aan de klant te verstrekken en dan vervolgens een digitale sbr-versie te verzenden. De enige reden om dat nog te willen is dat ik dan de mooie vulpen die ik ooit kreeg toen ik de accountantsopleiding afrondde nog te kunnen gebruiken. Maar efficiënt is het niet.

Welke mogelijkheden zijn er dan? Alle vormen van rapportages kan ik op deze manier ondertekenen, sbr of pdf. Met mijn accountantshandtekening als mijn persoonlijk, digitaal en onweerlegbaar kenmerk. Dus ook de opdrachtbevestiging die ik vanuit de standaarden moet hebben, tussentijdse rapportages die ik wil ondertekenen, adviesbrieven, managementletters en ga zo maar door. In het kantoorproces voorbereid door collega’s, via bestaande structuren aangeboden aan een signing service (in de cloud) en als het nodig is ’s avonds op de bank tijdens de koffie op de mobiele telefoon, tablet of laptop ondertekenen.

De meeste kantoren staan aan het begin van de drukste periode van het jaar; het jaarrekeningseizoen is geopend. Hoe mooi is het dan om te weten dat er tijd bespaard kan worden, dat er flexibeler gewerkt kan worden door het proces iets anders in te richten?

Meer weten? Neem gerust eens contact op Henk Aardoom, Arjan Gelderblom, Marijke Stokvis of Martijn Kriek. Zij brengen graag met u in kaart wat er voor nodig is om de processen bij u verder te optimaliseren.