Kantoren gebruiken veelal de laatste vier maanden van het jaar voor het implementeren van nieuwe software. In zo’n implementatieproject is naast een (applicatie)consultant van of namens de softwareleverancier, een projectleider actief. Wat zijn nu de kenmerkende verschillen tussen een projectleider en een applicatieconsultant?

Applicatieconsultant: een consultant is specialist van zijn software. Het is iemand die een gedetailleerde focus heeft op de toepassing en alle ins en outs daarvan kent. De consultant is vooral bezig in het hier en nu: welke inrichting is nodig om de software te laten aansluiten bij de wensen en eisen van een specifiek kantoor.

Projectleider: een projectleider is een generalist die naast regievoering over het implementatie­project het overall overzicht en toezicht houdt. Over het totale applicatielandschap en andere belangrijke aandachtsgebieden in het project: processen en gebruikers. Hij let erop of er juist en voldoende gecommuniceerd wordt om zo maximaal draagvlak te creëren voor het gebruik van de nieuwe software. Een projectleider denkt een aantal stappen vooruit en is vooral proactief bezig om binnen de planning (en het budget) de mijlpalen te realiseren.

Projectleider – consultant: op basis van de omschrijving van deze twee rollen ontstaat de volgende tabel.

Projectleider Consultant
Regievoering project
Generalist Specialist
Overall perspectief Gedetailleerd perspectief
Gericht op applicatie(landschap),
processen en gebruikers
Gericht op specifieke applicatie
en minder op processen en gebruikers
Communicatie
Proactief Hier en nu

 

Deze tabel laat mooi zien dat de rol van projectleider en van applicatieconsultant niet te combineren zijn. Het zijn twee heel verschillende rollen. Daarom zie je ook dat in de praktijk een softwareleverancier vooral applicatieconsultants in dienst heeft en geen of in veel mindere mate projectleiders.

Projectleider van softwareleverancier: natuurlijk is het de bedoeling dat een softwareleverancier niet alleen een leverancier is. Je gaat als kantoor een partnership met de leverancier aan. Maar wel een partnership waarbij je allebei je eigen pet op houdt en ieder aan een andere kant van de tafel zit. Het is daarom ook niet raadzaam een projectleider van een softwareleverancier het implementatieproject te laten leiden. Het realiseren van projectresultaten is (uiteindelijk) de verantwoordelijkheid van het accountantskantoor.

Interne of externe projectleider: de projectleider zal dus óf intern gevonden moeten worden óf een externe (onafhankelijke) projectleider zal namens het accountantskantoor de klus (samen met het projectteam) moeten klaren. Een interne projectleider lijkt goedkoper dan een externe, maar in tijden van capaciteitskrapte kan een (declarabele) medewerker beter ingezet worden bij/voor cliënten. Het nadeel van een interne projectleider kan zijn dat hij onvoldoende vaardigheden en competenties bezit om een project goed te kunnen managen. Daarnaast kan een externe projectleider zijn kennis en ervaring inbrengen die hij opdeed in soortgelijke projecten bij andere accountantskantoren. Het grootste probleem van een interne projectleider is doorgaans dat hij te kampen heeft met het dilemma interne of externe werkzaamheden. Wie gaat er voor: cliënten (extern) of het project (intern)? Doorgaans krijgen cliënten voorrang boven het project. Een externe projectleider kent dat dilemma niet: de opdrachtgever van het project is zijn (externe) cliënt. Daarnaast kan de externe projectleider het principe van ‘vreemde-ogen-dwingen’ desgewenst toepassen. Deze opsomming leidt tot onderstaande tabel.

Interne projectleider Externe projectleider
Goedkoper: geen out-of-pocketkosten Duurder: out-of-pocketkosten
Wellicht onvoldoende
projectervaring – competenties
Projectervaring – competenties
Weinig tot geen kennis en ervaring
soortgelijke projecten
Kennis en ervaring opgedaan bij
andere kantoren
Dilemma: interne of externe werkzaamheden: project of cliënten Opdrachtgever project is cliënt
Vreemde ogen dwingen

 

Ten slotte: Als je met ons hierover van gedachten wilt wisselen, neem dan contact op met Arjan Gelderblom of Age Lammers: 055-355 99 79.