Als implementatieconsultant is het niet heel gebruikelijk om zelf jaarrekeningen op te stellen. Onlangs kwam ik echter over de vloer bij een bedrijf (geen accountantskantoor) waar veel dingen tegenzaten. Na de inrichting van de samenstelsoftware in het vorige seizoen was, degene die daarbij kartrekker was inmiddels vertrokken. De werkzaamheden waren overgedragen aan een tijdelijke kracht die het werken met de software beperkt in de vingers had. Wel had deze persoon een aantal kleine enkelvoudige jaarrekeningen uitgewerkt.

Inmiddels is een nieuwe controller aangetrokken die de resterende werkmaatschappijen en groepsjaarrekening 2022 zal gaan samenstellen. Helaas heeft hij geen kennis van de consolidatietool/samenstelsoftware die daarvoor gebruikt wordt. Omdat ik bij de inrichting en ingebruikname al wat hand- en spandiensten had verleend, werd mij gevraagd te ondersteunen bij het uitwerken van 2022, waar nogal wat spoed bij was. Geen enkel probleem zou je zeggen, in een vorig leven als accountant zoveel jaarrekeningen gemaakt, daar kan er nog wel ééntje bij.

In deze casus kwam echter een aantal issues naar voren waar ik niet op gerekend had.

In de accountancy start je met samenstellen van een jaarrekening als de saldibalans samenstelwaardig is. Dat was bij dit bedrijf niet in praktijk gebracht. De saldibalans per 31-12-2022 is ingelezen en meteen is men met de rapportage gestart. Het zijn kleine bv’s dus verloopoverzichten zijn niet nodig. Om snel klaar te zijn is de tussenrekening Financieringen ‘gewoon’ gesaldeerd met de langlopende leningen en als één post gepresenteerd. Hetzelfde bij de tussenrekening Investeringen vaste activa. Niet uitgezocht, ook geen bijgewerkte afschrijvingsstaat aanwezig. Rapport zag er prima uit, ook publicatiestukken konden probleemloos worden aangemaakt.

Schone schijn bedriegt; op de tussenrekeningen stonden nog aflossingen, nieuwe financial lease, vooruitbetaalde rente, investeringen en desinvesteringen. Laten deze nu voor de geconsolideerde jaarrekening met verloopoverzicht en kasstroomoverzicht wel zeer relevant zijn. Daar had men even niet aan gedacht: de consolidatie is de optelling van de onderliggende entiteiten. Dus wanneer de enkelvoudige jaarrekening kort door de bocht is uitgewerkt zonder rekening te houden met het uiteindelijke doel, is degene die moet consolideren de sjaak. We moesten werkelijk van alle reeds uitgewerkte entiteiten door de grootboekmutaties heen om de juiste input voor de consolidatie te verwerken.

Uiteraard komt het in de accountancy niet voor dat er wordt gestart met een niet samenstelwaardige kolommenbalans (hoewel… ), maar misschien kunnen we toch wat leren van deze casus:

• Zorg ook bij kleinere organisaties dat meer dan één persoon op de hoogte is van essentiële processen. Daarmee wordt kennis geborgd in de organisatie. Anders is wellicht outsourcen van het samenstellen een betere optie.
• Werk volgens vaste overdraagbare werkstramienen en kijk vooruit naar het uiteindelijke doel van de werkzaamheden.

Hennie Tempelman AA

Publicatiedatum 20 september 2023