Voor kleine kantoren met uitsluitend samenstellingsopdrachten heeft de NBA op 31 mei jongstleden via haar website het Handboek Samenstellingspraktijk gepubliceerd. Hiermee wil de NBA deze kantoren een basis geven voor kantoorkwaliteit en daarmee meer duidelijkheid verschaffen voor de toetsing.

Na handreiking 1136 is dit wederom een praktische uiting van de NBA die duidelijkheid geeft over de uitleg en toepassing van regelgeving.

De vraag die nu opkomt bij het uitbrengen van een dergelijk voorbeeld is de vraag of kantoren op grond van de wet- en regelgeving überhaupt een kantoorhandboek moeten hebben?

Om deze vraag te beantwoorden, moeten we teruggaan naar de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen, die vanaf 1 januari 2018 van toepassing zijn. Zoals wellicht bekend, is voor de openbare praktijk een onderscheid gemaakt in:

  • Kleine kantoren (kantoor waar maximaal twee eindverantwoordelijke accountants of één eindverantwoordelijke accountant en één eindverantwoordelijke professional werkzaam zijn en naast deze personen maximaal vijf personen betrokken zijn bij de opdrachtuitvoering of bedrijfsvoering);
  • Grotere kantoren (alle andere kantoren).

en

  • Kantoren die assuranceopdrachten uitvoeren;
  • Kantoren die geen assuranceopdrachten uitvoeren.

Hierdoor ontstaan er dus 4 soorten kantoren te weten kleine kantoren met of zonder assurance en grotere kantoren met of zonder assurance.

Het hebben van een kantoorhandboek is in de NVKS überhaupt niet verplicht gesteld. In het  Rapport van de Tijdelijke commissie NVKS  is dit ook expliciet opgenomen. Wel is in de NVKS in artikel 4 lid 2 opgenomen dat een groter kantoor moet beschikken over een kwaliteitssysteem. Hieraan kan op meerder wijze invulling worden gegeven en behoeft dit niet persé in de vorm van een kantoorhandboek.

Dit artikel is echter uitdrukkelijk niet van toepassing op kleine kantoren en derhalve behoeven kleine kantoren dus geen kantoorhandboek/kwaliteitssysteem te hebben, ook niet als ze assurance werkzaamheden uitvoeren. Daarmee is deze vraag dus beantwoord. Wel zijn wij van mening dat een kwaliteitshandboek een handig middel is om de kwaliteitsambitie te formuleren en de fundamentele beginselen voor het personeel inzichtelijk te maken en te benadrukken.

Wel dient ook een klein kantoor een kwaliteitsambitie te formuleren en deze kan natuurlijk eenvoudigweg in een dergelijk kantoorhandboek worden vastgelegd. Indien, ondanks het ontbreken van een eis daartoe, wordt besloten om een kantoorhandboek op te stellen dient er wel rekening mee te worden gehouden dat dit kantoorhandboek de norm is bij een kantoortoetsing. Indien de eisen in dit kantoorhandboek de eisen uit de regelgeving overstijgen, vindt toetsing plaats aan de hand van de inhoud van het kantoorhandboek. Advies is dan ook om bij het (onverplicht) invoeren van een kantoorhandboek, de inhoud uitdrukkelijk de eisen uit regelgeving niet te laten overstijgen.