Kies geen ideale software

Op welke manier selecteer je (applicatie)software? Deze vraag is actueel in een tijdperk waarin Windows-software steeds meer wordt vervangen voor online (webbased) applicatiesoftware. Een vraag die kantoren verschillend beantwoorden. Het antwoord op de vraag is o.a. afhankelijk van hoe je omgaat met de vermeende tegenstelling werkelijkheid en ideaal.

Bij het selecteren van software kun je met verschillende brillen kijken naar software. Het is belangrijk dat wij ons dit realiseren, omdat de bril (het perspectief) waarmee wij kijken, bepaalt wat wij zien. Meestal onbewust kijken wij allemaal met een (voorkeurs)perspectief om ons heen en dus ook naar software. Laten we de verschillende posities of perspectieven eens bij langslopen:

  • Werkelijkheid: je bril is de huidige situatie, je laat je bij het selecteren van software leiden door de functionaliteit in de software zoals je die nu gebruikt. Vooral eindgebruikers zijn ‘realisten’. Ze zijn geneigd zijn om de huidige functionaliteit in een ‘nieuw jasje’ te zoeken en de huidige werkwijzen en processen met behulp van nieuwe software voort te zetten. Dit perspectief ontkent als het ware het ideaal. Deze positie houdt geen rekening met trends en ontwikkelingen op ict-gebied en in de branche. Houdt geen rekening met mogelijk strategische veranderingen die het kantoor wil doorvoeren. Houdt geen rekening met veranderingen zoals die gaande zijn bij cliënten van het kantoor.
  • Ideaal: vooral ict’ers hebben doorgaans een ideaalbeeld van software. Maar ook mensen die getypeerd kunnen worden als idealist. Zij kijken door hun bril naar de gewenste situatie en laten zich hierdoor leiden bij het selecteren van software. Het lastige van deze positie is, dat veelal de eindgebruikers (realisten) de gebruikers zullen worden van de nieuwe software en zich moeten herkennen in het ideaalbeeld van de ict’ers (idealisten). Het risico van deze positie is ook dat de huidige productie (jaarrekeningen, aangiftes, facturatie voor cliënten, etc.) zeker op de korte termijn gefaciliteerd zal moeten worden met de nieuwe software. De ‘ideale’ software zal dus ook de huidige functionaliteit moeten bevatten.
  • Ideaal óf werkelijkheid: mensen die deze positie innemen ervaren de werkelijkheid en het ideaal als een tegenstelling. Het is óf de werkelijkheid óf het ideaal. Het gevolg hiervan is dat er geen keuze gemaakt wordt (ideaalbeeld kan niet ingevuld worden) of de idealisten voeren oppositie tegen de realisten. Dat is een weinig constructieve manier om software te selecteren.
  • Werkelijkheid én ideaal: wij stellen voor dit perspectief te kiezen bij het selecteren van software. Je kijkt door de bril van de huidige situatie zowel naar nu als ook naar de gewenste situatie, naar het ideaal. Je maakt een keuze vanuit de werkelijkheid en houdt daarbij rekening met de toekomst (ideaal). Mensen vinden het lastig om de werkelijkheid te combineren met het ideaal. Er zit spanning tussen werkelijkheid en ideaal. De uitdaging is om beide posities te honoreren. Eindgebruikers hebben ict’ers nodig en ict’ers hebben de eindgebruikers nodig om te komen tot een evenwichtige keuze en selectie van software.

 

In de volgende nieuwsbrief zullen wij aandacht besteden aan het objectief selecteren van software. Als je met ons hierover van gedachten wilt wisselen of ondersteund wilt worden bij het selecteren van software, neem dan contact met ons op: 055-355 99 79