In het kader van de Wwft geldt een identificatieverplichting bij het aangaan van nieuwe opdrachten. Heel vaak wordt hierbij tijdens de identificatie ook een kopie van het ID-bewijs gemaakt en dit wordt als ‘bewijsmiddel’ aan het dossier toegevoegd. Uiteraard voorzien van de gegevens die de Wwft verlangt bij het uitvoeren van de identificatie. Maar waar wij dit ‘vroeger’ zonder al te veel aarzeling deden, is dit in het huidige privacytijdperk bij veel kantoren niet meer standaard. En hoewel hier best het nodige over is gezegd in de aanloop naar 25 mei dit jaar, zijn hier nog steeds vragen over. In dit artikel willen wij u meenemen in wat hier nu over is bepaald en hoe dit gelezen kan worden.

In 2012 heeft het College Bescherming Persoonsgegevens, de voorganger van de huidige Autoriteit Persoonsgegevens, een Richtsnoer uitgeven over “gebruik van ‘kopietje paspoort’ in de private sector”. In deze Richtsnoer staat een heldere opsomming van wanneer het opnemen van een kopie ID-bewijs in het dossier is toegestaan: grofweg komt het erop neer dat hiervoor een wettelijke grondslag moet bestaan.

In artikel 33 van de Wwft is bepaald hoe de identificatie van een cliënt dient te gebeuren. Daarbij wordt ook de mogelijkheid geboden om voor natuurlijke personen een afschrift van het document dat een persoonsidentificerend nummer bevat en aan de hand waarvan de identificatie heeft plaatsgevonden op te nemen in het dossier. Er is dus een wettelijke plicht voor het vaststellen van de identiteit en tevens wordt in dezelfde wet de mogelijkheid geboden om op grond van deze verplichting een kopie van het identificatiebewijs op te nemen in het dossier. Kortom: het is dus toegestaan om een kopie ID-bewijs in dit kader op te nemen in het dossier.

Hierbij is het goed om te weten is dat het voor de Wwft niet nodig is dat hierop ook het BSN zichtbaar is op het kopie-ID. Ook met een afgeschermde kopie van een ID-bewijs kunt u namelijk aantonen dat u aan uw wettelijke plicht voldoet. U kunt dus overwegen om alleen afgeschermde kopie ID-bewijzen te verwerken (BSN en pasfoto niet zichtbaar).

Tot slot: hoe lang mag/moet dit bewaard worden? In hetzelfde artikel 33 Wwft is bepaald dat u de “gegevens op toegankelijke wijze gedurende vijf jaar na het tijdstip van het beëindigen van de zakelijke relatie of tot vijf jaar na het uitvoeren van de desbetreffende transactie” moet bewaren. Daarna vervalt deze verplichting er daarmee dus ook de basis om dit soort gegevens te verwerken. Een afwijkende bewaartermijn, dus extra aandacht daarvoor.

Hebt u naar aanleiding van dit artikel nog vragen of wilt u eens verder praten over het borgen van privacy binnen uw organisatie, neem gerust contact op met Jack van Crooij of Martijn Kriek. Zij helpen u graag verder.