Tijdens implementaties van rapportagesoftware en ondersteuning van klanten in het gebruik daarvan lopen wij wel eens tegen uitdagende vragen aan. Zo werden wij onlangs geconfronteerd met het volgende vraagstuk: voor een groep van bedrijven dient ieder kwartaal een geconsolideerde rapportage te worden uitgebracht. De rapportages zoals balans, resultatenrekening en een confrontatie van gerealiseerde cijfers en begroting komen vlotjes uit de ‘rapportgenerator’ en kunnen op beveiligde wijze worden gedeeld met het management via de gekoppelde cloudoplossing.

Een nieuwe internationale financieringspartner stelt nog een randvoorwaarde bij de verstrekte financiering: iedere maand dient een overzicht te worden verstrekt van de leverage-ratio. Deze dient in een vast format aan de financier te worden gerapporteerd: de gerealiseerde exploitatiecijfers (EBITDA) van de laatste twaalf maanden (ltm: last twelve months) van de deelnemingen welke de volledige periode in bezit waren, worden hierin vermeld. Verkochte deelnemingen moeten derhalve in dit overzicht worden geëlimineerd. Deze aanpaste EBITDA wordt gedeeld op de netto-schulden positie.

Verder is de wens dat het leverage-ratio overzicht automatisch wordt gegenereerd vanuit de saldibalansen zonder handmatige invoer. Bovendien wil men vanuit het overzicht een directe audit trial naar de grootboekrekeningen van de onderliggende consolidatie-entiteiten in de saldibalans.

In eerste instantie leek dit een nagenoeg onmogelijke opgave. Na afstemming van de degene die de rapportages voor het bedrijf verzorgt met onze CaseWare specialist bleek de gewenste informatie vrij eenvoudig op te leveren. Daarbij werd gebruik gemaakt van de CaseWare Office Connector die vanuit Excel informatie rechtstreeks uit de database ophaalt. Door het gestructureerde mappingschema waren we in staat om de informatie met een zeer beperkt aantal formuleregels uit te werken. Door de drill-down functionaliteit was het ook nog eens mogelijk om tot op grootboekregel ad hoc informatie te verschaffen.

Hieronder zie je een overzicht van de uitgebrachte rapportage.

Zo bleek een ogenschijnlijk onmogelijk vraagstuk met de juiste kennis toch (eenvoudig) oplosbaar. En belangrijk voor de gebruiker: op een betrouwbare wijze opgezet zodat maandelijks op een efficiënte manier aan de rapportageverplichtingen voldaan kan worden.

Loop jij ook rond met een vraagstuk waarvan je denkt dat het niet (makkelijk) oplosbaar is, laat het ons gerust weten. Wij denken graag met je mee.

Hennie Tempelman AA