Juist door de komst van applicaties in de cloud of on-premise applicaties met een koppeling naar de cloud, doen zich nieuwe mogelijkheden voor om gebruik te maken van metadata. We zien hier de laatste tijd diverse ontwikkelingen in. In dit artikel daarvoor meer.

Maar, wat zijn metadata eigenlijk? Metadata zijn data die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het zijn dus eigenlijk data over data. De metadata bij een bepaald document of dossier kunnen bijvoorbeeld zijn: de datum van invoeren, de datum van wijzigen, de datum van aftekenen, het aantal pagina’s enz. Het vastleggen van metadata heet metadateren.

Het bewaren bij of koppelen van metadata aan de data waarop ze betrekking hebben, heeft als voordeel dat de data gemakkelijker gevonden kunnen worden. Maar ook bijvoorbeeld dat informatie over een of meerdere klantdossiers in dashboards gepresenteerd kan worden. Met behulp van deze informatie kunnen de kwaliteit en efficiency van opdrachten gemeten worden.

Het nadeel van werken met metadata is dat metadata moeten worden toegevoegd aan gegevens (documenten). Gelukkig valt dit bezwaar weg als de leverancier van software dit automatisch en onzichtbaar toevoegt aan documenten en cliëntdossiers. De gebruikers hoeven er dan geen extra handelingen voor te verrichten en merken er vaak niets van.

Voorbeelden uit de praktijk van metadata die automatisch kunnen worden toegevoegd aan (samenstel- of controle)dossiers zijn bijvoorbeeld:

• aanwezigheid van verplichte documenten;
• data van aftekenen kerndocumenten in een samenstel-, beoordeling- of controledossier;
• volgtijdelijk aftekening van deze documenten door de behandelend accountant;
• financiële gegevens zoals leadsheet-saldi, balanstotalen, omzet etc.;
• aantal fte, omzet per fte;
• budgetten en gerealiseerde gegevens;
• aantal journaalposten, kengetallen, vergrendelstadia van dossiers, etc.

Wanneer deze data bij elkaar gebracht worden in overzichten en/of dashboards, geeft dat (realtime) inzicht in de status van een gehele portefeuille van het kantoor of bijvoorbeeld van een van de verantwoordelijk accountants. Dit vormt zo dus een prachtig meetinstrument voor kwaliteit en efficiency.

Wilt u meer weten over metadata? Neem dan contact op met Paul Kienhuis: p.kienhuis@fullfinance.nl.