Een oplossing waarbij je alle documenten op één plek bij elkaar brengt, op één plek kunt communiceren en met een planner het overzicht houdt, zonder de mail hiervoor te gebruiken? Dat klinkt ideaal! Microsoft heeft het sinds 2016 in huis: Teams.

Wat is Teams?

Teams is een samenwerkingsplatform van Microsoft en kan een onderdeel zijn van Office 365, afhankelijk van het abonnement. Een team bestaat uit een groep mensen vanuit je eigen organisatie. Daarnaast kunnen er mensen van buiten de organisatie aan een team worden toegevoegd. Een team is onderverdeeld in diverse kanalen voor een specifiek onderwerp, afdeling of project. Met Teams kun je bellen, chatten en een videoconference starten. Microsoft heeft aangekondigd Skype for Business eind juli 2021 te vervangen door Teams.

Wat kun je met Teams?

Met Teams heb je alles wat nodig is om digitaal samen te werken bij elkaar. Alle documenten staan in een team bij elkaar en de leden kijken naar dezelfde versie van het document. De leden kunnen met elkaar chatten om te discussiëren over het onderwerp van het team. Wat binnen een team nog gedaan moet worden kan als taak worden aangemaakt in Planner. Een taak kun je  toewijzen aan een lid en daar kan ook een tijdsbepaling aan worden toegevoegd. Er verschijnt een notificatie zodra de deadline van een taak in zicht komt. Alle leden binnen een team zien welke acties nog openstaan of zijn afgerond.

Er zijn geen mails meer nodig om te vragen naar de voortgang van bepaalde acties of voor het uitwisselen van documenten met verschillende versies. Wanneer je een teamlid direct wilt spreken, dan kun je hem of haar via Teams bellen of videobellen.

Teams is onder andere goed te gebruiken voor bijvoorbeeld bestuursvergaderingen, afdelingsvergaderingen en projectvergaderingen.

Daarnaast biedt Teams de mogelijkheid om de beschikbaarheid van collega’s te zien. Door de integratie met de Outlookagenda zie je wanneer collega’s bezet zijn en daarom niet direct kunnen reageren.

Het gebruik van Teams is laagdrempelig. Naast de desktopversie kun je Teams installeren op je telefoon of op een tablet. Gelezen chatgesprekken kun je onderweg op een telefoon eenvoudig liken zodat de verzender weet dat je het gesprek hebt gelezen. En op je tablet heb je alle documenten bij de hand voor de bespreking bij de klant.

Heeft Teams nog tekortkomingen/nadelen?

Afhankelijk van de instellingen binnen de organisatie kunnen gebruikers zelf een team en kanalen aanmaken. Veel organisaties laten dit openstaan met als gevolg een wildgroei aan teams en kanalen.
Een ander aandachtspunt is dat alle leden van een team toegang krijgen tot alle kanalen. Het kan wel eens voorkomen dat je bepaalde kanalen in een team wilt afschermen voor de teamleden. Dat is vooralsnog niet mogelijk. Voor constructies waarbij verschillende rechten binnen een team gewenst zijn is Teams beperkt in de mogelijkheden. De verwachting is dat Microsoft op termijn de rechten op kanalen beschikbaar maakt.

Conclusie

Om efficiënter samen te werken binnen een afdeling of voor vergaderingen kan Teams een goede oplossing. Teams brengt alle documenten bij elkaar. Leden kunnen de status van taken zien door middel van Planner. Doordat de communicatie centraal in een team, is er minder e-mailverkeer nodig. Dankzij integraties met Microsoft Office 365 komen verschillende functionaliteiten bij elkaar die het digitaal samenwerken een stuk aangenamer maakt.

Bent u benieuwd hoe u beter kunt samenwerken met Teams? Neem dan contact op met een van onze ict-consultants.

Esra Wiranta