Met ingang van 1 januari 2018 zijn de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (hierna NVKS) voor alle accountantskantoren verplicht. De NVKS vormen regels voor accountants die assuranceopdrachten of aan assurance verwante opdrachten uitvoeren op grond van de NV COS, maar ook gelijkwaardige opdrachten die door een eindverantwoordelijke professional op grond van zijn beroepsregelgeving worden uitgevoerd. In de NVKS is schaalbaarheid aangebracht en is een verlicht regime aangebracht voor kantoren die een beperktere omvang hebben.

Deze omvang is vastgelegd in art. 27 lid 2 van de NVKS en is als volgt bepaald:

‘Binnen de accountantseenheid zijn maximaal twee eindverantwoordelijke accountants of één eindverantwoordelijke accountant en één eindverantwoordelijke professional werkzaam en naast deze personen zijn maximaal vijf personen betrokken bij de opdrachtuitvoering of bedrijfsvoering.’

Uitdrukkelijk behoeft voor deze kantoren geen kwaliteitshandboek te worden opgesteld.

In het onderstaande zullen wij allereerst gerecapituleerd weergeven wat de belangrijkste eisen zijn, zoals aan deze kantoren zijn opgelegd, en actiepunten die u concreet moet oppakken om de NVKS in te voeren.

  1. Formuleren kwaliteitsambitie (art. 5)
  2. Alleen acceptatie van integere klanten (art. 5)
  3. Klokkenluidersregeling voor personen van binnen en buiten de organisatie (art. 5)
  4. Meerderheid van de stemrechten in een accountantskantoor dat assuranceopdrachten uitvoert (art. 5)
  5. Waarneming (art. 14)
  6. Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (art. 15)
  7. Jaarlijkse evaluatie van de kwaliteitsambitie en een jaarlijkse evaluatie of opdrachten volgens wet-/regelgeving zijn uitgevoerd en bespreking hiervan met een deskundige accountant afkomstig van buiten de organisatie. Een en ander moet schriftelijk worden vastgelegd (art. 27 lid 2 en lid 3).

In het onderstaande gaan we nader in op vrijwel al deze eisen:

Ad 1. Formuleren van de kwaliteitsambitie (art. 5)

De kwaliteitsambitie is de kwaliteit die de accountantseenheid nastreeft. Als het gaat om wet- en regelgeving die van toepassing is op assuranceopdrachten of aan assurance verwante opdrachten, zoals de NV COS, moet de ambitie minimaal gericht zijn op het voldoen aan deze regels. Hierbij is het natuurlijk ook mogelijk om delen van regelgeving als kwaliteitsambitie te hebben (denk bijv. aan het 100% in orde hebben van de WWFT-formaliteiten etc. ).

Ad 3. Klokkenluidersregeling voor personen van binnen en buiten de organisatie (art. 5)

De accountantsorganisatie dient er zorg voor te dragen dat personen van binnen en buiten de accountantseenheid zonder gevaar voor hun rechtspositie, klachten en beschuldigingen over het niet-naleven van het kwaliteitssysteem aan de orde kunnen stellen. Opvallend is dat niet is gesteld dat deze op een website geplaatst dienen te worden. Het is dus ook mogelijk hiernaar te verwijzen in een opdrachtbevestiging naar bijv. een interne klachtenregeling. Hiertoe dient dus wel intern een klachtenregeling te worden vastgesteld. Voor een model van een dergelijke regeling kunt u contact met ons opnemen.

Ad 4. Meerderheid van de stemrechten in een accountantskantoor dat assuranceopdrachten uitvoert (art. 5)

De meerderheid van de stemrechten, voor zover deze betrekking hebben op besluiten die direct of indirect van invloed zijn op de uitvoering van NVKS-opdrachten in een accountantskantoor dat assuranceopdrachten uitvoert, moet worden gehouden door:

  • accountantspraktijken;
  • auditkantoren;
  • accountants

In deze definitie zijn enkele zaken opvallend:

  • Deze eis gaat alleen over kantoren die assuranceopdrachten uitvoeren
  • De meerderheid van de stemrechten dient alleen betrekking te hebben op de uitvoering van NVKS-opdrachten (= assuranceopdrachten en aan assurance verwante opdrachten).

Er bestaat een mogelijkheid om het bestuur van de NBA te verzoeken om een ontheffing voor maximaal 6 jaren te verlenen, die het mogelijk maakt een assuranceopdracht uit te voeren, ook al wordt niet aan de vereiste stemrechtverdeling voldaan.

Eisen die daarbij zijn gesteld aan de ontheffing zijn achtereenvolgens:

  1. Geen van de aandeelhouders of andere eigenaren kwalificeert als accountantspraktijk, auditkantoor of accountant.
  2. Het accountantskantoor besteedt minder dan tien procent van zijn jaaromzet en minder dan tien procent van zijn jaarlijkse uren aan assuranceopdrachten.
  3. Op andere wijze is gewaarborgd dat accountantspraktijken, auditkantoren, accountants de besluiten binnen de het kantoor nemen die direct of indirect van invloed zijn op de uitvoering van NVKS-opdrachten.

Een ontheffing kan bijvoorbeeld uitkomst bieden bij een kantoor dat incidenteel assuranceopdrachten uitvoert of als de uitvoering of afronding van assuranceopdrachten opeens moet worden waargenomen binnen een accountantskantoor, waarin niet langer aan de vereiste stemrechtverdeling wordt voldaan. Een ontheffing maakt het alsdan mogelijk dat de waarnemer de assuranceopdrachten voortzet en afrondt, ondanks het feit dat niet langer aan de stemrechteneis is voldaan.

In dit kader mag niet onvermeld blijven dat de meerderheid van het dagelijks beleid, in tegenstelling tot oude regelgeving, niet direct of indirect in handen behoeft te zijn van accountants.

Ad 5 & 6. Waarneming en beroepsaansprakelijkheidsverzekering (art. 14 en 15)

De eisen van waarneming en beroepsaansprakelijkheidsverzekering zijn niet noemenswaardig veranderd ten opzichte van de huidige regelgeving. Daarom wordt hier in dit artikel niet nader op ingegaan.

Ad 7. Jaarlijkse evaluatie van de kwaliteitsambitie en een jaarlijkse evaluatie of opdrachten volgens wet-/regelgeving zijn uitgevoerd en bespreking hiervan met een deskundig accountant afkomstig van buiten de organisatie. Een en ander moet schriftelijk worden vastgelegd (art. 27 lid 2 en 3).

Bij gebruikmaking van het verlichte regime, is het voor de kwaliteitsbeheersing allereerst verplicht een klankbord van buiten de accountantseenheid te hebben. Een accountantseenheid met maximaal twee eindverantwoordelijke accountants of één eindverantwoordelijk accountant en één eindverantwoordelijk professional wordt als te beperkt beschouwd.

Om die reden moet de evaluatie van de kwaliteitsambitie met een accountant van buiten de accountantseenheid worden besproken.

Ten tweede zal een eindverantwoordelijk accountant jaarlijks de wijze waarop de kwaliteit van NVKS-opdrachten wordt gewaarborgd, moeten evalueren. Hij kan dit doen door te evalueren en vast te leggen hoe hij invulling heeft gegeven aan de belangrijkste elementen van kwaliteitsbeheersing zoals bijv.:

  • waarneming;
  • capaciteit qua mensen en middelen;
  • planning;
  • kennis van wet- en regelgeving;
  • intervisiemomenten met waarnemer;
  • eigen betrokkenheid bij opdrachtuitvoering.

Tijdens het gesprek met een accountant van buiten de accountantseenheid kan de eindverantwoordelijk accountant met behulp van een (willekeurig) opdrachtdossier voorts aantonen hoe hij invulling heeft gegeven aan zijn betrokkenheid en aan de andere elementen van kwaliteitsbeheersing.