Collega Jurroen Cluitmans schreef in december 2021 op LinkedIn een blog over de NVPE (Nadere Voorschriften Permanente Educatie). Hij meldde daarin: “Een ondergeschoven kindje naar mijn mening is dat er in de toelichting op de NVPE niveau-eisen gesteld worden aan het niveau waarop aan competenties wordt gewerkt.” Dit is opgenomen in de toelichting op lid 3.2. van de NVPE. Hij verwees voor de niveau-eisen die gesteld worden naar dit document.

Opvallend is dat er naast kenniseisen veel vaardigheidseisen worden gesteld. Bij communicatievaardigheden luidt de niveau-eis aan de accountant: “Past de communicatie aan het doel en de doelgroep aan”.

Dat klinkt zo makkelijk maar hoe doe je dat nou?

Laten we dat eens doornemen aan de hand van een bespreking die je bij een cliënt, een reisbureau, hebt over een ‘gevoelig’ onderwerp, bijv. continuïteit. In het kader van continuïteit heb je aan de klant gevraagd om prognoses op te stellen. Je hebt deze prognoses ontvangen en doorgenomen op realiteitsgehalte en gaat daar de klant over bevragen. Alle betrokkenen zitten aan tafel, onder wie de dga, de verantwoordelijken voor de verschillende continenten (Afrika, Zuid-Amerika en Azië) en de cfo. De klant is positief over de toekomst en verwacht dat zijn reisbureau de coronastorm overleeft.

3 tips

Tip 1.

Bereid je voor en bedenk wat de context is van het gesprek. In het algemeen gaat het dan om vragen als: Wat is eraan voorafgegaan? Staan er belangen op het spel? Wat moet de diepgang van het gesprek worden? En wat is je doel: informeren, overtuigen, betrekken? Wie zitten er aan tafel en wat is hun verwachting en betrokkenheid bij het onderwerp? En hoe zitten ze erbij?

Realiseer je in dit gesprek dat je raakt aan het voortbestaan van het reisbureau. Er staan nogal wat belangen op het spel. Naast de inhoud, zul je dus ook alert moeten zijn op de emotie. En waar nodig dat dus durven te benoemen. En waarom? Als je de emotie negeert, kan je gesprekspartner zich niet gehoord en niet begrepen voelen. Besteed je er wel aandacht aan, dan verloopt de communicatie prettig, in een open sfeer, ontstaat er vertrouwen en kun je daarna ‘gewoon’ terug naar de inhoud.

Tip 2.

Bedenk dan hoe je je boodschap brengt. Het is daarvoor handig om inzicht te hebben in je eigen communicatie-voorkeursstijl.

Al eerder hebben we geschreven over inzicht dat bijv. DISC kan bieden. Stel dat je voorkeursstijl C (de Consciëntieuze stijl, waarvoor deze woorden kenmerkend zijn: denker, observator, precies, afwachtend) is, dan heb je waarschijnlijk alle vragen, argumenten en vaktechnische issues van tevoren bedacht. Realiseer je dat andere stijlen andere behoeften hebben: een D (de Dominante stijl, gekenmerkt door beslisser, resultaatgericht, direct, de leiding nemend) wil graag weten wat hij moet gaan doen. Hij heeft minder belangstelling voor een uiteenzetting van wat jij waarom vaktechnisch moet doen. Een D raak je kwijt bij een uitgebreide uiteenzetting. Dan kun je beter de hoofdlijnen toelichten en verwijzen naar een schriftelijke rapportage of een latere presentatie waarbij je ingaat op alle overige zaken.

Realiseer je dat, juist als het moeilijk of spannend wordt, we als mensen snel terugvallen in onze natuurlijke stijl. Dus de C zal nog meer argumenten aanvoeren en de D zal nog meer zeggen “ok, wat moet ik nu doen?” of echt afhaken. De kunst is dan dat een van de twee eruitstapt en benoemt wat er gebeurt. Bijvoorbeeld: “ik merk dat we in de herhaling schieten” of “ik merk dat we langs elkaar heen praten”. En vervolgens de stap maken: “hoe gaan we verder?”

Tip 3.

Denk na over non-verbale aspecten. Waar ga je zitten? Of beter: wanneer ga je staan? Hoe gebruik je je stem?

Een voorbeeld ter illustratie: als je van nature wat introverter bent, is het brengen van een lastige boodschap in een gezelschap van extraverten mogelijk moeilijk. De extraverten nemen van nature makkelijker het woord, zijn meer aanwezig. Wat op dit punt kan helpen is dat je aan het hoofd van de tafel gaat zitten. Of gaat staan bij een flip-over of scherm om je boodschap toe te lichten en kracht bij te zetten. Praat iets harder dan je van nature doet en vertrouw op je voorbereiding.

Kortom bedenk: kwaliteit is niet alleen een inhoudelijk goede boodschap, maar ook een boodschap die aankomt. Vandaar de niveau-eis in de NVPE op het gebied van communicatievaardigheden: “Past de communicatie aan het doel en de doelgroep aan”.

Wil je meer hierover weten of heb je behoefte aan coaching of begeleiding hierin? Neem contact op met Tonny Dirkx. Het goede nieuws is: dit kun je opnemen in je pe-portfolio voor 2022!