Procesoptimalisatie door integratie van software

Procesoptimalisatie is een veel gebruikte term bij de implementatie van software. De mate van optimalisatie van processen is zeker een aandachtspunt als je gebruikmaakt van software van verschillende leveranciers. Wat zou het bijvoorbeeld toch mooi zijn die verschillende softwaretoepassingen zo te integreren, dat het tekenen en verzenden van alle documenten in het jaarrekeningproces volledig digitaal gebeurt.

Om dit wat te concretiseren werken wij hieronder puntsgewijs een voorbeeld uit:

  • de LOR en de concept-jaarrekening zijn ontstaan in samenstelsoftware;
  • vanuit deze samenstelsoftware worden de LOR en de concept-jaarrekening verstuurd naar de CRM/DMS-software; bij dit doorsturen wordt automatisch een taak aangemaakte voor het secretariaat;
  • het secretariaat stuurt de LOR en de concept jaarrekening door naar de digitale ondertekeningssoftware;
  • de contactpersoon of meerdere contactpersonen van de cliënt krijgen een mailbericht met daarin een link naar de te ondertekenen documenten; na inzage van de documenten ondertekent de cliënt de documenten;
  • deze documenten worden na ondertekening automatisch weer terugontvangen in de CRM/DMS-toepassing en daar opgeborgen in het elektronisch dossier (=DMS);
  • er wordt automatisch een taak aangemaakt om de definitieve versie van de jaarrekening samen te stellen en uit te brengen.

Zo maar een voorbeeld van een geoptimaliseerd proces door te profiteren van beschikbare integraties tussen de diverse softwaretoepassingen. Wij ontwikkelden een kennis- en inspiratiesessie waarin wij je dit soort integraties laten zien en toelichten. In deze sessie laten wij naast het hierboven beschreven voorbeeld zien hoe dit kan werken bij het doorlopen van de Wwft-procedure, het opvragen van gegevens bij cliënten, de concept-jaarrekening en de bespreking hiervan, de definitieve jaarrekening, de notulen ava, SBR deponering, aangiftes , correspondentie, opdrachtbevestigingen, overige overeenkomsten, veilig delen van informatie met uw cliënten (AVG), etc.

Wil je hierover verder geïnformeerd worden of een keer een (online) kennis- en inspiratiesessie (door ons laten organiseren) voor uw medewerkers, neem dan contact op met Paul Kienhuis of Arjan Gelderblom.