Soms is er een reden om je weer eens te verdiepen in regelgeving en theorie. En ja, dat betekent zware kost bij het lezen van dit artikel. Ik zal proberen om het zo helder mogelijk te beschrijven.

Januari en februari zijn de maanden dat aankomend accountants die met hun praktijkstage bezig zijn bij ons langskomen met assuranceopdrachten. Op onze begeleidingsdagen helpen we ze bij de aanpak van de opdracht. In het najaar volgt er een begeleidingsdag waar de opdracht wordt nabesproken.

Bij die opdrachten zitten ook regelmatig beoordelingen van de jaarrekening van notariskantoren. Dat zijn echte assuranceopdrachten. De toezichthouder van de notariskantoren, het Bureau Financieel Toezicht (BFT), vraagt de notaris om niet alleen de jaarrekening/verslagstaten in te sturen maar ook een rapport van feitelijke bevindingen van de accountant. Dat rapport van feitelijke bevindingen (NV COS 4400) gaat met name over de vraag of de dossiervorming voldoende dicht zit om de derdengelden goed te kunnen volgen. Niet onbelangrijk want er gaat een hoop geld van derden over de bankrekening van de notaris.

In de theorie geeft een opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden, want dat is dit, geen assurance. De belangrijkste kenmerken zijn volgens NV COS 4400:

• De werkzaamheden die worden gedaan worden vooraf afgestemd met de gebruiker (in dit geval het Bureau Financieel Toezicht)
• Er wordt alleen gerapporteerd over de werkzaamheden en bevindingen
• De gebruiker moet daar zelf een conclusie uit trekken
• Woorden zoals beoordelen, controleren en conclusie of soortgelijke bewoordingen mogen niet in het rapport voorkomen.

Tot zover lijkt het duidelijk.
Wat er alleen de afgelopen jaren is gebeurd: het Bureau Financieel Toezicht vertelt sinds een aantal jaren niet meer welke werkzaamheden er moeten worden gedaan door de accountant. Er is geen protocol of circulaire meer voor. De accountant moet dat maar zelf uitmaken.

Dat was voor mij reden om op zoek te gaan naar de achterliggende regelgeving. Ik kwam terecht bij de Administratieverordening van het notariaat. Daar wordt in artikel 8 beschreven wat er van de accountant in deze opdracht wordt verwacht.

Een paar citaten:
• Teneinde zekerheid te verkrijgen dat de administratie…..
• Oordeel moet uitspreken over de opzet…..
• Die opzet beoordelen…..
• Op een bepaalde datum danwel in welke periode een onderzoek is ingesteld naar het bestaan…..

Ik begrijp dat het BFT in verwarring is over wat er nu wordt verwacht en geen werkzaamheden meer wil voorschrijven. Als in regelgeving termen worden gebruikt als zekerheid, beoordelen en oordeel is, wat mij betreft, de enig mogelijke conclusie dat er zekerheid wordt gevraagd en dat kan/mag niet met een opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden. Volgens mij is er dan sprake van een assuranceopdracht.

Zeker voor kleine notariskantoren lijkt dat een onmogelijke weg.

Conclusie

Mijn afdronk van deze casus? Er lijkt mij hier sprake van een verwachtingskloof. Er wordt van de accountant zekerheid verwacht en omdat die niet altijd kan worden gegeven wordt er maar een NV COS 4400-opdracht van gemaakt.
Wie durft er nu nog zo’n opdracht bij een notariskantoor uit te voeren?

Gert van den Brink

Publicatiedatum: 1 maart 2022