Soms moet er een aanleiding zijn om iets eens goed uit te zoeken.
Op dat lijstje stond bij mij al een lange tijd ‘het inrichten van RGS in onze eigen financiële administraties’.

Een aantal van mijn collega’s heeft al ruime ervaring met RGS, bijvoorbeeld bij het maken van onze data-oplossingen voor de verschillende NOW-hulpmiddelen die Full Finance voor kantoren heeft gemaakt, en bij het bouwen van Finware (FinWare – Full Finance Consultants). Vanaf de zomer kwamen er nog een aantal aanleidingen bij om ook zelf eindelijk iets concreets met RGS te doen.

Met een aantal collega’s heb ik deze zomer een onderzoek gedaan naar de verschillende oplossingen die er zijn voor ‘Samenstellen in de Cloud’. Bij de leveranciers hebben we een omgeving aangevraagd om dit onderzoek uit te voeren. Eén van de zaken die we wilden onderzoeken was hoe de verschillende producten omgaan met het importeren van de cijfers:  vanuit Excel, vanuit (online) financiële pakketten, ongeacht of deze wel of niet zijn ingericht met RGS, rechtstreeks of via een XML Auditfile. Om dit onderzoek uit te voeren was het wel handig om een aantal (echte) financiële administraties te hebben waar RGS was ingericht.

En toen kwam er nog een extra stimulans bij. We wilden namelijk ook een onderzoek doen naar een aantal nieuwe ontwikkelingen op het gebied van prognose-software. Ook hiervoor hebben we bij een aantal leveranciers een omgeving aangevraagd (en deze soms wel en soms niet gekregen).

Kortom, voordat we oplossingen konden testen met onze eigen data moest ik aan de slag met het inrichten van RGS in onze eigen administraties.

Met de opgedane ervaring in de voorbeeld administraties in Exact Online en Twinfield bij het onderzoek ‘Samenstellen in de Cloud’ heb ik afgelopen maand ook onze omgeving in Twinfield ingericht met RGS. Dat was uiteindelijk veel minder werk dan ik altijd had gedacht.
Vervolgens heb ik de administraties ingericht in Liquid (prognose-software) en kon ik het onderzoek naar de mogelijkheden heel herkenbaar maken met eigen data. Bijkomende voordeel van het gebruiken van echte administraties is dat de output voor mij herkenbaar was. Zo heb ik een betere terugkoppeling kunnen geven aan de ontwikkelaars.

Ik heb altijd geleerd dat je opgedane kennis zo snel mogelijk in je advisering moet gebruiken. Het toeval wil dat een accountantskantoor ons vroeg mee te denken in een project met een vraagstuk rondom het gecombineerd gebruiken van een nieuwe oplossing voor ‘Samenstellen in de Cloud’ en een adviestool. Hierbij speelde onder andere de vraag wat de bron zou moeten worden van de data in de nieuw in te richten dossiers. Er waren mogelijkheden om vanuit windows de gegevens door te zetten naar de Cloudoplossing en dat leek lang de meest voor de hand liggende route voor alle dossiers. Maar uiteindelijk is voor een groot deel van de administraties toch besloten om te kiezen voor importeren uit het bronpakket met RGS codering. Omdat er met een standaard rekeningschema wordt gewerkt (en het aantal uitzonderingen beperkt is),  kon de inrichting met de RGS codering soepel worden geregeld. Hier speelde ook mee dat de administraties goed waren bijgewerkt en aansloten bij de cijfers die zijn gebruikt voor de jaarrekeningen. Er zal bij de samenstelwerkzaamheden in het eerste jaar nog wel de nodige aandacht nodig zijn, maar het kantoor is blij met de gekozen systematiek. En niet te vergeten: de administraties zijn ook klaar om andere – op RGS-gebaseerde – integraties in gebruik te nemen.

Hoewel het specialisme bij mijn zeer gewaardeerde collega’s van ‘data-analyse’ zit, ben ik blij weer veel geleerd te hebben over RGS en de praktijk. In de trajecten waar ik bij betrokken ben kan ik in praktische zin kantoren nog beter ondersteunen!

Heb je vragen over RGS of onze in dit artikel genoemde onderzoeken?

Neem gerust contact met mij op: Henk Aardoom (055-355 99 79)