Bij het uitvoeren van een (jaarrekening)controle zijn er diverse doelstellingen, zoals:

• Uitvoeren van een efficiënte controle;
• Uitvoeren van een controle binnen het budget;
• Adviespunten uit de controle rapporteren;
• Kwalitatief goede controles uitvoeren

In de praktijk blijken deze doelstellingen vaak lastig te behalen.

Een goede aanpak helpt. In dit artikel wordt een risicogerichte controleaanpak behandeld en de voordelen die dat oplevert. Dat wordt aan de hand van twee scenario’s zichtbaar gemaakt. Ten slotte sluit ik af met een aantal tips.

Casus

Het controleteam is belast met de jaarrekeningcontrole van een productiebedrijf (sterproductie). Het team bestaat naast de eindverantwoordelijk accountant uit drie leden, onder wie de controleleider. Er wordt gebruikgemaakt van een elektronisch dossier met standaardwerkprogramma’s. Er is in dit geval sprake van een overwegend gegevensgerichte controleaanpak. (Een systeemgerichte controleaanpak had overigens voor het vergelijk van de scenario’s niet veel impact gehad.) Hieronder worden twee scenario’s beschreven.
Scenario 1 zonder en scenario 2 met een risicogerichte benadering.

Scenario 1
Een controle zonder de risicogerichte benadering

De accountant heeft afgestemd met de cliënt in welke week het controleteam de controle gaat uitvoeren. Via een prepared by client lijst (pbc) wordt informatie opgevraagd voor start van de controle.
De final wordt uitgevoerd in één week. Er vindt een preauditmeeting plaats in de week vóór de final. De teamleden hebben dan elk een aantal secties toebedeeld gekregen van de accountant de week voordat de controle start. Dat is wel zo handig want dan weet elk teamlid wat hij of zij moet doen.
Het team gaat aan de slag en voert de controlewerkzaamheden uit conform de ‘logische’ opbouw van het controledossier. Dat wil zeggen, het team volgt de standaardopbouw van het controledossier, waarbij bij de final gestart wordt met de sectie immateriële vaste activa en wordt afgesloten met de sectie financiële baten en lasten.

Het team maakt een soepel aantal eerste dagen mee. De secties worden afgetikt zonder veel vragen of bevindingen waarbij de secties wel wat tijd hebben gekost maar het team heeft een goed gevoel omdat secties klaar zijn waarbij de kwaliteit van de vastlegging top is. Weinig tot geen issues.
Op woensdag komen de drie teamleden aan bij respectievelijk de secties onderhandenwerk, voorzieningen en omzet. Hier komen veel vragen naar boven. Deze secties blijken een stuk complexer dan de reeds afgewikkelde secties zoals debiteuren, liquide middelen, materiële vaste activa, overlopende activa, eigen vermogen, crediteuren. Het stressniveau begint te stijgen bij het team, zeker als ook het aantal vragen stijgt en de klok tikt. De klant wil al op korte termijn de verklaring.
De posten zoals onderhanden projecten, omzet en voorzieningen zijn qua omvang materieel tot wezenlijk en bij deze posten zijn ook significante risico’s gesignaleerd. Het team voert de controles voor zover mogelijk uit en gaat in overleg met de cliënt over deze posten om de rijzende vragen te behandelen. Uit het vraaggesprek blijkt dat aanvullende informatie nodig is. Het team stelt een lijst op van resterende vragen en benodigde informatie per jaarrekeningpost om de controle verder uit te kunnen voeren en mailt dit naar de client. Inmiddels is het donderdagmiddag als de cliënt de vragen in de mail heeft ontvangen. Het team gaat verder. Weer een risicopost. Bij de langlopende schulden is een risico aangemaakt inzake naleving van de kredietvoorwaarden van de bank. Dit is nieuw dit jaar. Ook dit leidt tot aardig wat controlearbeid en vragen aan de klant. Daarnaast zijn er andere niet voorziene risico’s gesignaleerd zoals de ontslagvergoedingen bij de posten personeelsverplichtingen en personeelskosten. Inmiddels is het vrijdagmiddag. Cliënt mailt een groot aantal stukken waar het team om heeft gevraagd en reageert op de vragen die gesteld zijn. Het team heeft een aantal secties netjes afgewikkeld. Dat zijn de eenvoudige secties waar eerst mee is gestart, mede omdat dat de standaardvolgorde van de secties in het dossier is. De meeste secties waar risico’s aan hangen zijn nog lopende en een beetje een black box. Het team heeft nog onvoldoende een oordeel over deze posten in de jaarrekening en weet niet of het risico voldoende is afgedekt.

Consequenties

De afwikkeling van de controle lukt niet meer in de geplande week.
Het team draagt de komende weken de controle mee in de rugzak. Maandag begint weer de volgende controle. De komende maanden zijn erg druk met diverse andere jaarrekeningcontroles.
Cliënt is ontevreden omdat hij zich afvraagt waarom hem niet eerder de vragen zijn gesteld. Hij heeft een afspraak gemaakt om binnen een week na de controle de verklaring te ontvangen en wil dat de accountant zich daaraan houdt. Hij heeft vrij snel gereageerd op de aanvullende vragen die uit de controle voortkwamen.
De accountant zit met zijn handen in zijn haar. Cliënt wil zijn verklaring, het team is nog niet klaar, het dossier is maar deels af, en het budget is bijna uitgeput. De controle moet afgemaakt worden. De budgetoverschrijding leidt tot een verhoogd druk bij het team.
Het team tracht, daar waar mogelijk tussen de overige controleopdrachten door, in de avonden en in het weekend tijd vrij te maken om de controle en het dossier zo snel mogelijk af te ronden. Omdat de rugzakken met nog af te wikkelen controles inmiddels door de maanden heen bestaat uit diverse controles waar het evenmin tot afwikkeling heeft kunnen komen en de verschillende controleleiders, accountants en de cliënten mailen en bellen over de status, is de druk bij de teamleden extra hoog.
De afwikkeling van de controles en de dossiers op een kwalitatief goede manier heeft inmiddels plaatsgemaakt voor een survivalmodus waar zo snel mogelijk de afwikkeling voorrang heeft gekregen boven een goede vastlegging.
Afwikkelingen van diverse controles lopen door elkaar nadat het team de afgesproken periode voor de eindcontrole langs is geweest waardoor inefficiëntie ontstaat omdat het team zich steeds weer moet verdiepen in het dossier en de lopende issues.
De klant is ook niet meer direct bereikbaar, anders dan tijdens de ingeplande controleperiode.
De cliënt krijgt een eindfactuur van de accountant. Deze valt veel hoger uit dan hij had verwacht ondanks het feit dat de accountant al een deel van de uren heeft afgeboekt. Cliënt is erg verbaasd en verontwaardigd omdat hij meent veel tijd gestoken te hebben in de voorbereiding en beantwoording van vragen, tijd heeft vrijgemaakt voor het team, de verklaring erg laat heeft ontvangen na veel duw-en-trekwerk. “We hadden toch een budget afgesproken?”
De accountant zit met zijn handen in het haar. “Is er geen betere manier van werken? Zo is het niet leuk meer…..”.

Scenario 2
Risicogerichte controleaanpak

Het kantoor heeft sinds dit jaar heeft een risicogerichte controleaanpak omarmd. Dit start met een degelijke planningsfase waarin o.a. de risicoanalyse plaatsvindt. Hiertoe wordt al gedurende het controlejaar contact opgenomen met de cliënt over ontwikkelingen bij de controlecliënt om onder andere te zorgen voor een actuele risicoanalyse en inzicht in organisatieveranderingen waarmee rekening moet worden gehouden. Er wordt in een vroeg stadium (al gedurende het controlejaar) informatie opgevraagd en ontvangen.
Daarnaast is dit voor de cliëntcontacten ook erg fijn. Zonder tijdsdruk ‘met de voeten op tafel’ even overleggen. De planningsfase wordt door de accountant of onder zijn toezicht, en de review door de controleleider ingevuld met input van de cliënt.
Vervolgens vindt een preauditmeeting plaats. Tijdens deze meeting zijn de accountant en het team aanwezig. Tijdens de preauditmeeting worden onder andere de risico’s besproken. De afspraak wordt gemaakt dat eerst de posten met een daaraan gekoppeld risico worden gecontroleerd. Daarna de materiële posten. Bij de niet-materiële posten zonder risico worden de werkzaamheden in principe beperkt tot een cijferbeoordeling en aansluitwerkzaamheden conform de standaarden. Het team is na afloop van dit overleg erg enthousiast. Er is een beter gevoel bij wat de accountant verwacht, wat nou echt belangrijk is bij de controle en waar extra aandacht aan moet worden besteed.

Het team start met de risicoposten op maandag. De vragen die rijzen worden aan het einde van maandag resp. dinsdag verzameld per post, en dezelfde dag doorgenomen met de cliënt en naar hem gemaild ter beantwoording. Er wordt afgesproken dat deze vragen uiterlijk aan het einde van de volgende dag beantwoord worden door de cliënt. Ondertussen gaat het team verder met de overige posten. Ook hier komen gaandeweg vragen naar voren en potentiële nieuwe risico’s. Echter, de belangrijkste risico’s zijn al in de planningsfase mede uit het overleg met de cliënt geconstateerd. Immers, er is al rekening gehouden met actuele ontwikkelingen bij de risicoanalyse.
Donderdag aan het eind van de dag wordt door het controleteam gekeken hoe de vlag erbij hangt. Alle risicoposten zijn afgehandeld en ook de overige posten zijn afgewikkeld. De bevindingen zijn vastgelegd in de bevindingenlijst en worden met de cliënt gedeeld. Vrijdag is nog beschikbaar om de puntjes op de i te zetten. Een kwalitatief goed dossier is een must.
Het team gaat met een lekker gevoel het weekend in: klaar voor een frisse start bij de volgende opdracht op maandag.
De accountant is trots op zijn team en tevreden met de bestede tijd. Hij is van plan om in de opdrachtevaluaties dit ook met de teamleden te delen. Uiteraard zijn er verbeterpunten die de controleleider met hem heeft gedeeld maar al doende leert men.
De cliënt is tevreden. Hij heeft een aantal correcties die hij nog wel moet doorvoeren en een aantal opmerkingen van het team waar hij zijn voordeel uit kan halen richting toekomst.

Resumerend

Uit de scenario’s hierboven blijkt dat een gestructureerde risicogerichte aanpak leidt tot een efficiëntere en effectievere controle. Uiteraard zijn dit twee uiterste scenario’s maar dit is wel de praktijk. Er wordt soms te veel aandacht besteed aan posten waar geen of weinig risico’s aan zijn verbonden en te weinig aan de risicoposten die ertoe doen.
Hieronder volgen nog een aantal tips.

Tips

• Besteed voldoende tijd aan de planningsfase waaronder de risicoanalyse. Deze investering verdient zich terug door een goede controleaanpak en opzet van de uit te voeren werkzaamheden.
• Zorg voor een goede risicoanalyse. Beschrijf duidelijk de risico’s per post. Definieer bijvoorbeeld risico’s per opbrengststroom en niet een algemeen risico inzake de volledigheid van de opbrengsten. Hoe duidelijker het risico is omschreven, hoe beter de werkzaamheden daarop aangesloten kunnen worden.
• Zorg voor een goede link van risico naar uit te voeren werkzaamheden om deze af te dekken.
• Onderbouw waarom een risico een risico van afwijking van materieel belang is of een significant risico is door dit te motiveren en goed vast te leggen in het dossier.
• NV COS315 paragraaf 28 benoemt een aantal ‘standaard’ significante risico’s. Benoem deze dan ook als zodanig of motiveer zichtbaar in het dossier waarom dit risico bij deze opdracht niet als significant aangemerkt wordt.

Paragraaf 28:
Bij het toepassen van oordeelsvorming over de vraag welke risico’s significant zijn, dient de accountant ten minste rekening te houden met:
a) de vraag of het risico een frauderisico betreft;
b) de vraag of het risico verband houdt met recente significante ontwikkelingen op economisch, boekhoudkundig of ander gebied en daarom specifieke aandacht vereist;
c) de complexiteit van transacties;
d) de vraag of het risico verband houdt met significante transacties met verbonden partijen;
e) de mate van subjectiviteit bij het waarderen van financiële informatie met betrekking tot het risico, vooral als de waardering veel onzekerheid inhoudt; en
f) de vraag of het risico verband houdt met significante transacties die buiten het kader van de normale bedrijfsvoering van de entiteit vallen of die anderszins ongebruikelijk lijken.

• NV COS315 paragraaf 29 geeft aan dat bij significante risico’s het bestaan van de AO/IB vastgesteld moet worden. In dat geval moet dus altijd een lijncontrole uitgevoerd worden.

Mocht dit artikel vragen oproepen, dan hoor ik het graag. Ik licht het een en ander graag toe.

Drs. Yahya Latif RA