In de nieuwsbrief hebben we laatste tijd aandacht besteed aan ‘serverless’ computing. Onder meer in het artikel “Serverless” computing en Applicatielandschap en “serverless” computing. Hieruit zou misschien de indruk kunnen ontstaan dat dit onderwerp alleen van toepassing is voor grotere kantoren. Niets is echter minder waar. Juist bij kleine kantoren speelt dit issue en zou men soms met relatief beperkte wijzigingen in het applicatielandschap ervoor kunnen zorgen dat een (externe) server overbodig wordt. Dit zal impact hebben op de periodieke kosten (het operationeel houden van de server), maar ook op investeringen (vervanging van de hardware).

Ict-gebruik kantoor

Praktijkvoorbeeld
Het betreft een eenmanskantoor met een parttimer in dienst voor administratieve werkzaamheden. Op kantoor staan twee thin clients. Sinds jaar en dag staat hun server in het rek bij hun ict-partner. Deze zorgt voor het up-to-date houden van de Windowsserver, het back-upproces en verzorgt ook de updates van de software voor de applicaties. Dat zijn er overigens steeds minder. Na de financiële administratie (Exact) en loonadministratie (Nmbrs) is ook de aangiftesoftware (Elsevier Nextens) volledig ‘in de cloud’. Deze webapplicaties moeten wel vanuit de server worden opgestart omdat er anders geen toegang is tot de bestanden in de Windowsmappen.
Er is geen crm-pakket in gebruik. Voor gebruik van Word en Excel wordt gebruikgemaakt van Office 2016. Voor het samenstellen van jaarrekeningen wordt gebruikgemaakt van CaseWare.

Server moet worden vervangen

De ict-partner heeft al verschillende malen aangegeven dat de server vervangen moet worden. De kantooreigenaar merkt dat ook wel; de server wordt steeds trager. Een grote uitgave om alleen CaseWare en Office te laten draaien, voelt voor hem niet goed. Hij heeft telkens wel een reden om de keuze nog even uit te stellen.

Volledig serverless

Uiteindelijk heeft hij eind vorig jaar de knoop doorgehakt. Hij heeft twee laptops gekocht. Office 2016 op de server is vervangen door Office 365, waarbij hij gebruikmaakt van de onderdelen Word, Excel, Outlook en OneDrive. De software van CaseWare is vervangen door CaseWare Cloud waarin hij jaarrekeningen kan samenstellen. De overige onderdelen hiervan worden nog niet gebruikt. Voor wat uitvoeriger (geconsolideerde) jaarrekeningen maakt het kantoor gebruik van CaseWare on Azure.
Hoewel werken en communiceren op afstand niet echt zijn voorkeur had, maakt hij tegenwoordig zelfs gebruik van het onderdeel MS Teams. Vorige week sprak ik de kantooreigenaar in verband met nog wat over te zetten oude CaseWaredossiers en gaf hij aan toch wel heel blij te zijn met de gemaakte keuzes.