De vraag “Is de toegevoegde waarde van tussentijdse rapportage groot?” wordt door accountants veelal volmondig met een ‘JA’ beantwoord. Echter in de praktijk blijken accountantskantoren slechts weinig tussentijdse rapportages uit te brengen. Maar waarom gebeurt dat nog steeds niet?

Redenen om geen tussentijdse rapportages uit te brengen

Laten wij ons even beperken tot kwartaalrapportages. In april, direct na het eerste kwartaal, is men te druk met de jaarrekeningenproductie. In juli, direct na het tweede kwartaal, past het niet vanwege vakantieplanning. In oktober, na het derde kwartaal, past het ons wél maar hebben wij geen voorbereidingen getroffen of tools ingericht om de tussentijdse rapportage efficiënt vorm te geven, dus schuiven we het maar een jaar door.

Standaardisering

De basis van een goede tussentijdse rapportage wordt gevormd door standaardisering van het rekeningschema. Als er een standaardrekeningschema op kantoorniveau ontbreekt en er geen gebruik wordt gemaakt van RGS (Referentie Grootboekschema), dan is het over het algemeen efficiënt om de tussentijdse rapportage aan de rapportagecodes van de samenstelsoftware te koppelen.

In zijn algemeenheid zijn er op het gebied van tussentijdse rapportages meerdere varianten beschikbaar. Voor al deze varianten geldt dat deze werken wanneer wij ze eenmaal naar tevredenheid hebben opgezet en ingericht.

Tussentijds Verslag

Het tussentijdse verslag is de variant die lijkt op de jaarrekening, met de mogelijkheid de (cumulatieve) realisatie af te zetten tegen de begroting. Deze variant is geschikt voor externe belanghebbenden zoals banken.

Rapportage realisatie ten opzichte van begroting

Dit document is meer analytisch van opzet, waarbij men grafieken, balansposities en resultaten op verschillende wijzen kan weergeven. U maakt zelf de keuze of gegevens cumulatief of periodiek getoond worden. Afwijking ten opzichte van de begroting als bedrag, of liever als percentage? Beide kan natuurlijk ook.

Dashboards

Deze variant is de grafische weergave van financiële informatie over de presentaties van de onderneming. Deze vorm van rapportage is veelal direct verbonden aan de financiële administratie.

Gekoppelde rapportages

Bij deze variant gaat het om gekoppelde rapportages die steunen op meer dan één bron en daardoor zeer geschikt zijn voor meer klantspecifieke weergaven, zoals overzichten per kostenplaats of vestiging. Hierbij wordt enerzijds gesteund op het stabiele framework van het financiële rapportagesysteem, terwijl er anderzijds gebruikgemaakt wordt van de nagenoeg onbeperkte mogelijkheden om te koppelen met andere bronnen.

Deze rapportages hoeven zich niet te beperken tot de financiële gegevens van één entiteit. Er kunnen ook gegevens worden opgenomen van meerdere entiteiten, bijvoorbeeld als een soort benchmark.

Wijze van presentatie

Het verstrekken van tussentijdse rapportage als hardcopy of het mailen van de output is niet meer van deze tijd. Via diverse cloudplatforms kunnen de rapportages eenvoudig met de klant worden gedeeld. Daarbij is het van belang de presentaties als hulpmiddel te gebruiken voor een ‘goed gesprek’ met uw cliënten.

Doen

Wij denken dat de tijd nu echt rijp is om het item tussentijdse rapportage daadwerkelijk tot uitvoer te brengen. Wij helpen u graag op weg om een geplaveide administratiestraat voor tussentijdse rapportage in te richten.

Neem voor meer informatie contact op met Hennie Tempelman of Arjan Gelderblom.