“Help! Wij krijgen binnenkort een toetsing van een beroepsorganisatie en moeten een overzicht maken van alle verklaringen die in 2023 zijn afgegeven.”

Wellicht komt deze vraag je bekend voor. Zo’n overzicht moet dan de volgende gegevens bevatten:

• Naam van de klant
• Aard van de opdracht (resp. beoordelingsopdracht, overige assurance, aan assurance verwant resp. 4400N en 4410)
• Strekking verklaring (samenstellings- en beoordelingsverklaring, NOW verklaringen)
• Datum verklaring
• Naam van de accountant
• Okb van toepassing.

Het kan een hele puzzel zijn om de informatie bij elkaar te krijgen en bij menig kantoor slaat de schrik toe. En dat is eigenlijk niet nodig.

Veel kantoren hebben we begeleid bij het voorsorteren op vragen als deze. Het genereren van het overzicht van – bijvoorbeeld – alle afgegeven verklaringen is dan een kwestie van ‘1 druk op de knop’. Hoor ik ‘hoe dan?’. We gebruiken hiervoor de metadata (zie artikel metadata). Met de komst van applicaties in de cloud of on-premise applicaties met een koppeling naar de cloud, kan metadata worden gebruikt. Ter opfrissing: Metadata is data die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Het is dus eigenlijk data over data. Het kan worden gebuikt om documenten en dossiers te organiseren en is vooral handig bij het snel vinden van specifieke informatie.

In de praktijk kunnen we de metadata dus gebruiken om bijvoorbeeld een overzicht te genereren van alle verklaringen die in een bepaald jaar zijn afgegeven. Dit kan worden gedaan door kenmerken aan de gegevens te koppelen, zoals de naam van de klant, de aard van de opdracht, de strekking van de verklaring, de datum van de verklaring, de naam van de accountant, enzovoort. Met deze metadata kan vervolgens een dashboard of overzicht worden samengesteld om de gevraagde informatie te presenteren.

Bij verschillende van onze kantoorklanten heeft het gebruik van de metadata geholpen bij het snel vergaren van gegevens voor een toetsing. Maar er zijn uiteraard meer overzichten denkbaar:
Kwaliteit:
per boekjaar een overzicht met selectiemogelijkheden op okb, wwft, type opdracht, kerndocumenten (wie en wanneer), datum definitieve jaarrekening.
Omvang Cliënt:
per boekjaar een overzicht met selectiemogelijkheden op SBI code, omzet, netto winst, balans totaal, eigen vermogen, Zscore etcetera.

Meer weten?
Neem contact op met Paul Kienhuis, p.kienhuis@fullfinance.nl of bel 055-355 99 79.