Vanaf september start bij menig accountantskantoor de implementatie van nieuwe software. Hieronder zetten wij voor u een aantal aandachtspunten op een rijtje.

Project

Behandel de implementatie van software als een project met een duidelijke begin- en einddatum. Maar ook met een fasering voor het beheersen van de projectrisico’s en aandacht voor het creëren van draagvlak bij de (toekomstige) gebruikers. Het implementatieproject heeft o.a. als doel om voor de afgesproken einddatum de projectdoelen te realiseren binnen het afgesproken budget (externe uren, geld, interne resources e.d.). Heel doelgericht dus toewerken naar een optimale ingebruikname van nieuwe software

Projectleider

Veel softwareleveranciers ontwikkelen niet alleen software, maar houden zich ook bezig met het (projectmatig) implementeren daarvan. Maar wie is nu eindverantwoordelijk voor het project? Wij denken dat u dat bent. Een implementatieproject bestaat niet alleen uit het inrichten van software, maar ook het aanpassen van procedures en processen hoort daarbij. Inrichten van software is typisch consultancywerk (implementatieconsultant). Het veranderen van procedures en processen ligt vooral op uw bordje al dan niet in samenwerking met de consultant. Het accountantskantoor kan een projectleider aanstellen uit de eigen gelederen, of een externe projectleider in de arm nemen. Dus niet een projectleider van de softwareleverancier.

Een projectleider heeft ook een ander perspectief dan een implementatieconsultant. De consultant houdt zich bezig met de details van de inrichting. Een projectleider kijkt met een helikopterview naar het project. Deze twee perspectieven zijn niet te combineren in één persoon.

Projectorganisatie

Een implementatieconsultant komt met behulp van input door uw medewerkers tot een gewenste inrichting van de (standaard) software. Die input zal bij een werkgroep vandaan moeten komen. Wellicht is er een aparte werkgroep actief voor de implementatie van bijvoorbeeld crm (customer relationship management) en dms (document management systeem), terwijl een andere werkgroep zich richt op de implementatie van het urenregistratie & declaratie-onderdeel van de software. Deze werkgroepen zijn dan weer actief onder verantwoordelijkheid van een stuurgroep of projectgroep. Anders gezegd: er is een tijdelijke projectorganisatie gevormd om het project in samenwerking met de implementatiepartner tot een goed einde te brengen. De juiste bemensing van de projectorganisatie is belangrijk. Daarbij is niet alleen expertise relevant, maar ook het creëren van draagvlak. De medewerkers uit de projectorganisatie zijn straks de ambassadeurs in uw organisatie en zullen ervoor moeten zorgen dat de nieuwe software optimaal gebruikt gaat worden.

Bij Full•Finance is er veel ervaring met het optimaal implementeren van software en het leiden van projecten. Wilt u hierover eens met ons van gedachten wisselen, neem dan contact op met: Arjan Gelderblom, Henk Aardoom of Martijn Kriek.