Het blijkt vaak een worsteling voor kantoren om de kwaliteit van controleopdrachten op ‘het gewenste niveau’ te krijgen. Tekortkomingen komen naar voren uit interne of externe (NBA, SRA of AFM)-toetsingen. Dat kan leiden tot een hoog stressgehalte, helemaal als het een aantal jaren achter elkaar misgaat.
Ondanks verwoede pogingen lukt het soms niet om het gewenste niveau te behalen.
Ik behandel hieronder een aantal valkuilen (in willekeurige volgorde) die het bemoeilijken om de gewenste kwaliteitsverbetering te behalen. Het lijken soms open deuren maar we komen ze steeds weer tegen.
1- Wat is de gewenste controlekwaliteit?
Een belangrijke vraag. Die is deels bepaald door (externe) regelgeving maar is ook deels aan het kantoor zelf. De minimale kwaliteit zou moeten zijn om een zodanige controle uit te voeren en te documenteren zodat voldaan wordt aan de (interne en externe) regels.
2- Geen uniforme controleaanpak en (interne) richtlijnen
Als er onduidelijkheid is over de geldende afspraken over uitvoering en vastlegging ontstaat wildgroei in de dossiers. Dit heeft zijn weerslag op:
a. Het niveau van de kwaliteit van de werkzaamheden en de vastleggingen door de assistenten;
b. Onduidelijkheid bij de assistenten over wat er van hen wordt verwacht;
c. Verschillende werkwijzes in verschillende teams;
d. De extra inspanning voor een reviewer/accountant om het dossier op niveau te krijgen;
e. Een inefficiënte werkwijze. Immers het gebruik van standaardmodellen conform afspraak kan zorgen voor een efficiëntere controle.
3- Geen goede oorzakenanalyse / root cause analysis en follow up
Het gaat mis. Een onvoldoende op een dossier. En nu? Belangrijk is dat een goede analyse plaatsvindt naar de achterliggende oorzaak van de tekortkomingen. Deze oorzaken kunnen heel divers zijn.
Een onderzoek naar deze achterliggende oorzaak (root cause) is erg belangrijk. Anders worden de symptomen bestreden en niet het achterliggend probleem.
Een voorbeeld
Er is een onvoldoende op een dossier gescoord. Oorzaak is onvoldoende controlewerkzaamheden op de sectie OHW (onderhanden werk). De root cause wordt achterhaald door te vragen wat de oorzaak is. Als uiteindelijk uit het doorvragen naar het waarom blijkt dat de assistent nog nooit OHW heeft gecontroleerd en hij daar niet voor is opgeleid kan de root cause worden aangepakt met een training. Er gaat wel wat meer mis want de reviewer/accountant hebben de tekortkomingen in het dossier blijkbaar ook niet opgemerkt. Doorvragen geeft het antwoord en de achterliggende oorzaak moet worden aangepakt.
4- Tijdsdruk
Goede voornemens en duidelijke afspraken om een kwalitatief goede controle uit te voeren. De initiële controleplanning past vaak precies. Er zijn deadlines afgesproken met de klant. De controle loopt vervolgens uit door slechte oplevering, ziekte teamlid, onbeantwoorde vragen. De tijd die nodig is om het dossier goed op orde te krijgen voor afgifte van de verklaring is er dan niet meer. De cliënt houdt vast aan de eerdergemaakte afspraken. Dus de verklaring mag niet later worden afgegeven. De accountant maakt vervolgens de keuze om het vervolmaken van het dossier maar even uit te stellen tot na afgifte van de verklaring. Immers de accountant is van mening dat er voldoende werkzaamheden zijn uitgevoerd. Nu maar iets later vastleggen. Van dat uitstel komt regelmatig afstel met alle gevolgen van dien.
5- Budgetdruk
De accountant heeft een (te krap) budget afgesproken. Het team worstelt om binnen het budget te blijven. Dan maar iets minder vastleggen, aldus het team onder leiding van de accountant.
6- Personeelsverloop
Het personeelstekort, vooral de ervaren middenlaag, leidt ertoe dat werkzaamheden door minder ervaren collega’s worden uitgevoerd. De accountant heeft ook maar beperkt de tijd om de diepte van de review zoals de controleleider zou uitvoeren over te nemen. Tekortkomingen in dossiers blijven onopgemerkt door de beperkte review. Als onvoldoende aandacht is voor dit risico gaat het mis.
7- Geduld is een schone zaak
Elke verandering heeft tijd nodig. Verwacht niet dat een kwaliteitsverbetering in een jaar is gerealiseerd. Trek er een aantal jaren voor uit en stel prioriteiten in het verbeterplan.
8- Schoenmaker blijf bij je leest
Het is goed om je als kantoor met een beperkt aantal controles de vraag te stellen of je daar nog plezier in hebt. Of je controleren in je bloed hebt. Moet je wellicht de keuze maken om afscheid te nemen van de beperkte controlepraktijk die steeds onvoldoende wordt getoetst en energie vreet en geen werkplezier oplevert?
Als je naar aanleiding van dit artikel wilt sparren over te nemen acties om een kwaliteitsverbetering door te voeren, dan kunt u met mij of met een van mijn collega’s contact opnemen. Wij helpen graag.
Drs. M. Yahya Latif RA