Deze uitdrukking kennen wij natuurlijk allemaal. Maar die vele handen, dat is nog wel eens een uitdaging in de accountancy. Want vind maar eens genoeg handen voor het werk dat er moet gebeuren, en dan het liefst ook nog de juiste handen. Wij helpen kantoren regelmatig om het werk slimmer te organiseren. Processen optimaliseren zodat de mensenhanden efficiënter ingezet kunnen worden. En soms levert een radicaal andere aanpak van het proces een wezenlijke efficiencywinst op.
Zo hebben wij in de afgelopen weken een proces geoptimaliseerd door de inzet van een softwarerobot. In dit artikel geef ik een inkijk hoe de robot ons (maar voornamelijk onze klanten) helpt door een proces, dat normaal door mensenhanden uitgevoerd wordt, voor ons uit te voeren.
Met onze TaxWare oplossing helpen we kantoren om inzicht te krijgen in de fiscale data van hun klanten. Hiervoor maken wij gebruik van de xbrl-bestanden die uit de verschillende fiscale pakketten in ons datawarehouse worden geladen. De xbrl-bestanden van de aangiften (de bestanden die naar de fiscus worden verzonden) zijn daarvoor dus hard nodig, maar het is lang niet altijd mogelijk om deze bestanden op een eenvoudige manier in bulk uit de fiscale pakketten te downloaden. Zo lopen wij er tegenaan dat in sommige pakketten het downloaden alleen te realiseren is door iemand (lees: een medewerker van kantoor) deze één-voor-één aan te laten klikken en de bestanden te downloaden. Een (vervelend) klusje dat per aangifte zomaar een halve minuut kan duren.
Nu lijkt een halve minuut niet zo veel. Maar wat nu als er op jouw kantoor 2.500 aangiften worden gemaakt? En je niet alleen de data van dit jaar wilt kunnen zien, maar ook de aangiften van de afgelopen 2 jaar wilt kunnen raadplegen? Zo ook in de casus die wij uitwerkten. Daar ging het in totaal om circa 7.000 aangiften uit 2017, 2018 en 2019. Om dat allemaal te downloaden zou iemand 3.500 minuten bezig zijn. Uitgedrukt in een werkweek van 40 uur hebben wij het dan over 1,5 week werk. Nog los van het feit dat deze medewerker daarna ongetwijfeld behoefte heeft aan een paar dagen vrij… En bij zoveel (menselijke) kliks gaat het vast ook eens fout.
Samen met Yarado hebben we dit proces geautomatiseerd met een softwarerobot. De robot is geleerd hoe hij zelf een lijst kan maken van de aangiften die gedownload moeten worden. En vervolgens weet de robot ook hoe hij deze aangiften stuk voor stuk kan downloaden, per jaar rubriceren en netjes ingepakt kan opslaan op de door ons aangewezen veilige locatie. En mocht er bij het downloaden onverhoopt iets niet goed gaan (het blijft techniek: het fiscale pakket kan ‘te druk zijn’, de verbinding voor het downloaden kan wegvallen etc.) dan signaleert de robot dit zelf en stelt ons hiervan keurig op de hoogte. Het enige wat wij hierna moeten doen is de taak nogmaals starten, waarna de robot de nog niet gedownloade bestanden alsnog verzamelt.
Naast het feit dat dit proces sneller loopt (een robot drinkt geen koffie, kent geen kantoortijden) heeft dit ook een kwalitatief betere uitkomst. De robot werkt namelijk volgens een vaste structuur en gaat keurig langs alle aangiften. Iets vergeten is geen optie, zo is de robot nu eenmaal ingeregeld. Bovendien draagt de inzet van de robot ook rechtstreeks bij aan de tevredenheid van je medewerkers. In ieder geval van die ene medewerker die dit anders handmatig had moeten doen. Zodat deze medewerker weer kan bijdragen aan de tevredenheid van de klanten van jouw kantoor.
De robot kan, als nieuwe medewerker van kantoor, een bijdrage leveren aan het werk dat verricht moet worden. Helpen om het werk lichter te maken, maar dan op een verrassend andere manier. Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie kan bijdragen? Neem gerust contact op met Marijke Stokvis, Henk Aardoom of Martijn Kriek. Wij denken graag met je mee welke processen wij bij jouw kantoor kunnen optimaliseren. En wij hebben een gemotiveerde (robot) medewerker die je kan voorzien van de handen om het werk uit te voeren.
Martijn Kriek