We nemen een kantoor over of gaan fuseren, wat doen we met de ict-infrastructuur en het applicatielandschap?

Naast ict-consultant ben ik betrokken bij de fusie-, overname- en waarderingspraktijk binnen Full Finance. Bij waarderingen en overnames vragen de consultants uit die praktijk regelmatig om mee te kijken naar de ict-oplossing en het applicatielandschap van de betreffende organisaties.

Soms komen daar zaken naar voren waarover we dan met deze organisaties in gesprek gaan.

Iets bijzonders wat mij daarin opvalt is het verschil van benadering met betrekking tot integreren en het gelijktrekken van de automatisering van de diverse onderdelen van de “nieuwe” organisatie na overname of fusie. Ik zie 2 opties.

Optie 1: zo snel mogelijk gelijktrekken van ict en applicatielandschap

Als ict-consultant heb ik de neiging om grote voordelen te zien in het zo snel mogelijk gelijktrekken van de ict-infrastructuur en het applicatielandschap.

Het maakt de organisatie flexibeler in bijvoorbeeld de inzet van medewerkers op klanten.

Werkprocessen kunnen beter worden gestroomlijnd en bij de aanname van nieuwe klanten en nieuwe medewerkers is er één manier van werken in de organisatie.

Verder vind ik dat de omzet per fte beter kan groeien. Dat kan bereikt worden door een deel van de werkzaamheden te vervangen door het slim inzetten van data-analyse, artificial intelligence en robotisering. En ook deze inzet hoeft dan maar binnen één soort ict-omgeving te worden ontworpen.

Zeker nu de arbeidsmarkt het steeds uitdagender maakt voor kantoren om de bemensing op peil te houden is het van belang dat ict zoveel mogelijk faciliteert. Dat betekent: op dit soort terreinen de juiste keuzes maken.

Optie 2: de verschillende onderdelen (deels) laten doorwerken in de bestaande omgevingen

Toch zien wij dat regelmatig de keuze wordt gemaakt om de verschillende onderdelen van de (nieuwe) organisatie door te laten werken met de werkapplicaties die men gewend was.

In die situatie wordt wel de uren-, declaratie- en administratiesoftware gestandaardiseerd maar worden de pakketten voor het voeren van administraties, het uitwerken van samensteldossiers, rapportages en fiscale aangiften vooralsnog gedaan in het pakket waarin de gebruikers dat voor de fusie of overname deden.

Argument is vaak dat het anders ten koste zou gaan van de efficiency.

Ik kan me voorstellen dat dat op de korte termijn zo is, maar vaak zien we dat dit langere tijd wordt volgehouden en er geen integratie plaatsvindt. In mijn ogen belemmert dat de verdere doorontwikkeling en/of groei van een organisatie.

Mochten dit soort afwegingen bij jou in de organisatie spelen neem dan gerust contact op met Arjan Gelderblom of Henk Aardoom om hierover eens van gedachten te wisselen.

Henk Aardoom