Regelmatig krijg ik de vraag wat een implementatieconsultant nu zoal doet. Zeker als je daarbij aangeeft dat het feitelijk installeren van de software niet tot het werkgebied behoort, maar dat het om functionele consultancy gaat, vraagt men zich af wat er dan nog overblijft. In de standaardsoftware zit immers alle functionaliteit die een accountant zich kan wensen. Wat moet je als functioneel consultant daar dan nog mee?

Inderdaad biedt de standaardsoftware veel functionaliteit, maar gebruikers willen soms net wat anders. Ze hebben hun eigen ideeën over aanpak en uitvoering als het gaat om samenstel- of controlesoftware. Dat kan procesmatig zijn, maar ook qua presentatie in rapportages. Hierbij help ik kantoren. Als accountant begrijp ik waar de klant (veelal accountantskantoor) mee bezig is en help zoeken naar de juiste weg. Hieronder schets ik enkele willekeurige voorbeelden.

Voorbeeld samenstelmanager

Een kantoor dat gebruikmaakt van de samenstelmanager wil in plaats van het standaard afrondingsmemorandum waar automatisch de materialiteitsberekening, geformuleerde aandachtspunten, conclusies van werkprogramma’s en checklists in worden opgenomen, een eigen format en lay-out. Het liefst heeft men de mogelijkheid om ook een organigram eenvoudig in te voegen.

Voor dit kantoor is een afrondingsmemorandum op maat gemaakt dat enerzijds deze gegevens uit het samensteldossier verzamelt en anderzijds flexibiliteit biedt.

Voorbeeld consolidatie

De software is in staat om tot 20 groepsmaatschappijen te consolideren en in de enkelvoudige jaarrekeningen verloopoverzichten te maken van rekening-couranten met tot wel 25 mutatieregels.  De rekening-courant slaat automatisch om van debet naar credit; er is ruimte voor het opnemen van aflossingsverplichtingen van leningen; zelfs presentatie van leningen met een looptijd korter dan een jaar is mogelijk. Wat valt er dan toch nog te wensen? Men wil simpelweg meer groepsmaatschappijen kunnen hanteren. Alle detailtoelichtingen zijn voor deze organisatie overbodig.

Er wordt een uitbreiding gemaakt op het mappingschema waardoor het aantal te consolideren maatschappijen voor grote bv’s is verdubbeld.

Voorbeeld agrorapportage

De software geeft de kostprijs per 100 kg melk weer in een aantal hoofdcategorieën. De voerkosten vormen hierin een belangrijk element. De agrarisch accountant bespreekt deze analyse met zijn klant en vindt de onderverdeling in de standaard te beperkt.

Door goed te luisteren naar de klant kon in dit geval door een andere invulling te geven aan een aantal parameters, zonder maatwerk, de presentatie van de voerkosten aangepast worden.

Voorbeeld vermogensopstelling

Een jaarrekening wordt over het algemeen gemaakt voor ondernemingen. Echter ook voor privépersonen is soms behoefte aan een balans en vermogensmutatieoverzicht.

Met behulp van de jaarrekening-software is er een sjabloon gemaakt waarin de vermogenspositie van een privépersoon kan worden vastgelegd. Hierbij is gebruikgemaakt van een standaardrekeningschema zodat de jaarlijkse werkzaamheden beperkt blijven. De adviseur heeft een goed document om met zijn klant de vermogensontwikkeling te bespreken.

Hennie Tempelman

Publicatiedatum: 26 februari 2020