Door het applicatielandschap te migreren naar een webbased applicatielandschap, komt serverloos werken binnen handbereik. Anders gezegd: als alle applicaties gebruikt kunnen worden vanuit een browser zoals Edge of Chrome, dan zijn servers op kantoor (on premise) of bij een hostingpartij overbodig geworden. In die migratie of transformatie speelt de opslag van bestanden en documenten niet zelden een belangrijke rol. Daarover meer in deze blog.  

Folders of mappen

De opslag van bestanden en documenten gebeurt nog bij menig accountantskantoor in folders of mappen op de K:-schijf (de ‘K’ van ‘klanten’). Maar dit soort ‘schijven’ zijn niet meer voorhanden in een webbased applicatielandschap c.q. een serverloze omgeving. Wat nu? Hoe is dit op te lossen? 

Eigen opslag

In een aantal gevallen heeft de applicatiesoftware zelf een webbased opslagmogelijkheid (of DMS = Document Management Systeem). Denk bijvoorbeeld aan Nmbrs (loondossier) of CaseWare Cloud (samenstel- en controledossier). Maar er is meer dan alleen een loondossier of samenstel- en controledossier.  

Oplossingsrichting 

Voor andere dossieronderdelen zijn de volgende oplossingsrichtingen mogelijk: 

a. DMS combineren met andere software uit het applicatielandschap

Bij deze optie maak je combinatie(s) met andere (webbased) applicaties. Zo kent bijvoorbeeld Simplicate integraties met SharePoint en Hyarchis, Tess (leverancier: Acuity) en Visma Radar met SharePoint.  Exact Online Jaarrekening geeft aan te (zullen) koppelen met Hyarchis en SharePoint.  

Soms is er sprake van een verplichte combinatie zoals bij AuditCase. AuditCase combineert het onderdeel CRM met een DMS. En ook AFAS kent z’n eigen opslag van documenten en bestanden.  

b. Keuze voor specifieke DMS-toepassing

Er zijn ook kantoren die een specifieke DMS-toepassing selecteren zoals d.3, M-files of Hyarchis. Software die ontwikkeld is als DMS-toepassingen met alle functionaliteit die daarbij relevant kan zijn.  

c. Generieke Microsoft-toepassing

Bij deze optie neem je als uitgangspunt een generieke Microsoft-toepassing zoals MS Teams of MS SharePoint. Voor SharePoint zijn er aanvullende toepassingen voor handen zoals DailyDrive (leverancier: Like-IT) of MarcroView (leverancier: GeONE). Deze aanvullende ‘schil’ voegt specifieke DMS-functionaliteit toe aan de generieke SharePoint-toepassing.  

Tenslotte

De hiervoor genoemde oplossingsrichtingen overlappen elkaar hier en daar. Zo betekent een keuze voor SharePoint (optie c) bij het gebruik van Simplicate of Radar of Tess dat je een combinatie hebt van twee te integreren toepassingen (optie a).  

Vragen

Als je meer wilt weten over het migreren naar een webbased applicatielandschap, serverloos werken of DMS-mogelijkheden, neem dan contact op met Arjan Gelderblom, a.gelderblom@fullfinance.nl of Daniël Aardoom, d.aardoom@fullfinance.nl. Zij zijn ook bereikbaar via 055 – 355 99 79.

Publicatiedatum 3 mei 2023